Siirry sisältöön
Suomi
Kirjaudu asiakasportaaliin
  • Ehdotuksia ei ole, koska hakukenttä on tyhjä.

Maventa-tilin rekisteröinti ja käyttöönottoasetusten määrittäminen

Oheisessa artikkelissa opastetaan Maventa-verkkolaskutustilin rekisteröinnissä ja käyttöönotossa. Siinä käydään läpi uuden yritys- ja pääkäyttäjätilin luominen Maventan kirjautumissivun kautta, yrityksen perustietojen ja nimenkirjoitusoikeuden vahvistaminen sähköisesti sekä tilin aktivoiminen sähköpostilinkin ja kaksivaiheisen tunnistautumisen avulla. Lisäksi artikkelissa opastetaan  käyttöönottoasetusten määrittämisessä, johon kuuluvat postiosoitteen ja laskutusasetusten täyttäminen, maakohtainen tilin valtuuttaminen sekä laskujen vastaanoton aktivointi mukaan lukien Peppol-verkosto. Lopuksi artikkelissa neuvotaan prosessin viimeistelevän yhteenvetosivun tietojen tarkistamisessa.

Maventa toimii verkkolaskujen välittäjänä yrityksille, jotka lähettävät ja vastaanottavat verkkolaskuja laskutusohjelmiston kautta. Järjestelmän laskunäkymät ovat sekä user- että admin-tason käyttäjien tarkasteltavissa, mutta yritystilin asetukset ja käyttöönoton hallinnointi ovat vain admin-tason käyttäjien käytettävissä.

Uuden yrityksen ja käyttäjän rekisteröinti voidaan tehdä joko suoraan ohjelmistointegraation kautta käyttöönotettavan laskutusohjelmiston omien ohjeiden mukaisesti tai itsenäisesti suoraan Maventan rekisteröintisivujen kautta. Tilin voi rekisteröidä Maventan sivujen kautta suomalaisille, ruotsalaisille, norjalaisille ja tanskalaisille yrityksille. Muiden maiden kohdalla rekisteröinti on mahdollista tehdä ainoastaan käytössä olevasta ohjelmistosta käsin API-rajapinnan kautta.

Kattava lista kaikista tuetuista maista ja vaadituista yritystunnuksista löytyy Maventan dokumentaatiosta: Companies and Settings - Create company account.

💡 Mikäli käyttöönotettava ohjelmisto tukee Maventa-tilin rekisteröintiä ohjelmistosta käsin, tämä on suositeltava tapa rekisteröidä tili.

Verkkolaskutuksen käyttöönotto ja ohjelmiston kytkeminen

Verkkolaskutuksen aloittaminen edellyttää laskutusohjelmiston yhdistämistä Maventa-tiliin. Kytkentä voidaan tehdä kahdella eri tavalla käytössä olevasta ohjelmistosta riippuen:

Kytkeminen valmiilla ohjelmistointegraatiolla

Suoraviivaisin tapa aloittaa verkkolaskutus on kytkeä laskutusohjelmisto suoraan Maventa-tiliin. Ohjelmistokohtaiset valmiit integraatiot ja ovat tarkasteltavissa Maventan integraatiolistauksesta tai varmistettavissa suoraan käyttöönotettavan ohjelmiston tuotetuelta.

Kytkeminen ilman valmista ohjelmistointegraatiota (Maventa Connector)

Mikäli käytössä olevalla laskutusohjelmistolla ei ole valmista integraatiota Maventaan, mutta ohjelmisto pystyy luomaan ja käsittelemään yleisiä verkkolaskuformaatteja xml-muodossa, yhteys on voitu muodostaa Maventa Connector -ohjelman avulla.

Maventa Connector on maksutta ladattava ohjelma, joka yhdistää taloushallinto-ohjelmiston Maventan laskutusverkostoon. Sovellus asennetaan joko paikallisesti tietokoneelle tai palvelimelle, ja siihen kirjaudutaan sisään Maventan käyttäjätunnuksilla. Sovellus on käyttäjän vastuulla.

ℹ️ Lisätietoja Maventa Connectorista on saatavilla Maventan dokumentaatiosta täällä: Maventa Connector. 

📌 Huomioithan, että Maventa Connectoria ei enää kehitetä, eikä sen asennusta suositella uusille asiakkaille. 

Rekisteröityminen ja käyttöönottoasetukset Maventan rekisteröitymissivun kautta

Maventa-tilin luominen edellyttää voimassa olevaa yritystunnusta. Tilin voi rekisteröidä Maventan sivujen kautta suomalaisille, ruotsalaisille, norjalaisille ja tanskalaisille yrityksille. 

Mikäli rekisteröityminen ja käyttöönottoasetukset tehdään Maventan sivujen kautta, prosessi etenee pääkäyttäjältä seuraavien vaiheiden mukaisesti. Tämä ohje kattaa uuden yritystilin sekä samalla luotavan uuden pääkäyttäjätilin rekisteröintiprosessin ja sitä seuraavat käyttöönottoasetusten määritykset (Wizard) suoraan Maventan käyttöliitymässä.

📌 Nämä ohjeet koskevat kokonaan uutta käyttäjää, jolla ei vielä ole olemassa olevia Maventa-tunnuksia. Mikäli järjestelmään jo rekisteröitynyt pääkäyttäjä haluaa luoda uuden yritystilin, toimenpide suoritetaan näiden ohjeiden mukaisesti: Luo yritys: Uuden yritystilin rekisteröinti pääkäyttäjän toimesta.

Osa 1: Uuden yritystilin ja pääkäyttäjän rekisteröinti

Rekisteröinnin suorittajalla on oltava organisaation nimenkirjoitus- tai edustusoikeus, sillä edustusoikeus tarkistetaan virallisista rekistereistä ja allekirjoitus kerätään sähköisesti prosessin aikana.

Vaihe 1: Rekisteröinnin aloittaminen

Rekisteröintiprosessi aloitetaan siirtymällä Maventan kirjautumissivulle. Sivun oikeassa reunassa olevan Yhdistä yrityksesi Maventan verkostoon -tekstin alta valitaan linkki Luo uusi yritystili.

Vaihe 2: Yrityksen perustiedot ja edustusoikeuden vahvistaminen

Näkymässä täytetään yrityksen perustiedot:

  • Edustamani yritys tai organisaatio: Syötetään yrityksen virallinen nimi
  • Maa, johon yritys on rekisteröity: Valitaan alasvetovalikosta (esim. Suomi)
  • Yritystunnus: Syötetään yrityksen virallinen yritystunnus

Tietojen syöttämisen jälkeen aktivoidaan valintaruutu Vahvistan, että minulla on oikeus edustaa tätä yritystä. Edustusoikeus tarkoittaa oikeutta toimia organisaation virallisena edustajana ja valtuutusta solmia tilin avaamisesta syntyvä sopimus.

Vaihe 3: Pääkäyttäjän tiedot ja palveluehtojen hyväksyminen

Kun edustusoikeutta koskeva valintaruutu on aktivoitu, näkymän oikeaan reunaan avautuu uusi osio Yrityksen pääkäyttäjän tiedot. Osioon täytetään seuraavat tiedot:

  • Etunimi ja Sukunimi
  • Sähköpostiosoite (toimii jatkossa käyttäjätunnuksena)
  • Puhelinnumero
  • Pääkäyttäjän salasana ja sen vahvistus

Lomakkeen vasemmasta alareunasta on aktivoitava valintaruutu Hyväksyn Maventan palveluehdot edustamani organisaation puolesta.

Kun kaikki kentät on täytetty ja ehdot hyväksytty, siirrytään eteenpäin klikkaamalla Jatka yritys- ja käyttäjätilin rekisteröintiä-painiketta.

Vaihe 4: Rekisteröinnin ensimmäisen vaiheen vahvistus

Onnistuneen lomakkeen lähetyksen jälkeen järjestelmä näyttää vahvistussivun ilmoituksella "Kiitos rekisteröinnistä!".

Ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen lähetetään automaattinen vahvistusviesti, joka sisältää tilin aktivointilinkin. Tili on aktivoitava viestissä olevan linkin kautta ennen ensimmäistä sisäänkirjautumista. Mikäli vahvistusviestiä ei näy saapuneissa viesteissä 15 minuutin kuluessa, on suositeltavaa tarkistaa sähköpostin roskapostikansio.

Kun sähköpostitse toimitettu aktivointilinkki on käytetty ja tilille kirjaudutaan ensimmäistä kertaa, järjestelmä ohjaa käyttäjän ottamaan käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen (Authenticator).

Osa 2: Käyttöönottoasetusten määrittäminen

Kun kaksivaiheinen tunnistautuminen on otettu onnistuneesti käyttöön ja kirjautuminen Maventaan on onnistunut, järjestelmä ohjaa käyttäjän määrittämään yritystilin käyttöönottoasetukset (Wizard). Määritysten tekeminen vaatii admin-tason käyttöoikeudet.

Askel 1: Postiosoite

Ensimmäisessä vaiheessa määritetään yrityksen virallinen postiosoite, jota käytetään oletuksena lähetettävissä laskuissa.

  1. Pakolliset kentät (Katuosoite, Postinumero ja Postitoimipaikka) täytetään
  2. Alasvetovalikosta valitaan yrityksen toimintamaa
  3. Tarvittaessa kenttien alla olevia sinisiä hyperlinkkejä (Osoite, Kaupunki, Osavaltio) voidaan käyttää tarkempien osoitetietojen syöttämiseen
  4. Eteenpäin siirrytään klikkaamalla Seuraava-painiketta
Askel 2: Yleisasetukset

Tässä vaiheessa määritetään laskutukseen liittyvät sähköpostiasetukset sekä tulostuspalvelun asetukset.

  1. Yrityksen sähköposti: Kenttään syötetään yrityksen yleinen sähköpostiosoite
  2. Laskutussähköposti: Kenttään määritetään osoite, johon saapuvia ostolaskuja koskevat automaattiset ilmoitusviestit lähetetään. Valittavissa on myös ruutu Ilmoita ostolaskuista sähköpostiin. Mikäli ruutu ei ole aktivoitu, ilmoitusviestejä saapuvsita ostolaskuista ei lähetetä.
  3. Laskun lähetys sähköpostitse: Valitaan sopiva lähetystapa sähköpostitse välitettäville laskuille. Valittavissa on myös, ettei sähköpostilaskuja lähetetä.
  4. Tulostuspalvelu: Mikäli tulostuspalvelu otetaan käyttöön, määritetään sen asetukset (esim. kirjeluokka, väritulostusasetus). Palvelu tulostaa ja postittaa laskut kirjeenä niille vastaanottajille, joille ei voida välittää verkkolaskuja tai sähköpostilaskuja
  5. Eteenpäin siirrytään klikkaamalla Seuraava-painiketta
Askel 3: Yrityksen valtuutus ja pankkiverkkoyhteyden avaaminen

Tämän vaiheen toimintatapa poikkeaa allekirjoitusprosessin osalta riippuen siitä, onko kyseessä suomalainen yritystili vai muunmaalainen yritystili (Ruotsi, Norja, Tanska). Valtuutusprosessissa noudatetaan maakohtaista ohjeistusta:

Vaihtoehto A: Suomalaiset yritystilit (FI)
  1. Kutsun lähettäminen: Nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön sähköpostiosoite syötetään kenttään Allekirjoittajan sähköpostiosoite ja painetaan Lähetä kutsu
  2. Odotustila: Järjestelmä siirtyy odotustilaan ja ilmoittaa, että kutsu on lähetetty onnistuneesti
    • Allekirjoittaja saa allekirjoituskutsun Maventalta osoitteesta noreply@mail.maventa.com.
    • Sähköpostiviestin otsikko on muotoa [Yrityksen nimi] - Asiakirjan allekirjoituspyyntö.
    • Viestissä oleva allekirjoituslinkki on voimassa 7 päivää.
    • Kun allekirjoittaja avaa linkin, sähköinen allekirjoitusprosessi tulee suorittaa loppuun yhdellä kerralla. Mikäli linkki ehtii vanhentua tai prosessi keskeytyy, allekirjoittajalle tulee lähettää uusi linkki painamalla uudelleen Lähetä kutsu -painiketta.
    • Järjestelmässä näkyy odotustilan aikana ilmoitus: Odotetaan, että allekirjoittaja avaa kutsun. Tilanne voidaan tarvittaessa tarkistaa klikkaamalla Tarkista tila-painiketta.
  3. Allekirjoituksen valmistuminen: Kun nimenkirjoittaja on allekirjoittanut valtuutuksen vahvalla tunnistautumisella onnistuneesti, näkymään ilmestyy vihreä kuittaus: Allekirjoitus valmis. Voit jatkaa seuraavaan vaiheeseen.

    Valtuutuksen yhteydessä pankille lähetetään pankkiverkkoyhteyden aktivointipyyntö. Pankkiverkkoyhteyden avautumisesta toimitetaan tieto sähköpostitse noin viikon kuluessa aktivoinnista.
  4. Eteenpäin siirrytään klikkaamalla Jatka-painiketta.
Vaihtoehto B: Ruotsalaiset, norjalaiset ja tanskalaiset yritystilit (SE, NO, DK)
  1. Kutsun lähettäminen: Aktivointiprosessi aloitetaan syöttämällä allekirjoittajan sähköpostiosoite ja napsauttamalla Lähetä-painiketta. Tekstikenttään muodostuu  automaattisesti tilin pääkäyttäjän sähköpostiosoite, mutta sen voi tarvittaessa muuttaa toiseksi ennen lähettämistä.
  2. Odotustila: Kun kutsu on lähetetty, järjestelmä antaa vahvistuksen, että Visma Sign -allekirjoituspyyntö on toimitettu ilmoitettuun osoitteeseen.
    1. Allekirjoittaja saa allekirjoituskutsun Visma Sign:lta osoitteesta visma.sign@visma.com. 
    2. Sähköpostiviestin otsikko on muotoa Visma kutsuu allekirjoittamaan asiakirjan Sähköisen laskutuksen valtuutus  [Yrityksen nimi ja yritystunnus].
    3. Viestissä oleva allekirjoituslinkki on voimassa 7 päivää.
    4. Mikäli allekirjoittajan sähköpostiosoitetta on tarpeen muuttaa lähetyksen jälkeen tai uusi kutsu halutaan lähettää vanhentuneen tilalle, se voidaan tehdä napsauttamalla näkymään ilmestyvää Valitse tästä palataksesi vaihtamaan sähköpostiosoitteen-hyperlinkkiä.
  3. Allekirjoituksen valmistuminen: Kun allekirjoittaja on allekirjoittanut valtuutuksen vahvalla tunnistautumisella onnistuneesti, järjestelmä saa siitä vahvistuksen Visma Signilta.

    Käyttöönottoasetuksien suorittaminen loppuun on mahdollista tehdä myös myöhemmin, sillä järjestelmä lähettää sähköposti-ilmoituksen, kun vahvistus allekirjoituksesta on vastaanotettu.
  4. Eteenpäin siirrytään klikkaamalla Jatka-painiketta.
Askel 4: Laskujen vastaanotto

Tässä vaiheessa määritetään yrityksen valmius ottaa vastaan verkkolaskuja Maventan kautta.

  1. Vastaanota laskuja: Valintaruutu aktivoidaan, mikäli verkkolaskujen vastaanotto halutaan ottaa käyttöön. Tällöin yrityksen verkkolaskuosoite julkaistaan julkisessa verkkolaskuosoitteistossa muiden toimijoiden saataville.
  2. Rekisteröidy PEPPOL vastaanottajaksi: Valintaruutu aktivoidaan, mikäli yritys haluaa vastaanottaa sähköisiä laskuja myös ulkomaisilta organisaatioilta Euroopan laajuisen Peppol-verkoston kautta. Peppol-yhteyden aktivointi onnistuu vain, mikäli verkkolaskujen vastaanotto on myös aktivoitu. Rekisteröityminen on maksuton.
  3. Valinnat vahvistetaan klikkaamalla Tallenna-painiketta.
Käyttöönoton yhteenveto

Kun kaikki neljä askelta on suoritettu, ohjelma näyttää Yhteenveto-sivun, josta ovat nähtävissä järjestelmän muodostamat viralliset verkkolaskutustiedot:

Rekisteröity tieto Kuvaus / Merkitys
Yrityksen nimi ja postiosoite Askeleella 1 määritetyt viralliset osoitetiedot.
Yrityksen verkkolaskuosoite Järjestelmän luoma EDI-/OVT-tunnus ostolaskujen vastaanottoa varten.
Maventa operaattoritunnus Välittäjätunnus, jota yhteistyökumppanit tarvitsevat laskutuksessa.
Palveluiden tila Vahvistus siitä, ovatko ostolaskujen vastaanotto, pankkiverkko ja tulostuspalvelu aktiivisina.

Käyttöönotto viimeistellään ja Maventan päänäkymään siirrytään napsauttamalla OK.

Tiedot päivittyvät rekisteröinnin valmistuttua seuraavan yön aikana julkiseen rekisteriin. Mikäli yritys vastaanottaa verkkolaskuja Maventan kautta, toimittajille on suositeltavaa lähettää tieto uusista laskutustiedoista toimittamalla toimittajakirje.