Tulostuspalvelun käyttö ja laskujen lähettäminen Maventassa

• Tulostuspalvelun aktivointi ja asetukset
• Tulostuspalvelun kautta lähetetyn laskun ulkoasu
  • Laskuaineiston tekniset vaatimukset
  • Liitetiedostojen lähettäminen
• Tulostuspalvelun reititys
  
  • Laskun pakottaminen tulostuspalveluun
  • Kuluttajalaskujen automaattinen ohjaus OmaPosti-palveluun (Suomi)
• Virhetilanteet: "Tulostuspalvelu ei ole käytössä"

Maventa-palvelun kautta myyntilaskuja on mahdollista lähettää paperisina kirjelähetyksinä hyödyntämällä integroitua tulostuspalvelua. Laskut tulostetaan aina kaksipuoleisina, mikäli aineisto sisältää useamman kuin yhden sivun. Järjestelmä toimittaa laskut tulostukseen yön aikana, ja ne siirtyvät postin jakeluun seuraavana arkipäivänä.

Tulostuspalvelun aktivointi ja asetukset

Yrityksen tulostuspalvelun asetusten muokkaus aloitetaan kirjautumalla palveluun ja siirtymällä tilin asetuksien Tulostuspalvelu-osioon. Yritystilin pääkäyttäjä voi tarkistaa tai muokata yrityksen tulostuspalvelun asetuksia sekä aktivoida tai deaktivoida kyseisen lähetyskanavan.

Tarkemmat vaiheittaiset ohjeet palvelun aktivointiin tai sulkuun, kirjeluokan ja värityksen valintaan sekä muihin asetuksiin löytyvät ohjeesta: Laskuasetukset - Tulostuspalvelu. Tässä artikkelissa keskitytään laskuaineiston teknisiin vaatimuksiin, laskujen pakottamiseen tulostukseen sekä virhetilanteiden hallintaan.

Tulostuspalvelun kautta lähetetyn laskun ulkoasu

Tulostuspalvelun kautta lähetetyt laskut tulostuvat oletuksena Maventan generoimalle vakiomuotoiselle laskukuvalle. Tämä laskukuva on optimoitu tehokasta käsittelyä varten, se täyttää kaikki tekniset vaatimukset ja sen asettelu on suunniteltu sopimaan kunkin maan tulostuspalvelun käyttämiin ikkunallisiin kirjekuoriin. Maakohtaiset esimerkit Maventan generoimista laskukuvista löytyvät Maventan dokumentaatiosta täältä: Country specific rules and settings.

Vaihtoehtoisesti tulostuksessa on mahdollista käyttää yrityksen omaa PDF-laskukuvaa. Oman laskukuvan käyttö voidaan määrittää yritystason yleisasetukseksi joko käyttöliittymästä tai rajapinnan kautta. Laskukohtainen oman laskukuvan käyttö on kuitenkin mahdollista ainoastaan API-rajapintaa hyödyntäen, eikä tätä valintaa voi määrittää Maventan käyttöliittymän asetuksista.

Omaa laskukuvaa käytettäessä järjestelmä lisää kirjeen alkuun automaattisesti erillisen osoitesivun, jotta vastaanottajan osoitetiedot kohdistuvat kirjekuoren ikkunaan oikein. Kansisivusta veloitetaan erillinen lisäsivun hinta.

Laskut tulostetaan aina kaksipuoleisina, mikäli aineisto sisältää useamman kuin yhden sivun. Jos tulostuksessa käytetään omaa laskukuvaa, on varmistettava, että aineisto täyttää palvelulle asetetut tekniset vaatimukset.

Laskuaineiston tekniset vaatimukset

Tulostuksen onnistumiseksi kaikkien lähetettävien tiedostojen on oltava PDF-muodossa. Tiedostot eivät saa sisältää dynaamisia komponentteja, ja kaikkien fonttien, kuvien sekä muiden elementtien on oltava upotettuina tiedostoon. Aineiston tarkemmat vaatimukset ovat:

• Sivukoko: PDF-sivun koon on oltava standardi A4 (210 x 297 millimetriä).
• Marginaalit: Ylä- ja oikea marginaali on jätettävä tyhjiksi.
• Taustat ja läpinäkyvyys: Laskukuvissa tai liitteissä ei saa käyttää mustaa tai tummaa taustaa, eikä tiedostoissa saa olla läpinäkyvyyttä (no transparencies).
• Salaukset ja suojausrajoitukset: PDF-liitetiedostot on toimitettava ilman salausta tai minkäänlaisia suojausrajoituksia. Tulostuspalvelu ei pysty käsittelemään salasanalla suojattuja tiedostoja tai tiedostoja, joiden käyttöoikeuksia on rajoitettu (esimerkiksi tulostamisen tai sisällön kopioinnin estämiseksi).
• Fontit ja teksti: Kaikkien fonttien on oltava upotettuina (osajoukko tai täydellinen), ja teksti tulee tallentaa tekstimuodossa (ei bittikarttana).
• Kuvat ja resoluutio: Kuvien suositeltu tarkkuus on 250–300 dpi. Korkeampi resoluutio ei paranna laatua merkittävästi, mutta matalampi resoluutio heikentää tulostusjälkeä. Grafiikan, kuten logojen ja kaavioiden, on oltava hyvälaatuisia.
• Tiedostokoko: Suositeltu enimmäiskoko sivua kohden on 1024 kt (mitä pienempi tiedosto on, sitä parempi).
• Väriasetukset mustavalkotulostuksessa: Aineiston tulee olla 2-väristä (puhtaasti vain mustaa ja valkoista), eikä harmaasävyjä tueta.
• Väriasetukset väritulostuksessa: Mustan tekstin on oltava pelkkää mustaa (ei 4-väristä CMYK-mustaa), ja kaikkien muiden värien on oltava CMYK-värejä.

Liitetiedostojen lähettäminen

Liitetiedostojen lähettämistä koskevat seuraavat järjestelmärajoitukset:

• Laskun mukana voi olla enintään 3 erillistä liitetiedostoa (yhteensä enintään 4 tiedostoa sisältäen laskun kuvan)
• PDF-liitetiedoston sallittu koko on enintään 50 MB
• Tulostettavan aineiston kokonaissivumäärä voi olla enintään 110 sivua

Mikäli jokin näistä ehdoista ei täyty, yhtäkään liitettä ei tulosteta. Tällöin ainoastaan laskun kuva lähetetään, ja lähettäjälle toimitetaan asiasta sähköposti-ilmoitus.

Tulostuspalvelun reititys

Lasku voidaan ohjata tulostuspalvelun reitille joko automaattisen reitityksen kautta tai pakottamalla se postitettavaksi. Lisätietoa reitityksestä löytyy Maventan dokumentaatiosta täältä: Printing.

Laskun pakottaminen tulostuspalveluun

Varmistettaessa laskun lähettäminen nimenomaan postitse tulostuspalvelun kautta, käytetään verkkolaskuosoitteen sijasta avainsanaa PRINT.

API-rajapinnan kautta laskun voi ohjata tulostuspalveluun käyttämällä POST /v1/invoices -menetelmää. Kun metatiedoissa määritellään muut lähetystavat pois käytöstä, tulostuspalvelun reitti aktivoituu automaattisesti. Metatiedoissa annettu reititystieto ohittaa XML-aineistossa olevan osoitteen.

Lisätietoa laskun pakotetusta reitityksestä tulostuspalvelun kautta löytyy Maventan dokumentaatiosta täällä: Forced print route.

Kuluttajalaskujen automaattinen ohjaus OmaPosti-palveluun (Suomi)

Suomessa kuluttajille (B2C) suunnatuissa laskuissa käytetään automaattista tarkistusta OmaPosti-palvelun kautta. OmaPosti on sovellus, jonka avulla kuluttajat voivat vastaanottaa kirjeensä sähköisesti paperitulosteen sijaan. 

Kun kuluttajalasku ohjautuu tulostuspalveluun, Maventan tulostuspalveluntarjoaja tekee automaattisen haun OmaPostin kuluttajarekisteristä. Mikäli vastaanottajalla on aktiivinen OmaPosti-tili eikä hän ole estänyt digitaalisten kirjeiden vastaanottoa kyseiseltä lähettäjältä, lasku ohjataan sähköisesti suoraan kuluttajan OmaPosti-tilille paperille tulostamisen ja postituksen sijaan.

Lisätietoa kuluttajalaskujen reitityksestä OmaPostin kautta löytyy Maventan dokumentaatiosta täällä: Printing (Finland) - OmaPosti. 

Virhetilanteet: "Tulostuspalvelu ei ole käytössä"

Mikäli laskun lähettäminen epäonnistuu ja järjestelmä palauttaa virheilmoituksen: ”Laskua ei voitu lähettää tulostuspalveluun. Tulostuspalvelu ei ole käytössä”, virhe johtuu joko puuttuvasta palvelun aktivoinnista tai puutteellisista osoitetiedoista lähetetyllä XML-laskuaineistolla.

Tulostuspalvelun kautta lähtevässä laskuaineistossa on aina oltava vähintään seuraavat vastaanottajan tiedot:

1. Osoite
2. Postinumero
3. Postitoimipaikka
4. Maakoodi

Yhdenkin edellä mainitun tiedon puuttuminen estää laskun välittämisen tulostuspalveluun. Jos tulostuspalvelu on aktivoitu yritystilin asetuksista erillisen aktivointiohjeen mukaisesti, on virhetilanteessa syytä tarkistaa laskuaineiston osoitetietojen oikeellisuus ja kattavuus.