Skannauspalvelu

Skannauspalvelu

• Mikä on skannauspalvelu?
• Miten avaan skannauspalvelun?
• Mistä löydän skannauspalvelun osoitteet? 
• Mitä tulee huomioda lähettäessä laskua skannauspalveluun?
• Mitä skannatun laskun tietoja siirtyy verkkolaskulle? 
• Miksi lähettäjän nimen tilalla on y-tunnus tai tilinumero?
• Skannauspalvelun hinnoittelu 
• Miksi minua veloitetaan skannauksen lisätöistä?
• Skannauspalveluun saapuvan ei-laskumateriaalin käsittely
• Miten suljen skannauspalvelun?

AutoScan

• Mikä AutoScan on

• AutoScan käyttöönotto

• Laskujen lähettäminen AutoScaniin

• Usein kysytyt kysymykset

 

Mikä on skannauspalvelu?

Skannauspalvelu muuntaa nopeasti postitse ja sähköpostitse vastaanotetut ostolaskut sähköiseen muotoon. Tämä integrointi kattaa paperi-, sähköposti- ja verkkolaskujen vastaanoton, mikä mahdollistaa yrityksellesi paperinkäytön poistamisen ja merkittävän ajansäästön.

Asetukset ja Toimittajaohjeet

• Avaa skannaustili: Yrityksesi tulee perustaa skannaustili.
• Toimittajien koordinointi: Pyydä toimittajia, joilla ei ole verkkolaskutusmahdollisuutta, lähettämään laskut määritettyyn skannausosoitteeseen.

Laskujen tiedot ja kuvat toimitetaan yrityksesi Maventa-tilille, jossa muutkin verkkolaskut vastaanotetaan. Skannattujen laskujen siirtäminen taloushallintojärjestelmään on yksinkertaista:

• Suoraan taloushallinto-ohjelmiston kautta.

Laskujen toimitus: Skannauspalveluun lähetetyt laskut ovat pääasiallisesti saatavilla Maventassa seuraavana arkipäivänä.

 

Miten avaan skannauspalvelun?

Skannauspalvelun aktivointi edellyttää sitä, että verkkolaskujen vastaanotto on kytketty päälle.

Verkkolaskujen vastaanoton ja skannauspalvelun aktivointi tapahtuu käytössä olevan taloushallinto-ohjelmiston kautta API-rajapintaa hyödyntäen tai Maventan käyttöliittymästä näiden ohjeiden avulla: Laskuasetukset - Laskujen vastaanotto.

Kun skannauspalvelu on aktiivinen ja painamalla Skannauspalvelu-kohdan vieressä olevaa nuolta, näet skannausosoitteesi (sähköposti-, ja postiosoite), jotka voit antaa niille toimittajille, jotka eivät vielä laskuja toimita verkkolaskuna. Täältä löydät valmiin toimittajakirjepohjan, johon voit täyttää yrityksesi ajantasaiset laskutustiedot ja lähettää tarvittaville toimittajille.

Voit muokata myöhemmin skannauspalvelun palautusosoitteet samasta paikasta ja kohdasta Palautusosoite. Jotta materiaali saapuu perille, tulee sähköpostiosoitteen olla haluamanne, toimiva osoite. Skannaustiliin liittyvät päivitykset tulevat voimaan heti.

Mistä löydän skannauspalvelun osoitteet? 

Maventa-tilin skannauspalvelun osoitteet voi noutaa joko käyttöliittymän kautta, tai mahdollisuuksien mukaan myös API-rajapinnasta.  

Käyttöliittymä: Asetukset > Laskuasetukset > Laskujen vastaanotto > Skannauspalvelu

SOAP API: scan_account_show

REST API: /v1/services/scan

 

Mitä tulee huomioda lähettäessä laskua skannauspalveluun?

Skannauspalveluun voi lähettää laskuja sähköpostitse sekä postitse. Skannauspalvelu käsittelee vain laskuja, eli maksumuistutukset, tilausdokumentit jne. välitetään asiakkaalle palautusosoitteeseen. Jotta aineisto tulkitaan laskuksi, tulisi aineistolta löytyä ainakin nämä tiedot:

1. Laskun tyyppi (lasku, hyvityslasku, invoice, credit note jne.)
2. Laskun numero
3. Tilinumero
4. Loppusumma

Mikäli jokin näistä tiedoista puuttuu laskulta, saattaa lasku ohjautua asiakkaan palautusosoitteeseen.

Skannausosoitteet:

Skannauspalvelu aktivoitu ennen 29.5.2026: 

Sarjanumero on y-tunnus ilman väliviivaa:
invoice-sarjanumero@kollektor.fi ja FI-sarjanumero@scan.maventa.com

Esimerkiksi, jos y-tunnuksenne on 1234567-8, skannauspalvelunne on:
invoice-12345678@kollektor.fi ja FI-12345678@scan.maventa.com

Skannauspalvelu aktivoitu 29.5.2026 tai sen jälkeen: 

Sarjanumero on y-tunnus ilman väliviivaa:
FI-sarjanumero@scan.maventa.com

Postiosoite: 

Yrityksen nimi
AIFIXXXX (XXXX = yritykselle osoitettu asiakasnumero)
PL 110
01301 VANTAA

Yritykselle osoitettu asiakasnumero muodostuu palvelun aktivoinnin yhteydessä. 

Paperisia laskuja voi lähettää postitse seuraavilla ohjeilla:

• HUOM! Sarjanumeron sekä vastaanottajan nimen tulee olla myös laskun osoitekentässä, ei ainoastaan kirjekuoressa
• Lasku(t) postitetaan yhdessä kirjekuoressa liitteineen, eli monisivuista laskua ei saa jakaa useampaan kirjekuoreen. Samaan kirjekuoreen voi laittaa useampia laskuja
• On erittäin tärkeää, että vain lasku/laskut ja siihen liittyvät liitteet ovat kirjekuoressa
• Käytä värinä vain mustaa ja tulosta korkealaatuisella tulostimella
• Laskun sivuja ei saa nitoa yhteen
• Laskun loppusumman on oltava näkyvissä
• Laskun kuvan tulee olla pystysuunnassa, ei vaakatasossa.

 

PDF-laskuja voi lähettää sähköpostilla seuraavilla ohjeilla:

• Laskujen tulee olla sähköpostissa liitetiedostoina. Laskun kuva tulee olla ensin ja liitteet järjestyksessä seuraavina.
• PDF-laskuilla sarjanumeron ei tarvitse olla osoitekentässä, sillä käytetty sähköpostiosoite riittää tunnistamaan laskun vastaanottajan
• Yksi lasku per tiedosto, joka sisältää yhden laskun kaikki sivut liitteineen
• Monta laskua voidaan lähettää yhdessä sähköpostiviestissä. Kaikilla tiedostoilla tulee olla oma nimi
• Yksi sähköposti voi maksimissaan olla 10Mb
• PDF-tiedostojen tulee olla aitoja PDF-dokumentteja versio 1.3 tai uudempi
• PDF-tiedostot eivät saa olla lukittuja tai salasanalla suojattuja(esim. turvapostilla lähetettyä laskua ei skannata)
• Dokumentin ulkomitta voi olla maksimissaan 210 x 297 mm
• Liitteen nimi ei saa sisältää kuin tavallisia kirjoitusmerkkejä, a-z, A-Z, 0-9. Alaviivat, väliviivat sekä välilyönnit ovat sallittuja.

Useita PDF-tiedostoja samassa sähköpostissa

Kun sähköpostissa on useita PDF-tiedostoja, Maventa käsittelee jokaisen tiedoston omana laskunaan.

Poikkeuksena ovat tiedostot, joiden nimessä on jokin alla olevista sanoista. Skannauspalvelu käsittelee tällaisen tiedoston liitteenä eikä laskuna.

Jos vain yhden tiedoston nimessä ei ole mitään näistä sanoista, siitä tiedostosta tulee lasku. Kaikki muut tiedostot toimitetaan laskun liitteinä.

Sanat, joiden perusteella tiedosto tunnistetaan liitteeksi

• bilaga
• bilagor
• underbilag
• underlag
• remittanceslip
• betingelse
• seddel
• följesedel
• foljesedel
• generalterms
• attach
• varchtbrief
• cmr
• tidrapport
• appendix
• spec
• report

Esimerkkejä

Yksi lasku ja kaksi liitettä: Sähköpostissa on tiedostot lasku_1234.pdf, appendix_1234.pdf ja tidrapport_1234.pdf. Maventa tekee tiedostosta lasku_1234.pdf laskun. Kaksi muuta tiedostoa toimitetaan sen liitteinä.

Kaksi erillistä laskua: Sähköpostissa on tiedostot lasku_1234.pdf ja lasku_1235.pdf. Kummankaan nimessä ei ole listan sanoja, joten Maventa tekee niistä kaksi erillistä laskua.

Kun vastaanottaja on suomalainen yritys, tiedotetaan sähköpostin lähettäjää epäonnistuneesta lähetyksestä seuraavissa tapauksissa:

• Vastaanotto-osoite on virheellinen
• Sähköpostilaskulla on useampi kuin yksi vastaanotto-osoite (kopio-kentässä voi olla vastaanottajia, mutta niihin osoitteisiin ei mene vastaanotto- tai virhekuittausta)
• Sähköpostin lopussa on automaattinen allekirjoituksen kuvatiedosto, kuten yrityksen logo .bmp-kuvana tai vastaavana muotona (ei täsmää pdf- tai tif-vaatimukseen)

• Tiedostomuoto on väärä
• Tiedosto on liian suuri
• Liite on salasanasuojattu
• Liite on korruptoitunut (liite ei aukea)

Skannauspalveluun saapuvien dokumenttien käsittely:

• Mikäli saapuvassa laskussa ei ole sarjanumeroa, siinä on väärä sarjanumero tai sarjanumero on puutteellinen, se lisätään laskulle. (sarjanumeron lisäys voimassa olevan hinnaston mukaan.)
• Mikäli skannauspalveluun saapuu tilausdokumentti, huomautus- tai perintäkirje, välitetään se vastaanottajalle sähköpostitse (dokumentin edelleen lähetys voimassa olevan hinnaston mukaan).
• Mikäli skannauspalveluun saapuu paketti tms., lähetetään se vastaanottajalle postitse (edelleen lähetys voimassa olevan hinnaston mukaan).
• Kaikki skannauspalveluun saapuvat mainokset, katalogit yms. tuhotaan.
• Katso lisätietoa: Skannauspalveluun saapuvan ei-laskumateriaalin käsittely

Mitä skannatun laskun tietoja siirtyy verkkolaskulle? 

Ostolaskujen skannauksen onnistumiseksi on tärkeää, että laskulla olevat kentät ovat tunnistettavissa. Kentät tunnistetaan automaattisesti, joten kenttien tulee olla selkeästi merkitty yleisesti käytetyllä tunnistesanalla. Laskun sekä eräpäivän päivämäärä tulisi olla annettuna muodossa DD/MM/YYYY.

Laskulta tunnistetaan seuraavat 13 kenttää:

1. Laskun numero / Invoice number

2. Laskun päivämäärä / Invoice date

3. Eräpäivä / Due date

4. Valuuttakoodi / Currency code

5. IBAN -tilinumero / Bank IBAN number

6. Viitteenne / Your reference

7. Viitenumero / Payment Reference nr

8. Sarjanr / Serial number

9. ALV summa / VAT amount total

10. Laskun summa / Invoice amount total

11. Toimittajan VAT tunnus / Supplier’s Business Code

12. Toimittajan nimi / Supplier’s name

13. Laskutyyppi /Invoice type

Huomioithan, että tunnistettavat kentät voivat vaihtua vastaanottavan yrityksen maan mukaan. Nämä kentät ovat käytössä, kun vastaanottaja on Suomalainen yritys.

Skannauksessa tulkitaan laskuiksi ne aineistot, joiden otsikko on:

• Lasku

• Maksuaikalasku

• Tullauksen jaksoerittely

• Ajoneuvoverolippu

• Maksulomake

• Tilisiirto 

• Koontilasku

• Maksusuunnitelma

• Kulutosite

• Kulutuslasku

• Maksuerittely

• Kululasku

• Maksuerälasku

• Maksu

• Maksut

• Ruuhkavero

• Proforma lasku

• Hautausavustus

• Infrastruktuurimaksu

• Välitystiliin saatava

• Invoice

• Commercial Invoice

• Arve

• Rechnung

• Räkning

• Faktura

• Debit memo

• TAX Invoice

• Proforma Invoice

• Travel Expense

• Expense

Huomioithan, että tunnistettavat kentät voivat vaihtua vastaanottavan yrityksen maan mukaan. Nämä kentät ovat käytössä, kun vastaanottaja on Suomalainen yritys.

Hyvityslaskuiksi tunnistetaan laskut, joiden otsikko on:

• Hyvityslasku

• Takuuhyvityslasku

• Hyvitysmuistio

• Credit note

• Credit memo

• Kreditnota

• Kredit note

• Kredit nota

• Gutschrift

• Kreeditaviis
  
  

Huomioithan, että tunnistettavat kentät voivat vaihtua vastaanottavan yrityksen maan mukaan. Nämä kentät ovat käytössä, kun vastaanottaja on Suomalainen yritys.

Miksi lähettäjän nimen tilalla on y-tunnus tai tilinumero?

Skannauspalvelu tulkitsee laskun kuvalta toimittajan y-tunnuksen, ja Maventa hakee y-tunnusta vastaavat nimitiedot rekisteristämme. Mikäli nimitietoja ei löydetä, ilmoitetaan sen tilalla y-tunnus. Mikäli lähettäjän y-tunnusta ei saada tulkittua laskulta ollenkaan ilmoitetaan sen tilalla tilinumero, sillä tieto ei voi olla tyhjä.

Mikäli laskulla näkyy toimittajan nimessä y-tunnus tai tilinumero, olethan yhteydessä tukeemme niin lisäämme toimittajan tiedot rekisteriimme, jotta jatkossa toimittajan nimi tulee oikein laskulle.

Skannauspalvelun hinnoittelu 

Skannauspalvelusta veloitetaan hinnaston mukaisesti.

Miksi minua veloitetaan skannauksen lisätöistä?

Skannauksen lisätyöt johtuvat seuraavista seikoista:

Non invoice material resending - email:Vastaanotettu dokumentti on lähetetty edelleen sähköpostitse vastaanottajalle, koska se ei ole täyttänyt laskun määritteitä

Non invoice material resending - mail:Vastaanotettu dokumentti on lähetetty edelleen postitse vastaanottajalle, koska se ei ole täyttänyt laskun määritteitä

Adding scan ID: Sarjanumero on puuttunut laskulta, ja se on jouduttu selvittämään ja lisäämään aineistolle manuaalisesti

Lisätietoa löydät täältä: Skannauspalveluun saapuvan ei-laskumateriaalin käsittely

 

Skannauspalveluun saapuvan ei-laskumateriaalin käsittely

Skannauspalveluun saapuvat ei-laskuksi tulkittavat materiaalit lähetetään eteenpäin postitse tai sähköpostitse ilmoitettuun palautusosoitteeseen. Ei-lasku dokumenttien edelleenlähettämisestä peritään maksu voimassa olevan hinnaston mukaan. Mikäli sähköposti- tai postiosoite muuttuu, tulee tiedot päivittää Maventa-tilin asetuksista kohdasta Asetukset > Laskujen vastaanotto > Skannauspalvelu tai olemalla yhteydessä tukeemme.

Voit määrittää palautusosoitteen antamalla sekä sähköpostin että postiosoitteen. Lopuksi valitse 'Tallenna'.

Dokumentit, jotka eivät ole laskuja:

Esim. tilausvahvistus, maksumuistutus tai perintäkirje lähetetään asiakkaalle sähköpostitse. Myös lasku tai hyvityslasku, josta puuttuu laskun loppusumma, laskunumero, laskutyyppi tai tilinumero lähetetään sähköpostitse.

Paketit yms.

Skannauspalveluun toimitettu materiaali, joka ei mahdu skanneriin, lähetetään asiakkaalle postitse.

Kaikki skannauspalveluun saapuneet mainokset, katalogit yms. tuhotaan, mikäli materiaali saapuu postitse.

 

Miten suljen skannauspalvelun?

1. Kirjaudu Maventa-tilillesi
2. Valitse yläpalkista Asetukset
3. Tämän jälkeen valitse vasemmalta Laskuasetukset > Laskujen vastaanotto
4. Paina Skannauspalvelu -kohdan vieressä olevaa nuolta
5. Ilmestyvien kenttien alapuolelta löytyy Poista käytöstä

Kun skannauspalvelu on suljettu, skannausosoitteeseen lähetetty materiaali toimitetaan vielä seuraavan 60 päivän ajan joko palautusosoitteeseen tai hävitetään (esimerkiksi mainokset ja tuotekuvastot).

Skannattavaksi soveltuva materiaali palautetaan vastaanottajalle sähköpostitse. Muut materiaalit toimitetaan postitse. 60 päivän jälkeen kaikki skannauspalveluun saapuvat materiaalit hävitetään. Palautusosoitteeseen lähetetyistä materiaaleista veloitetaan Maventan hinnaston mukaisesti.

 

Mikä AutoScan on

AutoScan muuttaa sähköpostilla saapuvat PDF-laskut sähköiseen muotoon muutamassa sekunnissa. Toimittaja lähettää laskun yrityksesi omaan AutoScan-osoitteeseen, ja Maventa tunnistaa laskun tiedot koneoppimisen avulla.

• Nopea: tulokset valmistuvat sekunneissa, ei tunneissa tai päivissä.
• Tarkistettu: automaattinen VERIFIED-tarkistus vertaa keskeisiä tietoja, kuten summia ja arvonlisäveroa, keskenään ilman käsityötä.
• Kattava: AutoScan on käytössä kaikilla Maventan tukemilla markkinoilla, myös Suomessa.

AutoScan sopii yrityksille, jotka saavat vielä osan laskuistaan PDF-muodossa sähköpostilla ja haluavat ne samaan sähköiseen laskuvirtaan muiden laskujen kanssa.

AutoScan palvelun hinnoittelu löytyy täältä, kohdasta Lataa laaja hinnasto tästä. 

AutoScan käyttöönotto

Avaa AutoScan Maventan käyttöliittymässä ja anna samalla pakollinen palautusosoite. 

1. Kirjaudu Maventaan ja avaa AutoScan-palvelu kohdasta: Asetukset > Laskuasetukset > Laskujen vastaanotto > AutoScan
2. Anna palautusosoite. Tähän sähköpostiosoitteeseen Maventa välittää aineistot, joita ei tunnisteta laskuiksi.
3. Tallenna, jonka jälkeen yrityksesi saa oman AutoScan-osoitteen.

Integraation kautta palvelu avataan API-kutsulla PUT /v1/services/autoscan (pakollinen kenttä return_email_address) ja suljetaan kutsulla DELETE /v1/services/autoscan. Palvelun voi sulkea myös käyttöliittymässä.

Laskujen lähettäminen AutoScaniin

Yrityksesi AutoScan-osoite muodostuu maatunnuksesta ja Y-tunnuksesta: maatunnus-Y-tunnus@autoscan.maventa.com. Esimerkiksi Suomalaisen yrityksen osoite on NO-987654321@autoscan.maventa.com.

Pyydä toimittajiasi lähettämään PDF-laskut suoraan tähän osoitteeseen. Voit myös ohjata itse vastaanottamasi PDF-laskut osoitteeseen.

Maventan toimittajakirjeen avulla voit lähettää toimittajille sähköpostitiedotteen yrityksesi laskutusosoitteista. 

Vaatimukset sähköpostille ja liitteelle

Lasku käsitellään onnistuneesti, kun kaikki nämä ehdot täyttyvät:

• Sähköpostissa on vain yksi Lasku/PDF-liite.
• PDF on tunnistettava lasku tai hyvityslasku.
• PDF-tiedoston koko on enintään 5 MB.
• Vastaanottajan AutoScan-osoite on aktiivinen.
  
  

Lisätietoja AutoScan-palvelun tunnistamista kentistä on saatavilla dokumentaatiossamme. Jos olet kiinnostunut rivitason skannauksen käyttöönotosta, ota yhteyttä tukeemme.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko yhdessä sähköpostissa lähettää useita laskuja? Ei. Lähetä jokainen lasku omana viestinään, jossa on yksi PDF-liite.

Mihin päätyvät dokumentit, jotka eivät ole laskuja? Maventa välittää ne yrityksesi palautusosoitteeseen. Jokainen välitetty viesti laskutetaan samalla hinnalla kuin skannattu lasku.

Miksi toimittaja sai virheilmoituksen? Laskun käsittely epäonnistui. Tarkista, että viestissä on vain yksi PDF-liite ja että tiedosto on enintään 5 MB.

Miten saan rivitiedot käyttöön? Rivitietojen tunnistus on pilottivaiheessa. Ota yhteyttä Maventan asiakastukeen. 

Miten suljen palvelun? Sulje AutoScan Maventan käyttöliittymässä kohdasta: Asetukset > Laskuasetukset > Laskujen vastaanotto > AutoScan tai API-kutsulla DELETE /v1/services/autoscan.