Yritysjärjestelyt
Tämä artikkeli ohjeistaa yritysjärjestelyiden hallinnoinnissa Maventa-palvelussa. Ohjeissa käsitellään uuden y-tunnuksen vaatima tilin avaus, nimenmuutoksen päivittäminen nykyiselle tilille, sulautuminen yritykseen, jolla on jo Maventa-tili, sekä siirtymävaiheen hallinta. Lisäksi neuvotaan käytöstä poistuvan tilin virallinen irtisanomisprosessi sekä se, mitä on huomioitava, kun yrityksen taloushallinto-ohjelmisto on yhdistetty Maventaan.
Yritysjärjestelyt, kuten fuusiot tai nimenmuutokset, edellyttävät usein päivityksiä laskutusasetuksiin ja yritystilin tietoihin. Menettelytapa riippuu siitä, muuttuuko yrityksen virallinen y-tunnus vai ainoastaan sen nimi.
Yrityksen nimen muuttaminen
Jos yrityksen y-tunnus säilyy ennallaan ja ainoastaan yrityksen nimi muuttuu, ei uutta tiliä tarvitse perustaa. Nimitiedot päivitetään nykyiselle yritystilille tilin asetuksien Yrityksen tiedot -osiossa näiden ohjeiden avulla: Yrityksen asetukset.
Jos yrityksen taloushallinto-ohjelmisto on yhdistetty Maventaan, nimi voidaan päivittää myös ohjelmiston kautta, mikäli ohjelmisto tukee tätä. Tekniset tiedot ohjelmistotoimittajille: Configure account settings.
Uuden y-tunnuksen käyttöönotto
Mikäli yritysjärjestelyn seurauksena yritykselle muodostuu uusi y-tunnus, sille on perustettava uusi Maventa-tili. Uuden tilin avaaminen voidaan suorittaa joko suoraan käytössä olevan taloushallinto-ohjelmiston kautta tai vaihtoehtoisesti Maventan käyttöliittymässä. Tekniset tiedot ohjelmistotoimittajille: How to open and activate company accounts.
Jos uusi tili rekisteröidään Maventan käyttöliittymän kautta, rekisteröintitapa riippuu siitä, onko rekisteröijällä jo entuudestaan pääkäyttäjätunnus palveluun. Maventassa jo olevat pääkäyttäjät voivat luoda uuden yrityksen suoraan käyttöliittymästä näiden ohjeiden avulla: Uuden yrityksen lisäys.
Mikäli rekisteröijällä ei ole vielä olemassa olevaa pääkäyttäjätunnusta, rekisteröinti tehdään Maventan rekisteröintisivun kautta näiden ohjeiden avulla: Käyttöönotto ja rekisteröiminen.
📌 Maventa-tilille kertaalleen määritettyä y-tunnusta ei ole mahdollista muuttaa jälkikäteen. Mikäli yrityksen y-tunnus vaihtuu esimerkiksi yritysmuodon muutoksen tai fuusion seurauksena, yritykselle on aina perustettava kokonaan uusi tili ajantasaisella y-tunnuksella.
Sulautuminen yritykseen, jolla on jo Maventa-tili
Monissa fuusioissa yritys sulautuu toiseen yritykseen, joka jatkaa toimintaansa nykyisellä y-tunnuksellaan. Jos jatkavalla yrityksellä on jo Maventa-tili, uutta tiliä ei tarvita, vaan nykyinen tili pysyy käytössä entiseen tapaan.
Sulautuvan yrityksen tili käy läpi alla kuvatun siirtymävaiheen, minkä jälkeen se irtisanotaan.
Kullakin y-tunnuksella voi olla Maventassa vain yksi tili. Y-tunnusta, jolle on jo olemassa tili, ei voi rekisteröidä uudelleen. Tekniset tiedot ohjelmistotoimittajille: Existing company.
Siirtymävaiheen hallinta ja koontilaskutus
Siirtymävaiheessa on suositeltavaa pitää vanha ja uusi tili avoinna samanaikaisesti. Tämä mahdollistaa vanhan OVT-tunnuksen käytön ja laskuhistorian tarkastelun, kunnes kaikki prosessit on siirretty uudelle tunnukselle.
Maventa poistaa automaattisesti käytöstä tilit, joilla ei ole ollut tapahtumia viimeisen 13 kuukauden aikana. Tilille lähetetään sähköpostimuistutus 12 kuukauden käyttämättömyyden jälkeen. Tämä on hyvä huomioida, jos vanha tili pysyy avoinna pitkään ilman laskujen lähettämistä tai vastaanottamista. Jos yrityksen taloushallinto-ohjelmisto on yhdistetty Maventaan, tili voidaan pitää aktiivisena myös ohjelmiston kautta. Tekniset tiedot ohjelmistotoimittajille: Keep Active.
Suljettavalle tilille voidaan asettaa koontilaskutus, eli Laskutus laskutusyrityksen kautta, joka varmistaa, että uusi tili toimii laskutuksen pääkohteena ja estää väärän y-tunnuksen käytön laskutuksessa. On kuitenkin huomioitava, että koontilaskutus on mahdollista asettaa vain suomalaisille ja ruotsalaisille yrityksille.
Koontilaskutus asetetaan siirtymällä tilin asetuksien Laskutustiedot -osiossa näiden ohjeiden avulla: Yrityksen asetukset. Jos yrityksen taloushallinto-ohjelmisto on yhdistetty Maventaan, koontilaskutus voi olla mahdollista asettaa myös ohjelmiston kautta. Samalla käyttäjällä on oltava käyttöoikeus molempiin yritystileihin.
Vanhan y-tunnuksen ja käytöstä poistuvan tilin irtisanominen
Kun vanhaa Maventa-tiliä ei enää tarvita, pääkäyttäjän tai nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön on tehtävä virallinen irtisanomisilmoitus. Maventa varmistaa tarvittaessa nimenkirjoitusoikeuden virallisista rekistereistä, ja irtisanominen vahvistetaan sähköisellä Visma Sign -lomakkeella. On tärkeää huomioida, että irtisanomisen jälkeen tilin laskuhistoriaa ei pääse enää tarkastelemaan, joten tarvittavat aineistot on ladattava talteen ennen tilin sulkeutumista.
Maventa säilyttää laskuja kuluvan ja edellisen vuoden ajan, eli noin kaksi vuotta. Maventa ei ole pitkäaikainen arkisto, joten kirjanpitoa varten tarvittavat laskut on syytä tallentaa yrityksen omaan järjestelmään. Lisätietoja: Data retention.
Tarkemmat ohjeet tilin irtisanomisesta löytyvät täältä: Irtisanominen.
Yhteys taloushallinto-ohjelmistoon
Uusi tili on Maventassa erillinen tili, eikä aiemmin käytössä olleen tilin asetuksia siirry automaattisesti uudelle tilille. Jos yrityksen taloushallinto-ohjelmisto on yhdistetty Maventaan, yhteys on määritettävä uudelleen uudelle tilille:
- Tilin tiedot ohjelmistossa: taloushallinto-ohjelmistoon on päivitettävä uuden tilin tiedot. Ohjelmistotoimittaja neuvoo tarvittaessa, miten tämä tehdään.
- Linkitys ohjelmistoon: ohjelmistotoimittaja linkittää uuden tilin ohjelmistoonsa. Kun vanha tili on irtisanottu, linkitys vanhaan tiliin tulee poistaa. Tekniset tiedot: Existing company.
- Ilmoitukset: jos ohjelmisto vastaanottaa Maventalta automaattisia ilmoituksia, ne on määritettävä uudelleen uudelle tilille. Tekniset tiedot: Webhooks for a single company.
- Peppol-rekisteröinti: jotta laskuja voidaan vastaanottaa Peppol-verkoston kautta, uusi tili on rekisteröitävä verkostoon. Tekniset tiedot: Registering as a Peppol receiver ja Register company as Peppol receiver.
- Verkkolaskuosoite: uuden tilin verkkolaskuosoite muodostuu uudesta y-tunnuksesta. Tekniset tiedot: Supported countries and identifiers.
Jos yrityksellä on käytössä useampi Maventaan yhdistetty ohjelmisto, jokainen niistä linkitetään tiliin erikseen ja määritetään uudelleen uudelle tilille. Tekniset tiedot: Several integrations for one company.