Tulostuspalvelun käyttö ja laskujen lähettäminen Maventassa

• Tulostuspalvelun aktivointi ja asetusten hallinta
• Tulostuspalvelun kautta lähetettävän laskun kuva ja ulkoasu
• Laskuaineiston tekniset vaatimukset
• Liitteiden lähettäminen
• Väritulostus ja kirjeluokka
• Laskujen reititys ja lähettäminen tulostuspalvelun kautta
  • Automaattinen reititys
  • Lähettäminen API:n kautta
    • Tulostuksen pakottaminen PRINT-avainsanalla
  • Laskun uudelleenreititys tulostuspalveluun
• Maakohtaiset säännöt
  • Suomi
    • Kuluttajalaskujen automaattinen reititys OmaPosti-palveluun
  • Ruotsi
  • Norja
  • Tanska
  • Alankomaat
  • Saksa
  • Muut maat
• Toimituksen seuranta ja virhetilanteiden käsittely
  • Virhetilanteet: "Tulostuspalvelu ei ole käytössä"
  • Perille toimittamattomat kirjeet

---

Maventa-palvelun kautta laskuja voidaan lähettää paperipostina hyödyntämällä integroitua tulostuspalvelua. Laskut tulostetaan aina kaksipuolisina, jos aineistossa on useampi kuin yksi sivu. Järjestelmä toimittaa laskut tulostettaviksi yön aikana, ja ne siirtyvät postinjakeluun seuraavana arkipäivänä.

Tulostustuotantoa ei ole viikonloppuisin eikä yleisinä vapaapäivinä. Toimitusajat ja kirjeluokat vaihtelevat maittain. Lisätietoja on osiossa Maakohtaiset säännöt.

Tulostuspalvelun aktivointi ja asetusten hallinta

Tulostuspalvelu ei ole oletuksena aktiivisena, vaan Se on aktivoitava erikseen jokaiselle yritystilille.

📖 Maventan dokumentaatio: Printing

Yrityksen tulostuspalveluasetuksia voidaan muokata API:n kautta tai kirjautumalla Maventa-palveluun ja siirtymällä tiliasetusten Tulostuspalvelu-osioon. Yritystilin pääkäyttäjä voi tarkistaa tai muokata yrityksen tulostuspalveluasetuksia sekä ottaa lähetyskanavan käyttöön tai poistaa sen käytöstä käyttöliittymässä tai API:n kautta.

Tarkemmat vaiheittaiset ohjeet palvelun aktivoimiseen tai sulkemiseen, kirjeluokan ja väritulostuksen valintaan sekä muihin asetuksiin löytyvät täältä: Laskuasetukset - Tulostuspalvelu. Tämä artikkeli keskittyy laskuaineiston teknisiin vaatimuksiin, laskujen pakottamiseen tulostukseen sekä virhetilanteiden hallintaan.

Tulostuspalvelun kautta lähetettävän laskun kuva ja ulkoasu

Tulostuspalvelun kautta lähetettävät laskut tulostetaan oletuksena Maventan luomalle vakiomuotoiselle laskun kuvalle. Tämä laskun kuva on optimoitu tehokasta käsittelyä varten, se täyttää kaikki tekniset vaatimukset, ja sen asettelu on suunniteltu sopimaan kunkin maan tulostuspalvelun käyttämiin ikkunakirjekuoriin.

Maakohtaiset esimerkit Maventan luomista laskun kuvista löytyvät Maventan dokumentaatiosta: Country specific rules and settings.

Vaihtoehtoisesti tulostukseen voidaan käyttää yrityksen omaa PDF-muotoista laskun kuvaa. Oman laskun kuvan käyttö voidaan määrittää yritystason yleisasetuksena joko Maventan käyttöliittymässä tai API:n kautta. Oman laskun kuvan käyttö laskukohtaisesti on kuitenkin mahdollista vain API:n avulla, eikä tätä valintaa voi määrittää Maventan käyttöliittymän asetuksissa.

API:n kautta: oma laskun kuva valitaan yksittäiselle laskulle POST /v1/invoices -metodilla ja print_settings[print_own_image]-parametrilla. Tämä ohittaa yritystason asetuksen.

Kun käytössä on oma laskun kuva, järjestelmä lisää kirjeen alkuun automaattisesti erillisen osoitesivun, jotta vastaanottajan osoitetiedot osuvat oikein kirjekuoren ikkunaan. Kansisivusta veloitetaan erillinen lisäsivumaksu.

Kansisivu toimii joissakin maissa eri tavalla. Suomessa kansisivu voidaan jättää pois, ja Alankomaissa se on maksuton. Lisätietoja on osiossa Maakohtaiset säännöt.

Laskut tulostetaan aina kaksipuolisina, jos aineistossa on useampi kuin yksi sivu. Jos tulostuksessa käytetään omaa laskun kuvaa, on varmistettava, että aineisto täyttää palvelulle asetetut tekniset vaatimukset.

Laskuaineiston tekniset vaatimukset

Jotta tulostus onnistuu, kaikkien lähetettävien tiedostojen on oltava PDF-muodossa. Tiedostot eivät saa sisältää dynaamisia osia, ja kaikkien fonttien, kuvien ja muiden elementtien on oltava upotettuina tiedostoon. Aineistoa koskevat tarkat vaatimukset ovat:

• Sivukoko: PDF-sivun koon on oltava vakiokokoinen A4 (210 x 297 millimetriä)
• Marginaalit: Ylä- ja oikean marginaalin on oltava tyhjiä
• Taustat ja läpinäkyvyys: Laskun kuvissa tai liitteissä ei saa käyttää mustaa tai tummaa taustaa, eivätkä tiedostot saa sisältää läpinäkyvyyttä
• Salaukset ja suojausrajoitukset: PDF-liitetiedostot on toimitettava ilman salausta tai minkäänlaisia suojausrajoituksia. Tulostuspalvelu ei pysty käsittelemään salasanalla suojattuja tiedostoja tai tiedostoja, joiden käyttöoikeuksia on rajoitettu (esimerkiksi tulostamisen tai sisällön kopioinnin estämiseksi)
• Fontit ja teksti: Kaikkien fonttien on oltava upotettuina (osajoukkona tai kokonaan), ja teksti tulee tallentaa tekstimuodossa (ei bittikarttana)
• Kuvat ja resoluutio: Kuvien suositeltu resoluutio on 250–300 dpi. Suurempi resoluutio ei merkittävästi paranna laatua, mutta pienempi resoluutio heikentää tulostuslaatua. Grafiikan, kuten logojen ja kaavioiden, on oltava hyvälaatuista
• Tiedostokoko: Suositeltu enimmäiskoko sivua kohden on 1024 kt (mitä pienempi tiedosto, sitä parempi)
• Väriasetukset mustavalkotulostuksessa: Aineiston on oltava kaksivärinen (pelkästään mustavalkoinen), eikä harmaasävyjä tueta
• Väriasetukset väritulostuksessa: Mustan tekstin on oltava puhdasta mustaa (ei neliväristä CMYK-mustaa), ja kaikkien muiden värien on oltava CMYK-värejä

Ennen kuin oma laskun kuva otetaan tuotantokäyttöön, PDF-tiedostot on suositeltavaa testata kaikilla fontti- ja kuvavaihtoehdoilla. Lisätietoja: Printing - Technical restrictions of the PDF.

Liitteiden lähettäminen

Liitteet tulostetaan vain, jos liitteiden tulostus on sallittu yrityksen tulostuspalveluasetuksissa. Oletuksena liitteiden tulostus on pois käytöstä suomalaisilla yrityksillä ja käytössä kaikkien muiden maiden yrityksillä. Jokainen tulostettu liitesivu veloitetaan lisäsivuna.

Liitteiden lähettämiseen sovelletaan seuraavia järjestelmärajoituksia:

• Laskun mukana voi olla enintään 3 erillistä liitetiedostoa (yhteensä enintään 4 tiedostoa laskun kuva mukaan lukien)
• PDF-liitetiedoston sallittu enimmäiskoko on 50 Mt
• Tulostettavan aineiston kokonaissivumäärä voi olla enintään 110 sivua

Jos jokin näistä ehdoista ei täyty, yhtäkään liitettä ei tulosteta. Tällöin lähetetään vain laskun kuva, ja lähettäjä saa asiasta ilmoituksen sähköpostitse.

Lisätietoja on Maventan dokumentaatiossa: Attachment handling.

Väritulostus ja kirjeluokka

Väritulostus ja kirjeluokka valitaan koko yritykselle tulostuspalveluasetuksissa. API:n kautta molemmat voidaan valita myös yksittäiselle laskulle sen lähetyksen yhteydessä, jolloin valinta ohittaa yritystason asetuksen.

• Väritulostus: laskut tulostetaan oletuksena mustavalkoisina. Kun väritulostus on käytössä, laskun jokainen sivu veloitetaan värisivuna riippumatta siitä, kuinka monella sivulla on todellisuudessa värejä. Yksittäiselle laskulle väritulostus valitaan POST /v1/invoices -metodin print_settings[color]-parametrilla. Alankomaissa kaikki laskut tulostetaan värillisinä.
• Kirjeluokka: kirjeluokka voidaan valita Suomessa ja Ruotsissa. Muissa maissa se on kiinteä. Ulkomaille lähtevät kirjeet lähetetään aina Priority-luokassa. Yksittäiselle laskulle kirjeluokka valitaan POST /v1/invoices -metodin print_settings[letter_class]-parametrilla. Arvo PRIORITY tai ECONOMY on kirjainkokoriippuvainen.

Laskujen reititys ja lähettäminen tulostuspalvelun kautta

Lasku voidaan ohjata tulostuspalvelureitille joko automaattisen reitityksen avulla tai pakottamalla se lähetettäväksi postitse. Lisätietoja reitityksestä löytyy Maventan dokumentaatiosta: Printing.

Automaattinen reititys

Tulostuspalvelu on viimeinen varavaihtoehto silloin, kun laskua ei voida toimittaa verkkolaskuna tai sähköpostitse. Maventa kokeilee lähetyskanavia seuraavassa järjestyksessä: verkkolasku, sähköposti, tulostuspalvelu.

Tulostuspalvelun kautta toimittaminen edellyttää, että tulostuspalvelu on aktivoitu yritystilillä ja että vastaanottajan täydelliset postiosoitetiedot ovat laskun XML-aineistossa. Laskun kuvan on myös täytettävä tulostuspalvelun tekniset vaatimukset.

Lähettäminen API:n kautta

Laskut lähetetään POST /v1/invoices -metodilla. Tulostuspalvelun kautta toimittaminen pakotetaan poistamalla verkkolasku- ja sähköpostireitit käytöstä samassa pyynnössä disabled_routes-parametrilla.

Maventa lähettää tällöin laskun vain tulostuspalvelun kautta. Pyynnössä annetut vastaanottajatiedot ohittavat laskun XML-aineistossa olevat tiedot. Yksittäisen laskun tulostusasetukset, kuten väritulostus, kirjeluokka ja oman laskun kuvan käyttö, voidaan antaa samassa pyynnössä.

Lisätietoja on Maventan dokumentaatiossa: Controlling delivery routes.

Tulostuksen pakottaminen PRINT-avainsanalla

Finvoice- ja TEAPPS-muodoissa lasku voidaan pakottaa tulostuspalveluun käyttämällä laskun XML-aineistossa verkkolaskuosoitteen paikalla avainsanaa PRINT. Kunkin muodon tarkka XML-rakenne on esitetty Maventan dokumentaatiossa: Forced print route.

Laskun uudelleenreititys tulostuspalveluun

Jos laskua ei voitu toimittaa esimerkiksi virheellisen verkkolasku- tai sähköpostiosoitteen vuoksi, se voidaan lähettää uudelleen tulostuspalvelun kautta PUT /v1/invoices/{id}/reroute/print -metodilla. Jos laskun sisällössä itsessään on virheitä, lasku on korjattava ja lähetettävä uutena laskuna.

Lisätietoja on Maventan dokumentaatiossa: When the invoice fails.

Maakohtaiset säännöt

Tulostuspalvelu toimii jokaisessa maassa hieman eri tavalla. Erot koskevat tuotantolaitosta, kirjekuorikokoja, kirjeluokkia, toimitusaikatauluja ja lisäpalveluita. Sovellettavat säännöt määräytyvät lähettäjän yritystilin maan mukaan. Lisätietoja on Maventan dokumentaatiossa: Country specific rules and settings.

Yhdelle arkille mahtuu kaksi tulostettua sivua. Jos käytössä on oma laskun kuva, Maventan lisäämä kansisivu lasketaan yhdeksi sivuksi.

🇫🇮 Suomi

• Kansisivu: suomalaiset yritykset voivat jättää kansisivun pois, kun ne käyttävät omaa laskun kuvaa. Lähettäjä vastaa tällöin siitä, että laskun kuva noudattaa Postin asettelusääntöjä, mukaan lukien vastaanottajan osoitteen sijainti kirjekuoren ikkunassa. Maventan asiakastuki ottaa tämän vaihtoehdon käyttöön tarkistettuaan asettelun.
• Kirjeluokka: kotimaiset kirjeet voidaan lähettää Economy- (oletus) tai Priority-luokassa. Käytännössä alueellinen jakeluaikataulu vaikuttaa toimitusaikaan usein enemmän kuin kirjeluokka.
• Verkkolaskutuksen ohjesivu: tulostettuihin laskuihin voidaan lisätä maksuton sivu, joka opastaa vastaanottajaa ottamaan laskut vastaan sähköisesti. Asetus on kuvattu täällä: Laskuasetukset - Tulostuspalvelu.

Lisätietoja on Maventan dokumentaatiossa: Printing (Finland).

Kuluttajalaskujen automaattinen reititys OmaPosti-palveluun (Suomi)

Suomessa kuluttajille (B2C) osoitetuille laskuille tehdään automaattinen tarkistus OmaPosti-palvelun kautta. OmaPosti on sovellus, jonka avulla kuluttajat voivat vastaanottaa postinsa sähköisesti paperitulosteen sijaan. Jos vastaanottajalla on aktiivinen OmaPosti-tili eikä hän ole estänyt sähköisiä kirjeitä kyseiseltä lähettäjältä, lasku toimitetaan OmaPostiin sen sijaan, että se tulostettaisiin ja postitettaisiin.

15.10.2026 alkaen Maventalla on oma suora yhteys OmaPostiin tulostuspalveluntarjoajan tekemän tarkistuksen rinnalla. Suoran yhteyden kautta tehdyt toimitukset näkyvät laskulla, ja ne veloitetaan sähköisinä toimituksina, jotka ovat edullisempia kuin tulostetut kirjeet. Tulostuspalveluntarjoajan tekemä tarkistus poistuu käytöstä 1.3.2027. API:n kautta OmaPosti-toimitus voidaan sallia tai estää yksittäiseltä laskulta.

Lisätietoja on Maventan dokumentaatiossa: Printing (Finland) - OmaPosti ja Kivra moves to OmaPosti.

🇸🇪 Ruotsi

• Kirjeluokka: Economy (B-post) tai Priority (A-post). Toimitusajat on lueteltu PostNordin verkkosivuilla: Delivery times for domestic letters.
• Asettelusäännöt: tulostuspalveluntarjoajan asettelusäännöt on linkitetty Maventan dokumentaatiossa. Niiden noudattaminen ei ole pakollista, kun käytössä on oma laskun kuva, koska kansisivu sijoittaa osoitteen oikein.

Lisätietoja on Maventan dokumentaatiossa: Printing (Sweden).

🇳🇴 Norja

• Kirjeluokka: Priority.
• Palautuspostin automaattinen käsittely: kirjeitä, joita ei voida toimittaa perille esimerkiksi vanhentuneen tai virheellisen osoitteen vuoksi, ei palauteta lähettäjälle. Ne ohjataan erilliseen palautusosoitteeseen, jonka Maventa tulostaa kirjeisiin lähettäjän osoitteeksi.
  Palautusosoitteessa lähettäjän tiedot kirjataan, kirje tuhotaan turvallisesti ja epäonnistuneesta toimituksesta ilmoitetaan Maventalle. Lasku merkitään tämän jälkeen toimitusvirheelliseksi, jotta lähettäjä voi päivittää asiakkaan tiedot ja lähettää laskun uudelleen. Ominaisuus on maksullinen.

Lisätietoja on Maventan dokumentaatiossa: Printing (Norway).

🇩🇰 Tanska

Tanskassa ei ole paikallista tulostustuotantoa. Tanskalaisten yritysten laskut tulostetaan ja postitetaan Norjasta, ja niihin sovelletaan Norjan sääntöjä ja hintoja. Esimerkiksi Norjassa tulostettu ja Tanskaan lähetetty lasku veloitetaan EU-tulostushinnaston mukaisesti. Kirjeluokka on Priority.

Lisätietoja on Maventan dokumentaatiossa: Printing (Denmark).

🇳🇱 Alankomaat

• Laskun kuva: oletuksena käytetään yrityksen omaa laskun kuvaa. Vastaanottajan osoitteen sisältävä kansisivu lisätään automaattisesti maksutta. Jos laskulla ei ole laskun kuvaa, Maventa luo sen.
• Väritulostus: kaikki laskut tulostetaan värillisinä, eikä väritulostusasetuksella ole vaikutusta.
• Toimitusaikataulu: laskut, jotka saapuvat Maventaan arkipäivänä ennen klo 24.00, tulostetaan ja luovutetaan postinjakeluun samana päivänä. Kirjeluokka on Priority.

Lisätietoja on Maventan dokumentaatiossa: Printing (Netherlands).

🇩🇪 Saksa

Saksaan on suunnitteilla paikallinen tulostustuotanto. Siihen asti saksalaisten yritysten laskut tulostetaan Suomessa. Laskut lähetetään Economy-kirjeinä, ja toimitus kestää yleensä 2–3 arkipäivää.

Lisätietoja on Maventan dokumentaatiossa: Printing (Germany).

🌍 Muut maat

Maat, joilla ei ole omaa tulostustuotantoa, kuten Viro, Belgia, Islanti ja Puola, palvellaan Suomesta, ja niihin sovelletaan Suomen sääntöjä. Esimerkiksi virolaisen yrityksen toiselle virolaiselle yritykselle lähettämä lasku tulostetaan ja postitetaan Suomesta.

Lisätietoja on Maventan dokumentaatiossa: Printing (Other countries).

Toimituksen seuranta ja virhetilanteiden käsittely

Tulostettuja laskuja seurataan API:n kautta samoilla webhookeilla ja tilakyselyillä kuin kaikkia muitakin lähetyskanavia. Laskun tapahtumista näkyy, milloin lasku on lähetetty tulostukseen, sekä käytetty postiosoite ja kirjeluokka. Toimitettu-tila tarkoittaa, että lasku on luovutettu tulostuspalveluun. Se ei vahvista, että kirje on saapunut vastaanottajalle.

Lisätietoja on Maventan dokumentaatiossa: Checking how an invoice was delivered.

Maventan testiympäristössä tulostustoimitukset ovat vain simuloituja: laskut merkitään lähetetyiksi, mutta mitään ei tulosteta eikä postiteta.

Virhetilanteet: "Tulostuspalvelu ei ole käytössä"

Jos laskun lähetys epäonnistuu ja järjestelmä palauttaa virheilmoituksen "Tulostuspalvelu ei ole käytössä ja ainoa löydetty reitti oli tulostuspalvelun kautta", virhe johtuu joko puuttuvasta palvelun aktivoinnista tai lähetetyn XML-laskun puutteellisista osoitetiedoista.

Tulostuspalvelun kautta lähetettävässä laskuaineistossa on aina oltava vähintään seuraavat vastaanottajan tiedot:

• Postiosoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka
• Maakoodi

Yhdenkin edellä mainitun tiedon puuttuminen estää laskun lähettämisen tulostuspalveluun. Jos tulostuspalvelu on aktivoitu yritystilin asetuksissa erillisten aktivointiohjeiden mukaisesti, virhetilanteessa on tarkistettava laskuaineiston vastaanottajan osoitetietojen oikeellisuus ja täydellisyys.

Perille toimittamattomat kirjeet

Jos kirjettä ei voida toimittaa perille vanhentuneen tai virheellisen osoitteen vuoksi, se palautetaan lähettäjän osoitteeseen. Lähettäjän osoite näkyy aina Maventan luomassa laskun kuvassa ja kansisivulla, ja se otetaan laskun tiedoista.

Norja on poikkeus. Lisätietoja on osiossa Maakohtaiset säännöt.