Käyttäjätili

• Käyttäjän API-avain ja yrityksen UUID
  • Tunnisteiden käyttötarkoitus
  • API-avaimen ja UUID:n noutaminen Maventasta
• Käyttäjän omat asetukset
  • Käyttäjätietojen muokkaaminen
  • Käyttäjätunnuksen ilmoitusasetusten hallinta
• Ohjeet salasanan ja sähköpostiosoitteen vaihtoon

• • Käyttäjätunnuksen salasanan vaihto
  • Käyttäjätunnuksen sähköpostiosoitteen vaihto
• Käyttäjien lisääminen ja hallinnointi
  • Uuden käyttäjän lisääminen yritystilille
  • Uuden käyttäjän lisääminen useammalle tilille kerralla
  • Käyttäjäoikeuksien hallinta
  • Pääkäyttäjän vaihto ja poisto
• Ohjeet pääkäyttäjäoikeuksien palauttamiseen poikkeustilanteissa

Käyttäjän API-avain ja yrityksen UUID

Käyttäjän API-avain ja yrityksen UUID ovat tunnisteita, joilla muodostetaan rajapintayhteys Maventan ja käytettävän laskutusohjelmiston välille. Nämä tunnisteet varmistavat, että tieto liikkuu turvallisesti ja oikein järjestelmien välillä.

API-avaimen ja UUID:n noutaminen Maventasta

Tarvittavat tunnisteet löytyvät Maventa-palvelusta kirjautumalla sisään virallisen kirjautumissivun kautta. Sisäänkirjautumisen jälkeen on siirryttävä yrityksen tietoihin tilin asetusten kautta. Tältä sivulta voidaan kopioida sekä käyttäjän API-avain että tarvittaessa yrityksen UUID-tunniste laskutusohjelmistoon liittämistä varten.

Noudata näitä vaiheita löytääksesi tarvittavat tunnisteet:

1. Kirjaudu sisään Maventaan kirjautumissivun kautta

2. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot

3. Kopioi sivulta löytyvä Käyttäjän API-avain ja tarvittaessa Yrityksen UUID

1. Valitsemalla palvelun oikeasta yläkulmasta oman nimen alta kohta Omat asetukset
2. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Omat asetukset > Tiedot

Tällä sivulla on mahdollista muuttaa ja päivittää käyttäjätunnuksen etu- ja sukunimi sekä puhelinnumero. Tästä näkymästä löytyvät myös käyttäjän API-avain ja yrityksen UUID-tunniste. Nämä ovat samat tunnisteet, jotka ovat nähtävissä myös Yrityksen tiedot -asetuksissa.

Käyttäjätunnuksen ilmoitusasetusten hallinta

Käyttäjätunnuskohtaisia palvelun lähettämiä sähköposti-ilmoituksia voidaan mukauttaa tarpeen mukaan. On tärkeää huomata, että Omat asetukset -osiossa tehtävät valinnat koskevat ainoastaan käyttäjän henkilökohtaisia ilmoitusasetuksia ja ne ovat käyttäjätunnuskohtaisia.

Valitsemalla kohdan, jolla estetään Maventan sisällä välitettyjen verkkolaskujen ilmoitukset, voidaan poistaa käytöstä myyntilaskujen tilapäivityksiin liittyvät viestit. Mikäli halutaan poistaa käytöstä myös saapuvia ostolaskuja koskevat ilmoitukset, voidaan valita kaikkien sähköpostiviestien esto.

• Estä Maventan sisällä välitettyjen verkkolaskujen ilmoitukset: Mikäli verkkolasku välitetään Maventan sisällä, eli sekä lähettäjä että vastaanottaja käyttävät operaattorina Maventaa, Maventa lähettää ilmoituksia laskujen tilapäivityksistä lähettäjälle.
• Estä kaikki sähköpostiviestit: Käyttäjälle ei lähetetä ilmoitusviestejä Maventan toimesta. Tämä ei koske kriittisiä ilmoituksia, kuten laskujen lähetysvirheitä.

Ohjeet salasanan ja sähköpostiosoitteen vaihtoon

Käyttäjätunnuksen tietoturvasta huolehtiminen on ensisijaisen tärkeää, ja kirjautumistietoja on suositeltavaa päivittää säännöllisesti tai tarpeen mukaan. Maventa-palvelussa käyttäjä voi itse hallinnoida sekä salasanaansa että käyttäjätunnuksena toimivaa sähköpostiosoitettaan omien asetustensa kautta.

Käyttäjätunnuksen salasanan vaihto

Salasanan vaihtaminen kirjautuneena käyttäjänä tapahtuu siirtymällä Kirjautumistiedot-osioon. Tästä näkymästä valitaan linkki, joka mahdollistaa salasanan ja kaksivaiheisen kirjautumisen muokkaamisen. Järjestelmä ohjaa syöttämään nykyisen salasanan sekä uuden salasanan.

Kun uusi salasana täyttää sille asetetut turvavaatimukset, muutokset voidaan päivittää. On huomioitava, että salasanan vaihdon jälkeen järjestelmä kirjaa käyttäjän automaattisesti ulos, ja palveluun on kirjauduttava uudelleen käyttäen uutta salasanaa.

Noudata näitä vaiheita vaihtaaksesi käyttäjätunnuksen salasanan:

Käyttäjien lisääminen ja hallinnointi

Tietoturvan varmistamiseksi jokaisella palvelun käyttäjällä tulee olla henkilökohtainen käyttäjätunnus. Tunnistautumisessa käytetään käyttäjäkohtaista autentikaattorisovellusta, joka asennetaan käyttäjän omalle puhelimelle tai tietokoneelle.

Uusien käyttäjien lisäämisestä ja käyttöoikeuksien hallinnasta vastaa aina yritystilin pääkäyttäjä eli Admin-tason käyttäjä.

Uuden käyttäjän lisääminen yritystilille

Uuden käyttäjän lisääminen aloitetaan kirjautumalla palveluun ja siirtymällä tilin asetuksien Käyttäjät-osioon.

Noudata näitä vaiheita lisätäksesi uuden käyttäjän yrityksen Maventa-tilille:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Yrityksen asetukset > Käyttäjät 
2. Klikkaa näkymästä löytyvää Lisää käyttäjä -nappia
3. Valitse käyttäjän rooli yrityksessä (User tai Admin) ja täytä Käyttäjän tiedot
4. Klikkaa Tallenna -nappia

Tämän jälkeen järjestelmä lähettää lisättävälle henkilölle sähköpostitse ilmoituksen, joka sisältää aktivointilinkin. Klikkaamalla linkkiä käyttäjä voi aktivoida käyttäjätunnuksensa ja siirtyä kirjautumaan palveluun Maventan kirjautumissivulta. Ensikirjautumisen yhteydessä käyttäjä määrittää itselleen pakollisen kaksivaiheisen tunnistautumisen.

On tärkeää huomioida, että uudet käyttöoikeudet tulevat voimaan vasta, kun käyttäjätunnus on aktivoitu ja kaksivaiheinen tunnistautuminen on määritetty käyttöön.

Jos käyttäjällä on jo olemassa oleva Maventa-tunnus, hänet liitetään määritettyihin yrityksiin välittömästi.

Uuden käyttäjän lisääminen useammalle tilille kerralla

Uusi käyttäjä on mahdollista lisätä myös useammalle yritystilille samanaikaisesti. Tämä tapahtuu valitsemalla yllä kuvatun käyttäjän lisäyksen yhteydessä vaihtoehdon Lisää yrityksiä.

Tässä näkymässä listataan kaikki ne yritystilit, joihin kirjautuneella pääkäyttäjällä on Admin-oikeudet. Käyttöoikeuksien määrittämiseen on kaksi tapaa: 

1. Oikeudet voidaan myöntää yksilöllisesti valitsemalla kullekin yritykselle erikseen joko Admin- tai User-taso. Jos rooliksi määritetään Ei roolia, niin käyttäjällä ei ole tällöin pääsyä yritykseen

2. Vaihtoehtoisesti käyttäjälle voidaan määrittää rooli massana kaikille valituille yrityksille hyödyntämällä yrityslistauksen yläpuolelta löytyviä painikkeita (User jokaiseen, Admin jokaiseen tai Ei rooleja). Tämä nopeuttaa hallinnointia erityisesti silloin, kun yritystilejä on useita ja kaikille halutaan antaa yhtenäiset oikeudet yhdellä kertaa

Myös useamman tilin lisäyksissä pätee sama käyttäjätunnuksen aktivointiprosessi: järjestelmä lähettää uudelle käyttäjälle aktivointilinkin sähköpostiin, jonka kautta käyttäjätunnus aktivoidaan ja kaksivaiheinen tunnistautuminen määritetään. Käyttöoikeudet astuvat voimaan vasta näiden vaiheiden jälkeen.

Käyttäjäoikeuksien hallinta

Maventa-palvelussa yritystilin pääkäyttäjät voivat hallinnoida nykyisten käyttäjien oikeuksia ja rooleja. Tämä sisältää uusien käyttäjien lisäämisen, olemassa olevien tietojen muokkaamisen sekä tarvittaessa käyttäjätunnusten poistamisen. On tärkeää huomioida, että jokaisella yritystilillä on oltava jatkuvasti vähintään yksi aktiivinen pääkäyttäjä.

Käyttäjäoikeuksien muokkaaminen tapahtuu samassa näkymässä kuin uusien käyttäjien lisääminen.

Nykyisten käyttäjätunnusten oikeuksien hallinta aloitetaan kirjautumalla palveluun ja siirtymällä tilin asetuksien Käyttäjät-osioon. Näkymässä on listattu kaikki yritystiliin liitetyt käyttäjät Yrityksen käyttäjät -näkymän alla. Kun listasta valitaan se käyttäjätunnus, jonka nykyistä roolia halutaan muokata, järjestelmä avaa tarkemman hallintanäkymän.

Valitun käyttäjätunnuksen kohdalla roolia ja käyttöoikeuksia voidaan muokata useamman yritystilin osalta samanaikaisesti. Hallintanäkymässä listataan kaikki ne yritystilit, joihin kirjautuneella pääkäyttäjällä on admin-oikeudet. Tämä mahdollistaa käyttäjän oikeuksien päivittämisen kerralla useaan eri yritykseen ilman tarvetta kirjautua jokaiseen yritystiliin erikseen.

Käyttöoikeuksien päivittämisessä noudatetaan samoja periaatteita kuin uuden käyttäjän lisäämisessä: 

1. Oikeuksia voidaan muokata yksilöllisesti valitsemalla kullekin yritykselle erikseen joko Admin- tai User-taso. Jos rooliksi määritetään Ei roolia, niin käyttäjällä ei ole tällöin pääsyä yritykseen

2. Vaihtoehtoisesti käyttäjälle voidaan määrittää uusi rooli massana kaikille valituille yrityksille hyödyntämällä yrityslistauksen yläpuolelta löytyviä painikkeita (User jokaiseen, Admin jokaiseen tai Ei rooleja)

Pääkäyttäjän vaihto ja poisto

Rajapintayhteyden ja API-avaimen huomioiminen

Erityistä huomiota tulee kiinnittää laskutusohjelmiston ja Maventan väliseen rajapintayhteyteen, joka perustuu usein tietyn käyttäjän API-avaimeen. Jos tililtä poistetaan käyttäjä, jonka henkilökohtainen API-avain on syötetty laskutusohjelmaan, yhteys järjestelmien välillä katkeaa välittömästi. Tämä estää laskujen lähetyksen ja vastaanoton.

Yhteyden katkeamisen välttämiseksi uusi käyttäjä tulee luoda ensin. Tämän jälkeen uuden käyttäjän API-avain noudetaan Maventasta ja syötetään laskutusohjelmaan vanhan avaimen tilalle. Vasta kun on varmistettu, että laskutusohjelma käyttää uuden, tilille jäävän käyttäjän avainta, voidaan vanha käyttäjätunnus poistaa turvallisesti.

Ohjeet pääkäyttäjäoikeuksien palauttamiseen poikkeustilanteissa

Mikäli yrityksen Maventa-tilillä olevat pääkäyttäjien sähköpostiosoitteet eivät ole enää käytössä tai kukaan nykyisistä käyttäjistä ei pääse kirjautumaan tilille, uuden pääkäyttäjän lisääminen edellyttää yhteydenottoa Maventan asiakaspalveluun. Tällöin uusi käyttäjä lisätään tilille hallinnollisena toimenpiteenä sähköisen Visma Sign -allekirjoituslomakkeen avulla tietoturvakäytäntöjä noudattaen.

Uuden pääkäyttäjän lisäämistä koskeva pyyntö tulee toimittaa Maventan asiakaspalveluun. Pyynnössä on ilmoitettava pääkäyttäjä (sähköpostiosoite), joka halutaan lisätä yrityksen tilille. Pyynnön tulee aina tulla henkilöltä, jolla on yrityksen virallinen nimenkirjoitusoikeus.