Yrityksen asetukset

• Yrityksen tiedot

  • Yrityksen perustiedot
  • Sähköpostiraportit
  • Estä kaikki sähköpostiviestit
    
  • Automaattinen verkkolaskutuksen ohjeistussivu
  • Vastaanotetun laskun laskukuvan kieli
  • Käyttäjän API-avain ja yrityksen UUID
• Laskutustiedot
  • Toimintaohje eri laskutustavoille
• Postiosoite
• Pankkitilit
• Käyttäjät

Yrityksen Maventa-tilin asetuksista vastaa aina yritystilin pääkäyttäjä, eli Admin-tason käyttäjä. Muilla käyttäjärooleilla ei ole oikeutta muokata yritystilin asetuksia.

Yrityksen tiedot

Yrityksen perustietojen muokkaus aloitetaan kirjautumalla palveluun ja siirtymällä tilin asetuksien Yrityksen tiedot-osioon. Osiossa on mahdollista tarkistaa tai muokata seuraavia yritystilin tietoja ja asetuksia:

Yrityksen perustiedot

Nimi, Yritys tunnus, Verkkolaskuosoite (EDI/OVT-tunnus), Maa, Yrityksen sähköposti.

Nimi: Yrityksen nimitieto on tilin pääkäyttäjien muokattavissa. Mikäli yrityksen nimi muuttuu, noudata näitä vaiheita päivittääksesi nimitiedon yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot

2. Korjaa yrityksen nimitieto sille varattussa Nimi* -tekstikentässä

3. Klikkaa Päivitä-nappia näkymän alalaidassa

Yritys tunnus: Yrityksen y-tunnus, joka on annettu tilin rekisteröinnin yhteydessä. Maventa-tilille kertaalleen määritettyä y-tunnusta ei ole mahdollista muuttaa jälkikäteen. Mikäli yrityksen y-tunnus vaihtuu esimerkiksi yritysmuodon muutoksen tai fuusion seurauksena, yritykselle on aina perustettava kokonaan uusi tili ajantasaisella y-tunnuksella. Tarkemmat ohjeet yritysjärjestelyistä löytyvät täältä: Yritysjärjestelyt.

Verkkolaskuosoite (EDI/OVT-tunnus): Yrityksen verkkolaskuosoite, joka on muodostettu tilin rekisteröinnin yhteydessä. 

Maa: Yrityksen toimintamaa, joka on annettu tilin rekisteröinnin yhteydessä.

Yrityksen sähköposti: Yrityksen sähköpostiosoite on yrityksen yleinen yhteysosoite, joka näkyy myös laskujen tiedoissa. Yrityksen sähköposti on tilin pääkäyttäjien muokattavissa. Mikäli yrityksen sähköposti muuttuu, noudata näitä vaiheita päivittääksesi sähköpostiosoitteen yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot

2. Korjaa yrityksen sähköpostiosoite sille varattussa Yrityksen sähköposti* -tekstikentässä

3. Klikkaa Päivitä-nappia näkymän alalaidassa

Sähköpostiraportit

Sähköpostiraportit, Raporttisähköpostiosoitteet.

Sähköpostiraportit: Yritystilin pääkäyttäjä voi tilata lyhyen raportin tilin laskumääristä sähköpostitse. Raportti sisältää Maventa-tilin kautta vastaanotettujen ja lähetettyjen sekä virhetilassa olevien laskujen määrän. Raportin toistuvuudeksi voidaan määrittää päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Vaihtoehtoisesti raportit voidaan poistaa käytöstä valitsemalla Ei käytössä. 

Raporttisähköpostiosoitteet: Yritystilin pääkäyttäjä voi määritellä sen sähköpostiosoitteen/-t, joihin raportti tilin laskumääristä lähetetään. 

Noudata näitä vaiheita päivittääksesi sähköpostiraportoinnin asetuksia yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot
2. Valitse Sähköpostiraportit -kohdan alta pudotusvalikosta;
   1. Ota raportointi käyttöön ja määritä, kuinka usein raportteja lähetetään: Päivittäin, Viikottain, Kuukausittain
   2. Poista raportointi käytöstä: Ei käytössä
3. Määritä sähköpostiosoite tai -osoitteet, joihin raportti yritystilin laskumääristä lähetetään sille varatussa Raporttisähköpostiosoitteet-tekstikentässä. Erottele sähköpostiosoitteet pilkulla ( , )
4. Klikkaa Päivitä-nappia näkymän alalaidassa

Estä kaikki sähköpostiviestit

Estä kaikki sähköpostiviestit: Yritystilin pääkäyttäjä voi estää tai sallia yrityksen sähköpostiin Maventan toimesta lähetettävät automaattiset ilmoitusviestit. Tämä ei koske kriittisiä ilmoituksia, kuten laskujen lähetysvirheitä tai ilmoituksia uudesta havaitusta pankkitilinumerosta.

Noudata näitä vaiheita päivittääksesi yrityksen sähköpostin ilmoitusasetuksia yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot
2. Klikkaa Estä kaikki sähköpostiviestit -valintaruutu:
   1. Aktiiviseksi, mikäli tahdot estää kaikki sähköpostiviestit yrityksen sähköpostiin
   2. Pois päältä, mikäli tahdot vastaanottaa Maventan ilmoitusviestejä yrityksen sähköpostiin
3. Klikkaa Päivitä-nappia näkymän alalaidassa 

Automaattinen verkkolaskutuksen ohjeistussivu

Automaattinen verkkolaskutuksen ohjeistussivu: Yritystilin pääkäyttäjä voi määrittää tulostuspalvelun kautta lähetettäville laskuille asetuksen, jonka ollessa aktiivinen, jokaisen tulostetun laskun mukaan tulostetaan automaattisesti ohjeistussivu, joka kertoo miten laskun vastaanottaja voi jatkossa ottaa laskuja vastaan verkkolaskuina.

Ohjeistussivu on maksuton ja tämä tulostuu vain paperisena lähetettävien laskujen yhteydessä.

Noudata näitä vaiheita päivittääksesi automaattisen verkkolaskutuksen ohjeistussivun asetuksia yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot
2. Klikkaa Automaattinen verkkolaskutuksen ohjeistussivu -valintaruutu:
   1. Aktiiviseksi, mikäli tahdot sallia maksuttoman ohjeistussivun tulostuksen tulostuspalvelun kautta lähetettäville laskuille
   2. Pois päältä, mikäli tahdot estää maksuttoman ohjeistussivun tulostuksen tulostuspalvelun kautta lähetettäville laskuille
3. Klikkaa Päivitä-nappia näkymän alalaidassa 

Vastaanotetun laskun laskukuvan kieli

Yritystilin pääkäyttäjä voi määrittää asetuksen avulla laskukuvan kielen niille laskukuville, jotka muodostetaan automaattisesti Maventan toimesta puuttuvan kuvaliiteen tilalle. 

Mikäli kieltä ei ole erikseen määritetty yritystilin asetuksissa, oletuskielenä käytetään yrityksen toimintamaata, joka on annettu tilin rekisteröinnin yhteydessä.

Asetus on hyödyllinen tilanteissa, joissa toimittaja on lähettänyt ainoastaan xml-laskuaineiston ilman pdf-laskukuvaa. Asetus koskee ainoastaan saapuvia ostolaskuja ja on voimassa vain silloin, kun alkuperäinen kuvaliite puuttuu. Mikäli toimittaja on liittänyt mukaan oman laskukuvansa, käytetään kyseistä alkuperäistä pdf-tiedostoa, eikä Maventan luomaa kuvaa tällöin muodosteta.

Noudata näitä vaiheita päivittääksesi automaattisen vastaanotetun laskun laskukuvan kielen asetuksia yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot
2. Valitse Vastaanotetun laskun laskukuvan kieli, joka luotu Maventan toimesta -kohdan alta pudotusvalikosta;
   
   1. Haluttu laskukuvan kieli, mikäli tämä on muu kuin yritystilin toimintamaa. Vaihtoehdot ovat: EN, FI, SV, NO, DA, NL
   2. 'Valitse kieli', mikäli asetuksessa tahdotaan pitää oletuskieli, eli yritystilin toimintamaana
3. Klikkaa Päivitä-nappia näkymän alalaidassa 

Käyttäjän API-avain ja yrityksen UUID

Yrityksen tiedot -osion oikeassa sarakkeessa ovat tarkasteltavissa yritystilin pääkäyttäjän henkilökohtainen API-avain sekä yrityksen UUID-tunniste. Näiden tunnisteiden avulla Maventa-tili ja laskutusohjelmisto yhdistetään toisiinsa. Tarvittaessa ohjelmiston tuki opastaa, mihin kenttiin avaimet syötetään kyseisessä ohjelmistossa. 

Tarkemmat ohjeet API-avaimesta ja yrityksen UUID-tunnisteesta löytyvät täältä: Käyttäjän API-avain ja yrityksen UUID. 

Yrityksen laskutus UUID toimii yrityksen asiakasnumerona tilanteissa, joissa Maventa laskuttaa yritystä suoraan. Tämä tunniste on tarkasteltavissa Maventan lähettämän laskun liitteenä olevasta transaktioraportista. Tarkemmat tiedot Maventan palvelulaskutuksesta löytyvät täältä: Maventan palvelulaskutus.

On huomioitava, että Yrityksen UUID ja Yrityksen askutus UUID ovat kaksi eri tunnistetta.

Laskutustiedot

1. Laskutus laskutusyrityksen kautta (Koontilaskutus)
2. Maventa-tili / Verkkolasku (E-lasku)
3. Sähköposti
4. Postiosoite

Mikäli useita tietoja on syötetty, järjestelmä valitsee toimitustavan aina tämän listan mukaisessa järjestyksessä. Jos asetuksissa valitaan tärkeysjärjestyksessä alempi menetelmä, sitä ylemmän prioriteetin menetelmien tiedot poistetaan automaattisesti. Esimerkiksi sähköpostilaskutuksen valitseminen poistaa tallennetut verkkolaskutiedot.

Toimintaohje eri laskutustavoille

Noudata näitä vaiheita päivittääksesi yrityksen laskutustavan tai -tiedot yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Laskutustiedot
2. Valitse laskutustapa Laskutustiedot -näkymästä klikkaamalla valintanappi aktiiviseksi halutun laskutustavan kohdalla; Maventa-tili, E-lasku, Sähköposti, Postiosoite, Laskutus laskutusyrityksen kautta
3. Täytä laskutustapaan vaadittavat tiedot sille varattuun tekstikenttään tai -kenttiin
4. Klikkaa Tallenna-nappia näkymän alalaidassa 

Yritystilin pääkäyttäjä voi tarvittaessa lisätä tai päivittää yrityksen pankkitilitiedot tämän asetuksen kautta. Pankkitilitiedot lisätään Maventaan vain siinä tapauksessa, että käytössä oleva laskutusohjelmisto hakee tilinumerotiedot laskuaineistolle suoraan Maventasta.

Noudata näitä vaiheita päivittääksesi tai lisätäksesi pankkitilitiedot yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Pankkitilit
2. Uusi tili lisätään Lisää pankkitili -näkymässä. Olemassa olevia tietoja voidaan muokata samassa näkymässä
3. Lomakkeelle täydennetään seuraavat tiedot:
   1. Pankki: Pankin nimi
   2. Tilinumero: Tilinumero muussa muodossa, kuin kansainvälinen IBAN
   3. IBAN: Tilinumero kansainvälisessä muodossa
   4. SWIFT: Pankin yksilöivä tunnuskoodi (BIC)
   5. Tili määritetään tarvittaessa oletustiliksi klikkaamalla Oletus?-valintaruutu aktiiviseksi. Jos yrityksellä on useita pankkitilejä, valinta määrittelee, mikä tili välittyy ensisijaisesti lähtevälle laskuaineistolle
4. Klikkaa Lisää-nappia näkymän alalaidassa

Uusien käyttäjien lisäämisestä ja käyttöoikeuksien hallinnasta vastaa aina yritystilin pääkäyttäjä, eli Admin-tason käyttäjä. Tarkemmat tiedot ja ohjeet yritystilin käyttäjien halinnoinnista löytyvät täältä: Käyttäjätili - Käyttäjien lisääminen ja hallinnointi.