Käyttäjätili

• Käyttäjän API-avain ja yrityksen UUID
  • Tunnisteiden käyttötarkoitus
  • API-avaimen ja UUID:n noutaminen Maventasta
  • Tunnisteiden käyttö API-yhteydessä
• Käyttäjän omat asetukset
  • Käyttäjätietojen muokkaaminen
  • Käyttäjätunnuksen ilmoitusasetusten hallinta
  • Käyttäjän API-avaimen vaihto
• Käyttäjätilin salasanan ja sähköpostiosoitteen vaihtaminen
• • Käyttäjätunnuksen salasanan vaihto
  • Käyttäjätunnuksen sähköpostiosoitteen vaihto
• Käyttäjien lisääminen ja hallinnointi
  • Uuden käyttäjän lisääminen yritystilille
  • Uuden käyttäjän lisääminen useammalle tilille kerralla
  • API-käyttäjän luominen integraatiota varten
  • Käyttäjäoikeuksien hallinta
  • Pääkäyttäjän vaihto ja poisto
• Pääkäyttäjäoikeuksien palauttaminen poikkeustilanteissa
• Käyttäjäasetusten hallinta API-rajapinnan kautta

---

Käyttäjän API-avain ja yrityksen UUID

Käyttäjän API-avain ja yrityksen UUID ovat tunnisteita, joilla muodostetaan rajapintayhteys Maventan ja käytettävän laskutusohjelmiston välille. Nämä tunnisteet varmistavat, että tieto liikkuu turvallisesti ja oikein järjestelmien välillä.

Yrityksen laskutus UUID toimii yrityksen asiakasnumerona tilanteissa, joissa Maventa laskuttaa yritystä suoraan. Tämä tunniste on tarkasteltavissa Inexchange Oy:n lähettämän laskun liitteenä olevasta transaktioraportista. Tarkemmat tiedot Maventan palvelulaskutuksesta löytyvät täältä: Maventan palvelulaskutus.

On huomioitava, että Yrityksen UUID ja Yrityksen laskutus UUID ovat kaksi eri tunnistetta.

 

API-avaimen ja UUID:n noutaminen Maventasta

Tarvittavat tunnisteet löytyvät Maventa-palvelusta kirjautumalla sisään virallisen kirjautumissivun kautta. Sisäänkirjautumisen jälkeen on siirryttävä yrityksen tietoihin tai omien asetusten tietoihin tilin asetusten kautta. Näiltä sivulta voidaan kopioida sekä käyttäjän API-avain että tarvittaessa yrityksen UUID-tunniste laskutusohjelmistoon liittämistä varten.

Noudata näitä vaiheita löytääksesi tarvittavat tunnisteet:

1. Kirjaudu sisään Maventaan kirjautumissivun kautta

2. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot TAI Asetukset > Omat asetukset > Tiedot

3. Kopioi sivulta löytyvä Käyttäjän API-avain ja tarvittaessa Yrityksen UUID

Yrityksen asetukset ovat vain yritystilin pääkäyttäjän eli Admin-tason käyttäjän tarkasteltavissa. User-tason käyttäjä pystyy noutamaan tunnistetiedot vain Omat asetukset -näkymän kautta.

Tunnisteiden käyttö API-yhteydessä

API-yhteydessä taloushallinto-ohjelmisto kirjautuu Maventaan yrityksen UUID-tunnisteella ja käyttäjän API-avaimella. Yhteyden oikeudet määräytyvät sen käyttäjän roolin mukaan, jonka API-avain on käytössä. Pääkäyttäjän API-avaimella muodostetulla yhteydellä voi hallita käyttäjiä ja yrityksen asetuksia. Käyttäjä-roolin API-avaimella muodostetulla yhteydellä ei voi muuttaa yrityksen tietoja tai asetuksia.

API-avaimen ja yrityksen UUID-tunnisteen voi hakea vain Maventa-tililtä. Niitä ei voi hakea tai muuttaa API-rajapinnan kautta.

Tekniset tiedot: Maventa documentation - REST API getting started.

Käyttäjän omat asetukset

Käyttäjäasetusten kautta on mahdollista ylläpitää henkilökohtaisia yhteystietoja sekä säädellä palvelusta lähteviä sähköposti-ilmoituksia. Asetusten määrittely varmistaa, että käyttäjä saa tarvitsemansa tiedot laskujen tiloista haluamallaan tavalla.

Käyttäjätietojen muokkaaminen

Omiin asetuksiin voi siirtyä kahdella tavalla:

1. Valitsemalla palvelun oikeasta yläkulmasta oman nimen alta kohta Omat asetukset
2. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Omat asetukset > Tiedot

Tällä sivulla on mahdollista muuttaa ja päivittää käyttäjätunnuksen etu- ja sukunimi sekä puhelinnumero. Tästä näkymästä löytyvät myös käyttäjän API-avain ja yrityksen UUID-tunniste. Nämä ovat samat tunnisteet, jotka ovat nähtävissä myös Yrityksen tiedot -asetuksissa.

API-rajapinnan kautta: Etunimen, sukunimen ja puhelinnumeron voi päivittää myös taloushallinto-ohjelmistosta API-metodilla PATCH /v1/company/users/{user_id}. Sähköpostiosoitetta ei voi muuttaa tällä metodilla.

Käyttäjätunnuksen ilmoitusasetusten hallinta

Käyttäjätunnuskohtaisia palvelun lähettämiä sähköposti-ilmoituksia voidaan mukauttaa tarpeen mukaan. On tärkeää huomata, että Omat asetukset -osiossa tehtävät valinnat koskevat ainoastaan käyttäjän henkilökohtaisia ilmoitusasetuksia ja ne ovat käyttäjätunnuskohtaisia.

Valitsemalla kohdan, jolla estetään Maventan sisällä välitettyjen verkkolaskujen ilmoitukset, voidaan poistaa käytöstä myyntilaskujen tilapäivityksiin liittyvät viestit. Mikäli halutaan poistaa käytöstä myös saapuvia ostolaskuja koskevat ilmoitukset, voidaan valita kaikkien sähköpostiviestien esto.

• Estä Maventan sisällä välitettyjen verkkolaskujen ilmoitukset: Mikäli verkkolasku välitetään Maventan sisällä, eli sekä lähettäjä että vastaanottaja käyttävät operaattorina Maventaa, Maventa lähettää ilmoituksia laskujen tilapäivityksistä lähettäjälle.
• Estä kaikki sähköpostiviestit: Käyttäjälle ei lähetetä ilmoitusviestejä Maventan toimesta. Tämä ei koske kriittisiä ilmoituksia, kuten laskujen lähetysvirheitä.

API-rajapinnan kautta: Molempia käyttäjäkohtaisia ilmoitusasetuksia voi hallita myös API-metodilla PATCH /v1/company/users/{user_id}:

• notifications_disabled vastaa asetusta Estä Maventan sisällä välitettyjen verkkolaskujen ilmoitukset
• emails_disabled vastaa asetusta Estä kaikki sähköpostiviestit

Käyttäjän nykyiset asetukset voi tarkistaa metodilla GET /v1/company/users/{user_id}.

Yrityksen laajuisia laskuilmoitusasetuksia hallitaan API-metodilla PATCH /v1/company/settings, osiossa invoice_notifications.

Lisätietoja: Maventa documentation – Companies and settings API.

Käyttäjän API-avaimen vaihto

Käyttäjän API-avaimen vaihtaminen (nollaus) on turvatoimenpide. Avain tulee vaihtaa esimerkiksi silloin, jos epäilet sen paljastuneen ulkopuolisille tai jos tietoturva on muuten vaarantunut.

Noudata näitä vaiheita vaihtaaksesi käyttäjätunnuksen API-avaimen:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Omat asetukset > Tiedot

2. Klikkaa Vaihda API-avain -nappia 

3. Vahvista API-avaimen vaihto klikkaamalla varmistusikkunan OK -nappia

Järjestelmä mitätöi vanhan avaimen ja luo tilalle uuden henkilökohtaisen API-avaimen, jonka voit ottaa heti käyttöön.

Ei käytettävissä API-rajapinnan kautta: Käyttäjän API-avainta ei voi vaihtaa API-rajapinnan kautta. Vaihto tehdään aina Maventa-tilillä. Uusi avain syötetään sen jälkeen taloushallinto-ohjelmistoon käsin.

Käyttäjätilin salasanan ja sähköpostiosoitteen vaihtaminen

Käyttäjätunnuksen tietoturvasta huolehtiminen on ensisijaisen tärkeää, ja kirjautumistietoja on suositeltavaa päivittää säännöllisesti tai tarpeen mukaan. Maventa-palvelussa käyttäjä voi itse hallinnoida sekä salasanaansa että käyttäjätunnuksena toimivaa sähköpostiosoitettaan omien asetustensa kautta.

Ei käytettävissä API-rajapinnan kautta: Salasanaa, käyttäjätunnuksena toimivaa sähköpostiosoitetta ja kaksivaiheisen tunnistautumisen asetuksia ei voi muuttaa API-rajapinnan kautta. Niitä hallitaan vain Maventa-tilillä alla kuvatulla tavalla.

Käyttäjätunnuksen salasanan vaihto

Salasanan vaihtaminen kirjautuneena käyttäjänä tapahtuu siirtymällä Kirjautumistiedot-osioon. Tästä näkymästä valitaan linkki, joka mahdollistaa salasanan ja kaksivaiheisen kirjautumisen muokkaamisen. Järjestelmä ohjaa syöttämään nykyisen salasanan sekä uuden salasanan.

Kun uusi salasana täyttää sille asetetut turvavaatimukset, muutokset voidaan päivittää. On huomioitava, että salasanan vaihdon jälkeen järjestelmä kirjaa käyttäjän automaattisesti ulos, ja palveluun on kirjauduttava uudelleen käyttäen uutta salasanaa.

Noudata näitä vaiheita vaihtaaksesi käyttäjätunnuksen salasanan:

Käyttäjien lisääminen ja hallinnointi

Tietoturvan varmistamiseksi jokaisella palvelun käyttäjällä tulee olla henkilökohtainen käyttäjätunnus. Tunnistautumisessa käytetään käyttäjäkohtaista autentikaattorisovellusta, joka asennetaan käyttäjän omalle puhelimelle tai tietokoneelle.

Uusien käyttäjien lisäämisestä ja käyttöoikeuksien hallinnasta vastaa aina yritystilin pääkäyttäjä eli Admin-tason käyttäjä.

Uuden käyttäjän lisääminen yritystilille

Uuden käyttäjän lisääminen aloitetaan kirjautumalla palveluun ja siirtymällä tilin asetuksien Käyttäjät-osioon.

Noudata näitä vaiheita lisätäksesi uuden käyttäjän yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Käyttäjät 
2. Klikkaa näkymästä löytyvää Lisää käyttäjä -nappia
3. Valitse käyttäjän rooli yrityksessä (User tai Admin) ja täytä Käyttäjän tiedot
4. Klikkaa Tallenna -nappia

Tämän jälkeen järjestelmä lähettää lisättävälle henkilölle sähköpostitse ilmoituksen, joka sisältää aktivointilinkin. Klikkaamalla linkkiä käyttäjä voi aktivoida käyttäjätunnuksensa ja siirtyä kirjautumaan palveluun Maventan kirjautumissivulta. Ensikirjautumisen yhteydessä käyttäjä määrittää itselleen pakollisen kaksivaiheisen tunnistautumisen.

On tärkeää huomioida, että uudet käyttöoikeudet tulevat voimaan vasta, kun käyttäjätunnus on aktivoitu ja kaksivaiheinen tunnistautuminen on määritetty käyttöön.

Jos käyttäjällä on jo olemassa oleva Maventa-tunnus, hänet liitetään määritettyihin yrityksiin välittömästi.

API-rajapinnan kautta: Uuden tai olemassa olevan käyttäjän voi lisätä yritystilille API-metodilla POST /v1/company/users. Pyyntö sisältää käyttäjän sähköpostiosoitteen, nimen, puhelinnumeron, roolin (ADMIN tai USER) ja ilmoitusasetukset. Sähköpostiosoite ja etunimi ovat pakollisia.

Uuden käyttäjän lisääminen useammalle tilille kerralla

Uusi käyttäjä on mahdollista lisätä myös useammalle yritystilille samanaikaisesti. Tämä tapahtuu valitsemalla yllä kuvatun käyttäjän lisäyksen yhteydessä vaihtoehdon Lisää yrityksiä.

Tässä näkymässä listataan kaikki ne yritystilit, joihin kirjautuneella pääkäyttäjällä on Admin-oikeudet. Käyttöoikeuksien määrittämiseen on kaksi tapaa: 

1. Oikeudet voidaan myöntää yksilöllisesti valitsemalla kullekin yritykselle erikseen joko Admin- tai User-taso. Jos rooliksi määritetään Ei roolia, niin käyttäjällä ei ole tällöin pääsyä yritykseen

2. Vaihtoehtoisesti käyttäjälle voidaan määrittää rooli massana kaikille valituille yrityksille hyödyntämällä yrityslistauksen yläpuolelta löytyviä painikkeita (User jokaiseen, Admin jokaiseen tai Ei rooleja). Tämä nopeuttaa hallinnointia erityisesti silloin, kun yritystilejä on useita ja kaikille halutaan antaa yhtenäiset oikeudet yhdellä kertaa

Myös useamman tilin lisäyksissä pätee sama käyttäjätunnuksen aktivointiprosessi: järjestelmä lähettää uudelle käyttäjälle aktivointilinkin sähköpostiin, jonka kautta käyttäjätunnus aktivoidaan ja kaksivaiheinen tunnistautuminen määritetään. Käyttöoikeudet astuvat voimaan vasta näiden vaiheiden jälkeen.

API-rajapinnan kautta: API-rajapinta lisää käyttäjän yhdelle yritystilille kerrallaan: sille yritykselle, jonka UUID-tunnisteella kirjauduttiin. Kun sama käyttäjä lisätään usealle yritystilille, jokaiselle yritykselle tehdään oma pyyntö.

API-käyttäjän luominen integraatiota varten

API-käyttäjä on vain integraatiota varten tarkoitettu tekninen käyttäjä. Sillä ei kirjauduta Maventa-tilille. API-käyttäjä luodaan API-metodilla POST /v1/users, joka edellyttää ohjelmistotoimittajan vendor API -avainta. Saman API-käyttäjän voi lisätä useille yritystileille. Tietoturvasyistä kullekin yritystilille suositellaan omaa API-käyttäjää, kun integraatiolla on paljon asiakkaita.

Lisätietoja: Maventa documentation – Users.

Käyttäjäoikeuksien hallinta

Maventa-palvelussa yritystilin pääkäyttäjät voivat hallinnoida nykyisten käyttäjien oikeuksia ja rooleja. Tämä sisältää uusien käyttäjien lisäämisen, olemassa olevien tietojen muokkaamisen sekä tarvittaessa käyttäjätunnusten poistamisen. On tärkeää huomioida, että jokaisella yritystilillä on oltava jatkuvasti vähintään yksi aktiivinen pääkäyttäjä.

Käyttäjäoikeuksien muokkaaminen tapahtuu samassa näkymässä kuin uusien käyttäjien lisääminen.

Nykyisten käyttäjätunnusten oikeuksien hallinta aloitetaan kirjautumalla palveluun ja siirtymällä tilin asetuksien Käyttäjät-osioon. Näkymässä on listattu kaikki yritystiliin liitetyt käyttäjät Yrityksen käyttäjät -näkymän alla. Kun listasta valitaan se käyttäjätunnus, jonka nykyistä roolia halutaan muokata, järjestelmä avaa tarkemman hallintanäkymän.

Valitun käyttäjätunnuksen kohdalla roolia ja käyttöoikeuksia voidaan muokata useamman yritystilin osalta samanaikaisesti. Hallintanäkymässä listataan kaikki ne yritystilit, joihin kirjautuneella pääkäyttäjällä on admin-oikeudet. Tämä mahdollistaa käyttäjän oikeuksien päivittämisen kerralla useaan eri yritykseen ilman tarvetta kirjautua jokaiseen yritystiliin erikseen.

Käyttöoikeuksien päivittämisessä noudatetaan samoja periaatteita kuin uuden käyttäjän lisäämisessä: 

1. Oikeuksia voidaan muokata yksilöllisesti valitsemalla kullekin yritykselle erikseen joko Admin- tai User-taso. Jos rooliksi määritetään Ei roolia, niin käyttäjällä ei ole tällöin pääsyä yritykseen

2. Vaihtoehtoisesti käyttäjälle voidaan määrittää uusi rooli massana kaikille valituille yrityksille hyödyntämällä yrityslistauksen yläpuolelta löytyviä painikkeita (User jokaiseen, Admin jokaiseen tai Ei rooleja)

API-rajapinnan kautta: Käyttöoikeuksia voi hallita myös API-rajapinnan kautta, yksi yritystili kerrallaan:

• Yritystilin käyttäjien listaaminen: GET /v1/company/users
• Käyttäjän roolin vaihtaminen rooliin ADMIN tai USER: POST /v1/company/users/{user_id}/roles
• Käyttäjän poistaminen yritystililtä, mikä vastaa Ei roolia -valintaa: DELETE /v1/company/users/{user_id}

Käyttäjien hallinta API-rajapinnan kautta edellyttää pääkäyttäjän API-avaimella muodostettua yhteyttä.

Pääkäyttäjän vaihto ja poisto

Pääkäyttäjäoikeuksien vaihtaminen tapahtuu lisäämällä ensin uusi pääkäyttäjä tilille, jonka jälkeen vanha pääkäyttäjä voidaan tarvittaessa poistaa määrittämällä rooliksi. Ennen vanhan pääkäyttäjän poistamista on varmistettava, että uudella henkilöllä on riittävät oikeudet tilin hallinnointiin.

Rajapintayhteyden ja API-avaimen huomioiminen

Erityistä huomiota tulee kiinnittää laskutusohjelmiston ja Maventan väliseen rajapintayhteyteen, joka perustuu usein tietyn käyttäjän API-avaimeen. Jos tililtä poistetaan käyttäjä, jonka henkilökohtainen API-avain on syötetty laskutusohjelmaan, yhteys järjestelmien välillä katkeaa välittömästi. Tämä estää laskujen lähetyksen ja vastaanoton.

Yhteyden katkeamisen välttämiseksi uusi käyttäjä tulee luoda ensin. Tämän jälkeen uuden käyttäjän API-avain noudetaan Maventasta ja syötetään laskutusohjelmaan vanhan avaimen tilalle. Vasta kun on varmistettu, että laskutusohjelma käyttää uuden, tilille jäävän käyttäjän avainta, voidaan vanha käyttäjätunnus poistaa turvallisesti.

Sama koskee pääkäyttäjän vaihtamista API-rajapinnan kautta. Käyttäjää, jonka API-avainta yhteys käyttää, ei saa poistaa yritystililtä ennen kuin uusi API-avain on käytössä.

Pääkäyttäjäoikeuksien palauttaminen poikkeustilanteissa

Mikäli yrityksen Maventa-tilillä olevat pääkäyttäjien sähköpostiosoitteet eivät ole enää käytössä tai kukaan nykyisistä käyttäjistä ei pääse kirjautumaan tilille, uuden pääkäyttäjän lisääminen edellyttää yhteydenottoa Maventan asiakaspalveluun. Tällöin uusi käyttäjä lisätään tilille hallinnollisena toimenpiteenä sähköisen Visma Sign -allekirjoituslomakkeen avulla tietoturvakäytäntöjä noudattaen.

Uuden pääkäyttäjän lisäämistä koskeva pyyntö tulee toimittaa Maventan asiakaspalveluun. Pyynnössä on ilmoitettava pääkäyttäjä (sähköpostiosoite), joka halutaan lisätä yrityksen tilille. Pyynnön tulee aina tulla henkilöltä, jolla on yrityksen virallinen nimenkirjoitusoikeus.

API-rajapinnan kautta: API-yhteys toimii käyttäjän API-avaimella, eikä edellytä kirjautumista Maventa-tilille. Jos taloushallinto-ohjelmistossa on käytössä pääkäyttäjän API-avain, uuden pääkäyttäjän voi lisätä tai käyttäjän roolin vaihtaa API-rajapinnan kautta silloinkin, kun kukaan ei pääse kirjautumaan Maventa-tilille.

Tämä tehdään kohdassa Käyttäjäoikeuksien hallinta kuvatuilla API-metodeilla. Käyttäjä-roolin API-avaimella näitä muutoksia ei voi tehdä. Jos kukaan pääkäyttäjä ei pääse kirjautumaan eikä pääkäyttäjän API-avainta ole käytettävissä, uuden pääkäyttäjän lisääminen edellyttää pyyntöä Maventan asiakaspalveluun.

Käyttäjäasetusten hallinta API-rajapinnan kautta

Asetus	Maventa-tili	API-rajapinta
Käyttäjän API-avaimen ja yrityksen UUID-tunnisteen hakeminen	Kyllä	Ei
Käyttäjän API-avaimen vaihtaminen	Kyllä	Ei
Etunimi, sukunimi, puhelinnumero	Kyllä	Kyllä
Käyttäjäkohtaiset ilmoitusasetukset	Kyllä	Kyllä
Yrityksen laajuiset laskuilmoitusasetukset	Kyllä	Kyllä
Salasanan vaihtaminen	Kyllä	Ei
Sähköpostiosoitteen (käyttäjätunnuksen) vaihtaminen	Kyllä	Ei
Kaksivaiheinen tunnistautuminen	Kyllä	Ei
Käyttäjän lisääminen yritystilille	Kyllä	Kyllä, yksi yritys kerrallaan
API-käyttäjän luominen integraatiota varten	Ei	Kyllä, edellyttää vendor API -avainta
Käyttäjän roolin vaihtaminen (User → Admin tai Admin → User)	Kyllä, pääkäyttäjän toimesta	Kyllä, yksi yritys kerrallaan
Käyttäjän poistaminen yritystililtä	Kyllä	Kyllä
Uuden pääkäyttäjän lisääminen, kun yksikään pääkäyttäjä ei pääse kirjautumaan tilille	Ei, vain asiakaspalvelun kautta	Kyllä, jos pääkäyttäjän API-avain on käytettävissä