Toimittajakirje

• Toimittajakirjeen keskeiset ominaisuudet
• Toimittajakirjeen sisältö
• Toimittajakirjepohja

Kun yritys on siirtynyt verkkolaskutukseen ja haluaa vastaanottaa ostolaskut verkkolaskuina, on tärkeää ilmoittaa toimittajille verkkolaskuosoiteet sekä mahdollinen skannausosoite PDF- ja paperilaskuja varten toimittajakirjeenä.

Toimittajakirje on yrityksen tai organisaation tavarantoimittajilleen ja palveluntuottajilleen lähettämä virallinen tiedote. Sen avulla viestitään muutoksista, jotka koskevat laskutuskäytäntöjä, yhteystietoja tai toimitusprosesseja.

Toimittajakirjeen keskeiset ominaisuudet

Toimittajakirjeen ensisijainen tavoite on varmistaa tiedonkulku tilaajan ja toimittajan välillä. Kirjeitä lähetetään erityisesti seuraavissa tilanteissa:

• Verkkolaskutukseen siirtyminen: Ilmoitetaan uudet verkkolaskuosoitteet ja välittäjätunnukset

• Osoitemuutokset: Tiedotetaan muutoksista laskutusosoitteissa tai skannauspalvelun tiedoissa

• Laskutusohjeistuksen päivitys: Ohjeistetaan, miten laskut tulee toimittaa (esim. verkkolasku tai skannauspalvelu)

Toimittajakirjeen sisältö

Hyvä toimittajakirje on selkeä ja sisältää kaikki tekniset tiedot, joita laskuttava osapuoli tarvitsee. Keskeistä sisältöä ovat:

• Vastaanotto-osoitteet: Tarkat verkkolaskutunnukset (OVT-tunnus tai IBAN) sekä mahdolliset skannausosoitteet PDF- ja paperilaskuille.

  • Maventan palveluita käytettäessä operaattoriksi merkitään Maventa, jonka välittäjätunnus on 003721291126. On huomioitava, että suomalaisesta pankkiverkosta lähetettäessä käytetään erillistä välittäjätunnusta DABAFIHH.
    
    Oikean tunnuksen valinta riippuu lähettävän osapuolen käyttämästä laskutusverkosta, ja molemmat tunnukset on suositeltavaa sisällyttää toimittajille annettavaan ohjeistukseen.

  • Verkkolaskutuksessa voidaan hyödyntää myös kansainvälistä Peppol-verkostoa, joka mahdollistaa sähköisen laskutuksen yli maarajojen.
    
    Peppol-verkostossa verkkolaskuosoite ilmoitetaan erityisessä muodossa, joka koostuu maarajakoodista ja organisaatiotunnuksesta. Suomalaisten yritysten kohdalla Peppol-osoite alkaa yleensä etuliitteellä 0216, jota seuraa yrityksen OVT-tunnus ja välittäjätunnus on PEPPOL. Tämän osoitemuodon ilmoittaminen on hyödyllistä erityisesti kansainvälistä kauppaa käyville yrityksille.
    
    Lisätiedot Peppol-verkostosta ja yhteyden aktivoinnista: Peppol-verkosto

  • Mikäli toimittajalla ei ole valmiuksia sähköiseen verkkolaskutukseen, on toimittajakirjeessä syytä mainita mahdolliset vaihtoehtoiset tavat laskujen toimittamiseen sekä tekniset vaatimukset PDF- ja paperilaskuille.
    
    Yritys voi hyödyntää esim. skannauspalvelua vaihtoehtoisena laskujen vastaanottotapana. Skannauspalvelun käyttöönotto edellyttää palvelun aktivointia.
    
    Lisätiedot skannauspalvelun aktivoinnista ja tekniset vaatimukset: Skannauspalvelu 

• Yhteystiedot tiedusteluille: Tahon yhteystiedot, josta toimittaja voi kysyä lisätietoja laskutukseen liittyvissä asioissa

• Voimaantulopäivä: Päivämäärä, josta alkaen uudet osoitteet ovat käytössä

• Viitetiedot, maksuehdot: Ohjeet siitä, mitä merkintöjä laskun tulee sisältää ja mahdolliset yleiset muutokset maksuehdoissa

Toimittajakirjepohja

Alta löydät valmiin pohjan, jonka avulla voit helposti ilmoittaa uuden laskutusosoitteen. Ladattava tiedostopohja sisältää perusrakenteen laskutustietojen ilmoittamiseen.

Yritys vastaa itse pohjan täydentämisestä oikeilla tiedoilla sekä annettujen tietojen oikeellisuudesta ennen toimittajakirjeen lähettämistä. 

Maventa toimii verkkolaskuoperaattorina ja tarjoaa teknisen alustan laskujen välitykseen, mutta se ei vastaa yksittäisten yritysten lähettämien toimittajakirjeiden sisällöstä tai tietojen paikkansapitävyydestä. Vastuu tiedottamisen sisällöstä ja sen oikeellisuudesta säilyy aina tiedotteen lähettävällä yrityksellä.