Yrityksen asetukset

• Yritysasetusten muuttaminen API-yhteyden kautta

• Yrityksen tiedot

  • Yrityksen perustiedot
  • Sähköpostiraportit
  • Estä kaikki sähköpostiviestit
    
  • Automaattinen verkkolaskutuksen ohjeistussivu
  • Vastaanotetun laskun laskukuvan kieli
  • Käyttäjän API-avain ja yrityksen UUID
  • Ohjelmistotoimittajan linkitys
    
• Laskutustiedot
  • Toimintaohje eri laskutustavoille
• Postiosoite
• Pankkitilit
• Käyttäjät

Yrityksen Maventa-tilin asetuksista vastaa aina yritystilin pääkäyttäjä, eli Admin-tason käyttäjä. Muilla käyttäjärooleilla ei ole oikeutta muokata yritystilin asetuksia.

Yritysasetusten muuttaminen API-yhteyden kautta

Useimpia tämän artikkelin asetuksia voi muuttaa myös Maventan REST API -rajapinnan kautta. Tämä on hyödyllistä silloin, kun taloushallinnon ohjelmisto tai integraatio hallinnoi yrityksen tiliä automaattisesti.

• Nykyisten asetusten tarkastelu: GET /v1/company/settings. Parametrilla fields vastaus voidaan rajata tiettyihin asetusryhmiin, esimerkiksi details, address, email_reports tai billing_details.

• Asetusten muuttaminen: PATCH /v1/company/settings. Vain pyynnössä mukana olevat asetusryhmät muuttuvat.

API-yhteydessä käytetään yrityksen API-tunnuksia eli käyttäjän API-avainta ja yrityksen UUID-tunnistetta. Lisätietoa tunnistautumisesta ja tilin hallinnasta API-yhteyden kautta on Maventan dokumentaatiossa: Companies and settings ja Companies and settings API.

Yrityksen tiedot

Yrityksen perustietojen muokkaus aloitetaan kirjautumalla palveluun ja siirtymällä tilin asetuksien Yrityksen tiedot-osioon. Osiossa on mahdollista tarkistaa tai muokata seuraavia yritystilin tietoja ja asetuksia:

Yrityksen perustiedot

Nimi, Yritys tunnus, Verkkolaskuosoite (EDI/OVT-tunnus), Maa, Yrityksen sähköposti.

Nimi: Yrityksen nimitieto on tilin pääkäyttäjien muokattavissa. Mikäli yrityksen nimi muuttuu, noudata näitä vaiheita päivittääksesi nimitiedon yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot

2. Korjaa yrityksen nimitieto sille varattussa Nimi* -tekstikentässä

3. Klikkaa Päivitä-nappia näkymän alalaidassa

API-yhteyden kautta: Yrityksen nimi päivitetään parametrilla details.name. Nimessä on oltava vähintään kolme merkkiä.

Yritys tunnus: Yrityksen Y-tunnus, joka on annettu tilin rekisteröinnin yhteydessä. Maventa-tilille kertaalleen määritettyä y-tunnusta ei ole mahdollista muuttaa jälkikäteen. Mikäli yrityksen y-tunnus vaihtuu esimerkiksi yritysmuodon muutoksen tai fuusion seurauksena, yritykselle on aina perustettava kokonaan uusi tili ajantasaisella y-tunnuksella. Tarkemmat ohjeet yritysjärjestelyistä löytyvät täältä: Yritysjärjestelyt.

API-yhteyden kautta: Y-tunnusta voi tarkastella, mutta sitä ei voi muuttaa.

Verkkolaskuosoite (EDI/OVT-tunnus): Yrityksen verkkolaskuosoite, joka on muodostettu tilin rekisteröinnin yhteydessä. 

Maa: Yrityksen toimintamaa, joka on annettu tilin rekisteröinnin yhteydessä.

API-yhteyden kautta: Maata voi tarkastella, mutta sitä ei voi muuttaa.

Yrityksen sähköposti: Yrityksen sähköpostiosoite on yrityksen yleinen yhteysosoite, joka näkyy myös laskujen tiedoissa. Yrityksen sähköposti on tilin pääkäyttäjien muokattavissa. Mikäli yrityksen sähköposti muuttuu, noudata näitä vaiheita päivittääksesi sähköpostiosoitteen yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot

2. Korjaa yrityksen sähköpostiosoite sille varattussa Yrityksen sähköposti* -tekstikentässä

3. Klikkaa Päivitä-nappia näkymän alalaidassa

API-yhteyden kautta: Yrityksen sähköpostiosoite päivitetään parametrilla details.email.

Saapuvien laskujen ilmoitussähköposti: Saapuvien laskujen ilmoitussähköposti -kenttään voidaan määrittää erillinen sähköpostiosoite, johon saapuvia ostolaskuja koskevat automaattiset ilmoitusviestit lähetetään. Mikäli yritykselle aiemmin määritetty sähköpostiosoite on muuttunut tai tieto halutaan lisätä tai poistaa, noudata näitä vaiheita päivittääksesi sähköpostiosoitteen yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot

2. Korjaa yrityksen sähköpostiosoite sille varattussa Saapuvien laskujen ilmoitussähköposti -tekstikentässä

3. Klikkaa Päivitä-nappia näkymän alalaidassa

API-yhteyden kautta: Erillinen osoite määritetään lohkossa invoice_notifications.on_receiving:

• how_to_send: arvolla OTHER_EMAIL ilmoitukset lähetetään erilliseen osoitteeseen. Arvolla COMPANY_EMAIL ilmoitukset lähetetään yrityksen sähköpostiin, ja erillinen osoite poistetaan

• other_email: erillinen sähköpostiosoite. Osoite hyväksytään vain, jos samassa pyynnössä how_to_send on OTHER_EMAIL

• enabled: arvo true tai false ottaa ilmoitukset saapuvista laskuista käyttöön tai poistaa ne käytöstä

Sähköpostiraportit

Sähköpostiraportit, Raporttisähköpostiosoitteet.

Sähköpostiraportit: Yritystilin pääkäyttäjä voi tilata lyhyen raportin tilin laskumääristä sähköpostitse. Raportti sisältää Maventa-tilin kautta vastaanotettujen ja lähetettyjen sekä virhetilassa olevien laskujen määrän. Raportin toistuvuudeksi voidaan määrittää päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Vaihtoehtoisesti raportit voidaan poistaa käytöstä valitsemalla Ei käytössä. 

Raporttisähköpostiosoitteet: Yritystilin pääkäyttäjä voi määritellä sen sähköpostiosoitteen/-t, joihin raportti tilin laskumääristä lähetetään. 

Noudata näitä vaiheita päivittääksesi sähköpostiraportoinnin asetuksia yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot
2. Valitse Sähköpostiraportit -kohdan alta pudotusvalikosta;
   1. Ota raportointi käyttöön ja määritä, kuinka usein raportteja lähetetään: Päivittäin, Viikottain, Kuukausittain
   2. Poista raportointi käytöstä: Ei käytössä
3. Määritä sähköpostiosoite tai -osoitteet, joihin raportti yritystilin laskumääristä lähetetään sille varatussa Raporttisähköpostiosoitteet-tekstikentässä. Erottele sähköpostiosoitteet pilkulla ( , )
4. Klikkaa Päivitä-nappia näkymän alalaidassa

API-yhteyden kautta: Sähköpostiraportit määritetään lohkossa email_reports:

• report_interval: off, daily, weekly tai monthly

• email_reports: luettelo vastaanottajien sähköpostiosoitteista

Estä kaikki sähköpostiviestit

Estä kaikki sähköpostiviestit: Yritystilin pääkäyttäjä voi estää tai sallia yrityksen sähköpostiin Maventan toimesta lähetettävät automaattiset ilmoitusviestit. Tämä ei koske kriittisiä ilmoituksia, kuten laskujen lähetysvirheitä tai ilmoituksia uudesta havaitusta pankkitilinumerosta.

Noudata näitä vaiheita päivittääksesi yrityksen sähköpostin ilmoitusasetuksia yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot
2. Klikkaa Estä kaikki sähköpostiviestit -valintaruutu:
   1. Aktiiviseksi, mikäli tahdot estää kaikki sähköpostiviestit yrityksen sähköpostiin
   2. Pois päältä, mikäli tahdot vastaanottaa Maventan ilmoitusviestejä yrityksen sähköpostiin
3. Klikkaa Päivitä-nappia näkymän alalaidassa 

API-yhteyden kautta: Tätä asetusta ei voi muuttaa API-yhteyden kautta. Asetusta voi muuttaa vain Maventa-tilillä.

Automaattinen verkkolaskutuksen ohjeistussivu

Automaattinen verkkolaskutuksen ohjeistussivu: Yritystilin pääkäyttäjä voi määrittää tulostuspalvelun kautta lähetettäville laskuille asetuksen, jonka ollessa aktiivinen, jokaisen tulostetun laskun mukaan tulostetaan automaattisesti ohjeistussivu, joka kertoo miten laskun vastaanottaja voi jatkossa ottaa laskuja vastaan verkkolaskuina.

Ohjeistussivu on maksuton ja tämä tulostuu vain paperisena lähetettävien laskujen yhteydessä.

Noudata näitä vaiheita päivittääksesi automaattisen verkkolaskutuksen ohjeistussivun asetuksia yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot
2. Klikkaa Automaattinen verkkolaskutuksen ohjeistussivu -valintaruutu:
   1. Aktiiviseksi, mikäli tahdot sallia maksuttoman ohjeistussivun tulostuksen tulostuspalvelun kautta lähetettäville laskuille
   2. Pois päältä, mikäli tahdot estää maksuttoman ohjeistussivun tulostuksen tulostuspalvelun kautta lähetettäville laskuille
3. Klikkaa Päivitä-nappia näkymän alalaidassa 

API-yhteyden kautta: Ohjeistussivu otetaan käyttöön asettamalla lohkossa send_invoice_print parametrin marketing_page arvoksi true.

Asetus on käytettävissä vain suomalaisille yrityksille, ja samassa pyynnössä on oltava myös tulostuspalvelun arvo "enabled": true. 

Lisätietoa: Printing service in Finland.

Vastaanotetun laskun laskukuvan kieli

Yritystilin pääkäyttäjä voi määrittää asetuksen avulla laskukuvan kielen niille laskukuville, jotka muodostetaan automaattisesti Maventan toimesta puuttuvan kuvaliiteen tilalle. 

Mikäli kieltä ei ole erikseen määritetty yritystilin asetuksissa, oletuskielenä käytetään yrityksen toimintamaata, joka on annettu tilin rekisteröinnin yhteydessä.

Asetus on hyödyllinen tilanteissa, joissa toimittaja on lähettänyt ainoastaan xml-laskuaineiston ilman pdf-laskukuvaa. Asetus koskee ainoastaan saapuvia ostolaskuja ja on voimassa vain silloin, kun alkuperäinen kuvaliite puuttuu. Mikäli toimittaja on liittänyt mukaan oman laskukuvansa, käytetään kyseistä alkuperäistä pdf-tiedostoa, eikä Maventan luomaa kuvaa tällöin muodosteta.

Noudata näitä vaiheita päivittääksesi automaattisen vastaanotetun laskun laskukuvan kielen asetuksia yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot
2. Valitse Vastaanotetun laskun laskukuvan kieli, joka luotu Maventan toimesta -kohdan alta pudotusvalikosta;
   
   1. Haluttu laskukuvan kieli, mikäli tämä on muu kuin yritystilin toimintamaa. Vaihtoehdot ovat: EN, FI, SV, NO, DA, NL
   2. 'Valitse kieli', mikäli asetuksessa tahdotaan pitää oletuskieli, eli yritystilin toimintamaana
3. Klikkaa Päivitä-nappia näkymän alalaidassa

API-yhteyden kautta: Tätä asetusta ei voi muuttaa API-yhteyden kautta. Asetusta voi muuttaa vain Maventa-tilillä.

Käyttäjän API-avain ja yrityksen UUID

Yrityksen tiedot -osion oikeassa sarakkeessa ovat tarkasteltavissa yritystilin pääkäyttäjän henkilökohtainen API-avain sekä yrityksen UUID-tunniste. Näiden tunnisteiden avulla Maventa-tili ja laskutusohjelmisto yhdistetään toisiinsa. Tarvittaessa ohjelmiston tuki opastaa, mihin kenttiin avaimet syötetään kyseisessä ohjelmistossa. 

Tarkemmat ohjeet API-avaimesta ja yrityksen UUID-tunnisteesta löytyvät täältä: Käyttäjän API-avain ja yrityksen UUID. 

Yrityksen laskutus UUID toimii yrityksen asiakasnumerona tilanteissa, joissa Maventa laskuttaa yritystä suoraan. Tämä tunniste on tarkasteltavissa Maventan lähettämän laskun liitteenä olevasta transaktioraportista. Tarkemmat tiedot Maventan palvelulaskutuksesta löytyvät täältä: Maventan palvelulaskutus.

On huomioitava, että Yrityksen UUID ja Yrityksen askutus UUID ovat kaksi eri tunnistetta.

Ohjelmistotoimittajan linkitys

Kun Maventa-tiliä käytetään taloushallinnon ohjelmiston kautta, yrityksen tili on linkitettävä ohjelmistotoimittajan toimittaja-avaimeen (vendor API key). Linkityksen avulla Maventa tunnistaa, mitä ohjelmistoa yritys käyttää. Linkitystä tarvitaan oikeaa raportointia ja asiakastukea varten, ja se on edellytys webhookien käytölle.

Kun yrityksen tili rekisteröidään taloushallinnon ohjelmiston API-yhteyden kautta, tili linkitetään ohjelmistotoimittajaan automaattisesti. Jos olemassa oleva Maventa-tili otetaan käyttöön uudessa taloushallinnon ohjelmistossa, tili on linkitettävä kyseiseen ohjelmistotoimittajaan erikseen. Jos yritys lopettaa ohjelmiston käytön, linkitys kannattaa poistaa.

API-yhteyden kautta: Ohjelmistotoimittajan linkitystä voi hallita vain API-yhteyden kautta. Linkitystä ei voi muuttaa Maventa-tilillä. Toimittaja-avain saadaan API-yhteyden tunnistautumisesta, joten pyynnöissä ei ole muita parametreja.

• POST /v1/company/vendors: linkittää toimittaja-avaimen yrityksen tiliin

• DELETE /v1/company/vendors: poistaa linkityksen

• GET /v1/company/vendors: näyttää linkityksen tilan

Lisätietoa: Companies and settings.

Laskutustiedot

1. Laskutus laskutusyrityksen kautta (Koontilaskutus)
2. Maventa-tili / Verkkolasku (E-lasku)
3. Sähköposti
4. Postiosoite

Mikäli useita tietoja on syötetty, järjestelmä valitsee toimitustavan aina tämän listan mukaisessa järjestyksessä. Jos asetuksissa valitaan tärkeysjärjestyksessä alempi menetelmä, sitä ylemmän prioriteetin menetelmien tiedot poistetaan automaattisesti. Esimerkiksi sähköpostilaskutuksen valitseminen poistaa tallennetut verkkolaskutiedot.

Toimintaohje eri laskutustavoille

Noudata näitä vaiheita päivittääksesi yrityksen laskutustavan tai -tiedot yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Laskutustiedot
2. Valitse laskutustapa Laskutustiedot -näkymästä klikkaamalla valintanappi aktiiviseksi halutun laskutustavan kohdalla; Maventa-tili, E-lasku, Sähköposti, Postiosoite, Laskutus laskutusyrityksen kautta
3. Täytä laskutustapaan vaadittavat tiedot sille varattuun tekstikenttään tai -kenttiin
4. Klikkaa Tallenna-nappia näkymän alalaidassa 

Postiosoite

Yritystilin pääkäyttäjä voi päivittää yrityksen postiosoiteen tämän asetuksen kautta.

Noudata näitä vaiheita päivittääksesi yrityksen postiosoitteen yrityksen Maventa-tilille:

Yritystilin pääkäyttäjä voi tarvittaessa lisätä tai päivittää yrityksen pankkitilitiedot tämän asetuksen kautta. Pankkitilitiedot lisätään Maventaan vain siinä tapauksessa, että käytössä oleva laskutusohjelmisto hakee tilinumerotiedot laskuaineistolle suoraan Maventasta.

Noudata näitä vaiheita päivittääksesi tai lisätäksesi pankkitilitiedot yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Pankkitilit
2. Uusi tili lisätään Lisää pankkitili -näkymässä. Olemassa olevia tietoja voidaan muokata samassa näkymässä
3. Lomakkeelle täydennetään seuraavat tiedot:
   1. Pankki: Pankin nimi
   2. Tilinumero: Tilinumero muussa muodossa, kuin kansainvälinen IBAN
   3. IBAN: Tilinumero kansainvälisessä muodossa
   4. SWIFT: Pankin yksilöivä tunnuskoodi (BIC)
   5. Tili määritetään tarvittaessa oletustiliksi klikkaamalla Oletus?-valintaruutu aktiiviseksi. Jos yrityksellä on useita pankkitilejä, valinta määrittelee, mikä tili välittyy ensisijaisesti lähtevälle laskuaineistolle
4. Klikkaa Lisää-nappia näkymän alalaidassa

API-yhteyden kautta: Pankkitilejä ei voi lisätä tai muuttaa yritysasetusten API-rajapinnan kautta. Niitä voi hallita vain Maventa-tilillä.

Uusien käyttäjien lisäämisestä ja käyttöoikeuksien hallinnasta vastaa aina yritystilin pääkäyttäjä, eli Admin-tason käyttäjä. Tarkemmat tiedot ja ohjeet yritystilin käyttäjien halinnoinnista löytyvät täältä: Käyttäjätili - Käyttäjien lisääminen ja hallinnointi.