Maventan palvelulaskutus
Tässä artikkelissa kuvataan Maventan palvelulaskutuksen periaatteet, laskutukseen osallistuvat osapuolet, koontilaskutuksen käyttöönotto sekä laskutustietojen päivittäminen.
Palvelun laskuttaja ja hinnoitteluperusteet
Maventan palvelulaskutuksen osapuoli määräytyy sen mukaan, miten palvelu on otettu käyttöön:
Ohjelmistotoimittajan laskutus: Kun Maventaa käytetään taloushallinto-ohjelmaan integroituna palveluna, laskutus tapahtuu useimmiten suoraan ohjelmistotoimittajan toimesta. Tällöin noudatetaan kyseisen toimittajan hinnastoa ja laskutusehtoja.
Yritystiliin liitetty ohjelmistotoimittajan tunniste määrittää, laskutetaanko tapahtumat ohjelmistotoimittajalta vai suoraan yritykseltä.
Maventan suora laskutus: Maventa laskuttaa palvelun käytöstä suoraan silloin, kun käytössä on Maventa Connector tai muu ohjelmisto, jonka sopimukseen Maventa-laskutus ei sisälly. Myös suoraan Maventan käyttöliittymästä suoritetut tapahtumat laskutetaan pääasiallisesti Maventan toimesta.
Laskutusajankohta: Maventalla laskutus tapahtuu kuukausittain.
Taloushallinto-ohjelmistojen kautta tapahtuvassa laskutuksessa noudatetaan ohjelmistotoimittajan omia laskutusjaksoja. Laskutusjaksot on hyvä tarkistaa tarvittaessa suoraan käytössä olevalta taloushallinto-ohjelmalta.
💡 Maventan suora laskutus tapahtuu silloin, kun käytössä on taloushallinto-ohjelmisto, jonka laskutukseen ei sisälly Maventan käyttö tai kun palvelua käytetään suoraan käyttöliittymästä.
Usean ohjelmiston samanaikainen käyttö: Yrityksellä voi olla käytössä useampi Maventaan liitetty ohjelmisto, esimerkiksi yksi laskujen lähettämiseen ja toinen niiden vastaanottamiseen.
Kukin ohjelmistotoimittaja laskutetaan oman ohjelmistonsa kautta tehdyistä tapahtumista. Jos kahden eri toimittajan ohjelmistot noutavat saman vastaanotetun laskun, laskusta laskutetaan molempia toimittajia. Päällekkäinen laskutus voidaan välttää vastaanottamalla laskut vain yhden ohjelmiston kautta tai siirtämällä vastaanotetut laskut ohjelmistosta toiseen.
Koontilaskutus (🇫🇮🇸🇪)
Suomalaisilla ja ruotsalaisilla yrityksillä on mahdollisuus keskittää usean eri yrityksen laskutustapahtumat yhdelle laskutusyritykselle, kuten tilitoimistolle tai emoyhtiölle. Koontilaskutuksen määrittäminen edellyttää, että kaikki koontilaskulle lisättävät yritystilit on hallinnassa saman pääkäyttäjän (Admin) alla.
Koontilaskutus asetetaan siirtymällä tilin asetuksien Laskutustiedot -osiossa näiden ohjeiden avulla: Yrityksen asetukset - Laskutustiedot.
ℹ️ Muutos on tehtävä erikseen jokaiselle yritystilille, jonka tapahtumat halutaan sisällyttää koontilaskuun.
Kun Maventaa käytetään taloushallinto-ohjelmiston kautta, laskuttava yritys voidaan määrittää myös ohjelmiston kautta. Tällöin asetuksen voi tarkistaa taloushallinto-ohjelmistosta tai ohjelmistotoimittajalta.
Laskutusosoitteen hallinta
Maventan palvelulaskut toimitetaan ensisijaisesti verkkolaskuina yrityksen omalle Maventa-tilille, mikäli verkkolaskujen vastaanotto on aktivoitu. Jos vastaanottoa ei ole aktivoitu, laskutuksessa käytetään yritystilin asetuksissa määritettyjä laskutustietoja.
Kun verkkolaskujen vastaanotto aktivoidaan, yrityksen oma Maventa-osoite asetetaan laskutusosoitteeksi automaattisesti, ellei jotain toista verkkolaskuosoitetta ole määritetty. Kun vastaanotto poistetaan käytöstä, Maventa-osoite poistetaan, ja laskut toimitetaan asetuksiin tallennettuun sähköpostiosoitteeseen tai postiosoitteeseen.
Valittavissa olevat laskun toimitustavat:
- Maventa-tili
- E-Lasku
- Sähköposti
- Laskutusosoite (paperilasku postitse)
- Laskutus laskutusyrityksen kautta (koontilasku)
Jos tallennettuna on useampi toimitustapa, esimerkiksi taloushallinto-ohjelmiston kautta, Maventa käyttää niitä seuraavassa järjestyksessä: verkkolasku, sähköposti, paperilasku. Paperilasku toimitetaan vain, jos verkkolaskuosoite ja sähköpostiosoite ovat tyhjiä.
Laskutusasetuksia ja Maventan palvelulaskun toimitustapa voidaan tarkistaa tai päivittää tarvittaessa pääkäyttäjän (Admin) toimesta siirtymällä tilin asetuksien Laskutustiedot -osiossa näiden ohjeiden avulla: Yrityksen asetukset - Laskutustiedot.
📌 Yritystilin asetuksissa määritetyt laskutustiedot ja toimitustapa vaikuttavat ainoastaan Maventan omien palvelulaskujen toimitukseen. Asetus ei vaikuta muiden toimittajien lähettämien laskujen toimitustapoihin tai osoitteisiin.
Yritys vastaa siitä, että Maventan palvelulaskutusta koskevat tiedot ovat jatkuvasti ajan tasalla.
Ohjelmistotoimittajille ja integraattoreille
Laskutustiedot, kuten toimitustapa ja koontilaskutuksen laskuttavan yrityksen, voi tarkistaa ja päivittää myös Maventan rajapinnan kautta.
Lisätietoja on Maventan dokumentaatiossa: Companies and settings API ja Billing.
Palvelulaskutuksen erityistilanteet
Maventan laskutukseen liittyy tiettyjä käytäntöjä, jotka ohjaavat veloitusten muodostumista, yritysmuutosten hallintaa sekä maksuliikenteen poikkeustilanteita. Näiden toimintatapojen tunteminen auttaa yritystä ylläpitämään palvelun jatkuvuutta ja varmistamaan laskutuksen oikeellisuuden myös muutostilanteissa.
Veloitusperusteet
Maventa toimii verkkolaskuoperaattorina, ja veloitukset perustuvat suoritettuihin transaktioihin, kuten laskujen lähetykseen tai vastaanottoon. Laskun liitetiedostosta on mahdollista tarkastaa yksittäiset tapahtumat ja niiden muodostumisajankohdat.
Jokaisen Maventan laskun liitteenä on tapahtumaraportti. Raportissa näkyvät kaikki laskutetut tapahtumat, käytetty yritys ja ohjelmisto, tapahtumien määrä, yksikköhinta ja rivin kokonaissumma. Raportin kuvaus löytyy täältä: Transaction report.
Maventan suora-asiakas hinnasto löytyy tarvittaessa täältä: Hinnoittelu. Mikäli palvelulaskutus tapahtuu käytössä olevan taloushallinto-ohjelmiston toimesta, noudatetaan kyseisen toimittajan hinnastoa ja laskutusehtoja.
Yritysjärjestelyt
Yritysjärjestelyt, kuten fuusiot tai nimenmuutokset, edellyttävät usein päivityksiä laskutusasetuksiin ja yritystilin tietoihin. Menettelytapa riippuu siitä, muuttuuko yrityksen virallinen y-tunnus vai ainoastaan sen nimi.
Tarkemmat ohjeet yritysjärjestelyistä löytyvät täältä: Yritysjärjestelyt.
Maksusuoritukset ja reklamaatiot
Maventan toimesta laskutettavalle laskulle syntynyt ylisuoritus kohdistetaan automaattisesti hyvityksenä tuleviin palvelulaskuihin. Mikäli lasku havaitaan virheelliseksi, reklamaatio osoitetaan suoraan asiakaspalveluun. Tarkemmat yhteystiedot löytyvät laskulta.
Lisätietoja on saatavilla täältä: Ota yhteyttä - Maventa palvelulaskutus.
Palvelun irtisanominen
Tarkemmat ohjeet Maventa-tilin irtisanomisesta löytyvät täältä: Irtisanominen.