Yritysjärjestelyt
Tämä artikkeli ohjeistaa yritysjärjestelyiden hallinnoinnissa Maventa-palvelussa. Ohjeissa käsitellään uuden y-tunnuksen vaatima tilin avaus, nimenmuutoksen päivittäminen nykyiselle tilille sekä siirtymävaiheen hallinta. Lisäksi neuvotaan käytöstä poistuvan tilin virallinen irtisanomisprosessi.
Yritysjärjestelyt, kuten fuusiot tai nimenmuutokset, edellyttävät usein päivityksiä laskutusasetuksiin ja yritystilin tietoihin. Menettelytapa riippuu siitä, muuttuuko yrityksen virallinen y-tunnus vai ainoastaan sen nimi.
Yrityksen nimen muuttaminen
Jos yrityksen y-tunnus säilyy ennallaan ja ainoastaan yrityksen nimi muuttuu, ei uutta tiliä tarvitse perustaa. Nimitiedot päivitetään nykyiselle yritystilille tilin asetuksien Yrityksen tiedot -osiossa näiden ohjeiden avulla: Yrityksen asetukset.
Uuden y-tunnuksen käyttöönotto
Mikäli yritysjärjestelyn seurauksena yritykselle muodostuu uusi y-tunnus, sille on perustettava uusi Maventa-tili. Uuden tilin avaaminen voidaan suorittaa joko suoraan käytössä olevan taloushallinto-ohjelmiston kautta tai vaihtoehtoisesti Maventan käyttöliittymässä.
Jos uusi tili rekisteröidään Maventan kautta, rekisteröintitapa riippuu siitä, onko rekisteröijällä jo entuudestaan pääkäyttäjätunnus palveluun. Maventassa jo olevat pääkäyttäjät voivat luoda uuden yrityksen suoraan käyttöliittymästä näiden ohjeiden avulla: Uuden yrityksen lisäys.
Mikäli rekisteröijällä ei ole vielä olemassa olevaa pääkäyttäjätunnusta, rekisteröinti tehdään Maventan rekisteröintisivun kautta näiden ohjeiden avulla: Käyttöönotto ja rekisteröiminen.
📌 Maventa-tilille kertaalleen määritettyä y-tunnusta ei ole mahdollista muuttaa jälkikäteen. Mikäli yrityksen y-tunnus vaihtuu esimerkiksi yritysmuodon muutoksen tai fuusion seurauksena, yritykselle on aina perustettava kokonaan uusi tili ajantasaisella y-tunnuksella.
Siirtymävaiheen hallinta ja koontilaskutus
Siirtymävaiheessa on suositeltavaa pitää vanha ja uusi tili avoinna samanaikaisesti. Tämä mahdollistaa vanhan OVT-tunnuksen käytön ja laskuhistorian tarkastelun, kunnes kaikki prosessit on siirretty uudelle tunnukselle.
Suljettavalle tilille voidaan asettaa koontilaskutus, eli Laskutus laskutusyrityksen kautta, joka varmistaa, että uusi tili toimii laskutuksen pääkohteena ja estää väärän y-tunnuksen käytön laskutuksessa. On kuitenkin huomioitava, että koontilaskutus on mahdollista asettaa vain suomalaisille ja ruotsalaisille yrityksille.
Koontilaskutus asetetaan siirtymällä tilin asetuksien Laskutustiedot -osiossa näiden ohjeiden avulla: Yrityksen asetukset.
Vanhan y-tunnuksen ja käytöstä poistuvan tilin irtisanominen
Kun vanhaa Maventa-tiliä ei enää tarvita, pääkäyttäjän tai nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön on tehtävä virallinen irtisanomisilmoitus. Maventa varmistaa tarvittaessa nimenkirjoitusoikeuden virallisista rekistereistä, ja irtisanominen vahvistetaan sähköisellä Visma Sign -lomakkeella. On tärkeää huomioida, että irtisanomisen jälkeen tilin laskuhistoriaa ei pääse enää tarkastelemaan, joten tarvittavat aineistot on ladattava talteen ennen tilin sulkeutumista.
Tarkemmat ohjeet tilin irtisanomisesta löytyvät täältä: Irtisanominen.