Siirry sisältöön
Suomi
Kirjaudu asiakasportaaliin
  • Ehdotuksia ei ole, koska hakukenttä on tyhjä.

Yleistä verkkolaskutuksesta

Tämä tukiartikkeli tarjoaa yleiskatsauksen verkkolaskutuksen toimintaan, hyötyihin ja sähköisen laskutuksen aloittamiseen. Tässä avataan myös keskeiset käsitteet verkkolaskuosoitteista ja operaattoreista aina tietoturvaan ja skannauspalveluihin saakka.

 

Verkkolasku / sähköinen lasku

Verkkolasku (eli sähköinen lasku) on digitaalisessa ja rakenteellisessa muodossa (kuten XML-muodossa) oleva lasku, joka liikkuu automaattisesti järjestelmästä toiseen. Toisin kuin perinteiset laskut, verkkolasku ei vaadi tulostamista, postittamista tai tietojen käsin syöttämistä.

Kun toimittaja lähettää verkkolaskun, se siirtyy suoraan vastaanottavan organisaation ostolaskujen käsittelyjärjestelmään. Tämä tekee taloushallinnosta reaaliaikaista ja suoraviivaista.

🗒️ Sähköpostin PDF-lasku ei ole verkkolasku. Sähköpostitse lähetettävät PDF-liitetiedostot on suunniteltu ihmisen luettavaksi (visuaaliseen esittämiseen). Koska PDF-tiedosto ei sisällä rakenteellista dataa, ostolaskujärjestelmät eivät pysty lukemaan sen tietoja automaattisesti. Tämän vuoksi sähköpostilasku vaatii aina manuaalista käsittelyä tai tietojen syöttämistä käsin.

Verkkolaskutuksen keskeiset hyödyt

  • Nopeus: Laskut ovat vastaanottajalla sekunneissa, mikä nopeuttaa hyväksyntäkiertoa ja maksatusta.

  • Virheettömyys: Koska tiedot siirtyvät koneellisesti, järjestelmään ei synny näppäily- tai lukuvirheitä.

  • Kustannussäästöt: Automaatio säästää aikaa, materiaalikuluja sekä manuaalisen työn aiheuttamia kustannuksia.

💡 Skannauspalvelun hyödyntäminen

Jos laskuja saapuu edelleen sähköpostitse PDF-muodossa tai paperisena, ne voidaan muuntaa automaattisesti sähköisiksi verkkolaskuiksi skannauspalvelun avulla. Skannauspalvelu lukee laskun tiedot ja siirtää ne järjestelmään oikeassa muodossa.

Lisää skannauspalvelun käyttöönotosta täältä.

Verkkolaskuosoite

Verkkolaskuosoite on laskun lähettäjän tai vastaanottajan yksilöllinen tunniste, jonka avulla lasku löytää perille oikeaan osoitteeseen. Se vastaa toiminnallisuudeltaan perinteisen paperilaskun postiosoitetta. Verkkolaskuosoitteen voi tarkistaa verkkolaskuosoitteistosta.

💡 Usein verkkolaskuosoitteella tarkoitetaan samaa kuin OVT-tunnuksella.

Verkkolaskuoperaattori / operaattoritunnus

Verkkolaskuoperaattori toimii laskujen sähköisenä postitoimistona. Se ottaa vastaan laskutusohjelmassa luodut laskut ja välittää ne eteenpäin vastaanottajalle.

  • Välittäjät: Verkkolaskupalveluita tarjoavat tähän erikoistuneet operaattorit (kuten Maventa) sekä suomalaiset pankit (niin sanottu pankkiverkko).
  • Operaattoritunnus: Tämä tunnus on osa verkkolaskuosoitetta. Sen avulla järjestelmä tietää, mille operaattorille lasku pitää ohjata.

Operaattoritunnuksen voi tarkistaa verkkolaskuosoitteistosta.

🗒️ Yritys voi halutessaan käyttää eri operaattoreita laskujen lähettämiseen ja vastaanottamiseen. 

OVT-tunnus

OVT-tunnus on yleinen verkkolaskuosoitteen muoto, jota käytetään organisaatioiden tunnistamiseen. Se muodostetaan seuraavasti:

  • Suomen Verohallinnon tunnus: 0037
  • Yrityksen Y-tunnus ilman väliviivaa (8 merkkiä)
  • Mahdollinen organisaation sisäinen tarkenne (enintään 5 merkkiä)

Jos siis yrityksen y-tunnus on 1234567-8, on tällöin OVT-tunnus ilman tarkennetta muotoa 003712345678.

Verkkolaskuosoitteisto / Verkkolaskuosoite.fi

Verkkolaskuosoitteisto on julkinen ja keskitetty hakemisto, josta voi hakea suomalaisten yritysten ja organisaatioiden verkkolaskuosoitteita sekä operaattoritunnuksia. Hakuja voi tehdä y-tunnuksella, yrityksen nimellä tai verkkolaskuosoitteella osoitteessa https://verkkolaskuosoite.fi/.

Sähköisen laskuttamisen aloittaminen

Sähköisen laskutuksen aloittaminen on helppoa. Maventalla verkkolaskutuksen aloitus tapahtuu seuraavasti:

  1. Yritys rekisteröityy Maventaan.
  2. Maventa-tili yhdistetään sopivaan, XML-muotoisen aineiston käsittelyyn kykenevään taloushallinto-ohjelmaan.

💡  Mikäli yrityksellä ei vielä ole käytössään taloushallinto-ohjelmaa, löytyy valmiin Maventa-integraation sisältäviä ohjelmistoja Integraatiot-sivultamme.

Sähköisen laskuttamisen turvallisuus

Sähköinen laskutus on erittäin turvallinen tapa hoitaa yrityksen rahaliikennettä ja laskuarkistointia. Se suojaa laskuja hukkumiselta, minimoi näppäilyvirheet ja varmistaa, että tiedot säilyvät tallessa sähköisessä arkistossa.

Maventan palvelussa tietosi säilyvät pilvipalvelussa turvallisesti ja pysyvät aina yrityksesi omistuksessa, vaikka yrityksen muut prosessit tai ohjelmistot matkan varrella muuttuisivat.

Tekninen suojaus ja tiedonsiirto

Maventan verkkolaskut välitetään aina suojatun ja salatun yhteyden kautta:

  • Taloushallinto-ohjelma (ERP) ↔ Maventa: HTTPS-yhteys
  • Maventa ↔ Toinen operaattori: HTTPS- tai SFTP-yhteys

Laskutusreitit

Jos asiakkaasi ei voi vastaanottaa verkkolaskuja, Maventa etsii automaattisesti yritykselle edullisimman lähetysreitin annettujen tietojen perusteella. Tarkempia tietoja toimitustavan määrityksestä löytyy täältä.