Sähköpostilaskujen lähettäminen

• Sähköpostilaskutuksen aktivointi ja lähetystavat
• Sähköpostilaskun reititys
  • Laskun pakottaminen vastaanottajan sähköpostiin
  • Lähettäjän sähköpostiosoite ja vastausosoite
• Sähköpostitse lähetetyn laskun ulkoasu
  
  • Laskun tarkastelu ja lataaminen Maventan esilläpitopalvelussa

Sähköpostilaskutuksen aktivointi ja lähetystavat

Yrityksen sähköpostilaskujen asetusten muokkaus aloitetaan kirjautumalla palveluun ja siirtymällä tilin asetuksien Sähköposti -osioon. Yritystilin pääkäyttäjä voi tarkistaa tai muokata yrityksen sähköpostilaskutus asetuksia tai aktivoida sekä deaktivoida kyseisen lähetyskanavan.

Tarkemmat ohjeet sähköpostiasetuksien päivitykseen ja lisätiedot sähköpostilaskujen lähetystavoista löytyvät täältä: Laskuasetukset - Sähköposti.

Sähköpostilaskun reititys

Lasku voidaan ohjata sähköpostireitille joko automaattisen reitityksen kautta tai "pakottamalla" se tiettyyn osoitteeseen. Lisätietoa reitityksestä löytyy Maventan dokumentaatiosta täällä: Email invoicing.

Laskun pakottaminen vastaanottajan sähköpostiin

Jos haluat varmistaa, että lasku lähtee nimenomaan sähköpostitse, käytä verkkolaskuosoitteen sijasta avainsanaa EMAIL

API-rajapinnan kautta laskun voi ohjata sähköpostitse käyttämällä POST /v1/invoices -menetelmää. Kun metatiedoissa määritellään muut lähetystavat pois käytöstä, sähköpostireitti aktivoituu automaattisesti. Metatiedoissa annettu sähköpostiosoite ohittaa XML-aineistossa olevan osoitteen.

Lisätietoa laskun pakotetusta reitityksestä sähköpostitse löytyy Maventan dokumentaatiosta täällä: Forced email route.

Lähettäjän sähköpostiosoite ja vastausosoite

Kaikki laskusähköpostit lähetetään osoitteesta noreply@mail.maventa.com. Tämä osoite on kiinteä, eikä sitä voi mukauttaa. Vastausosoite määräytyy seuraavassa järjestyksessä:

1. Yhteyshenkilön sähköpostiosoite, mikäli tämä on määritetty yrityksen asetuksissa kohdassa Laskuasetukset > Sähköposti-välilehti > Sähköpostissa näytettävät lisätiedot

2. API-käyttäjän sähköpostiosoite

3. Yrityksen sähköpostiosoite, joka on määritetty yrityksen asetuksissa kohdassa Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot

Sähköpostitse lähetetyn laskun ulkoasu

Sähköpostilasku on sähköpostitse toimitettu viesti, joka sisältää yrityksen Maventa-tilille määritettyjen asetusten mukaisesti joko pdf-liitteen tai linkin, jonka kautta vastaanottaja voi tarkastella laskua. Lisätiedot sähköpostiasetuksista ja sähköpostilaskujen lähetystavoista löytyvät täältä: Laskuasetukset - Sähköposti.

Sähköpostin kieli määräytyy laskun aineistossa määritetyn kieliasetuksen perusteella. Tällä hetkellä Maventa tukee seuraavia kieliä: FI, SE, EN, NO, DK ja NL. Lisätietoa sähköpostille määritetystä kielestä ja laskuaineistokohtaiset tekniset kuvaukset löytyvät Maventan dokumentaatiosta täällä: Language of the email.

Vastaanotettu lasku on tunnistettavissa lähettäjän tiedoista ja viestin rakenteesta. Viestit toimitetaan osoitteesta noreply@mail.maventa.com, ja sähköpostin otsikossa ilmoitetaan aina laskun numero sekä laskuttavan yrityksen nimi.

Viestin sisältöön on koottu laskun yksilöivät perustiedot, kuten laskunumero, laskuttaja, vastaanottaja ja eräpäivä. Lisäksi viestistä löytyvät laskuttajan nimeämän yhteyshenkilön yhteystiedot mahdollisia selvityksiä varten. Katso esimerkkikuva viestistä alla:

Laskun tarkastelu ja lataaminen Maventan esilläpitopalvelussa

Sähköpostilaskun vastaanottaja voi tarkastella laskua joko suoraan sähköpostin liitteenä olevasta pdf-tiedostosta tai erillisen esilläpitopalvelun kautta. Tämä riippuu valitusta sähköpostilaskun lähetystavasta. 

Mikäli viesti sisältää latauslinkin, laskun tietojen tarkastelu tai pdf-tiedoston lataaminen vaatii tunnistautumisen. Linkin klikkaamisen jälkeen avautuvaan näkymään syötetään sähköpostiviestissä mainittu erillinen salasana. Tämän tietoturvatoimenpiteen jälkeen laskun on tarkasteltavissa Maventan esilläpitopalvelussa ja vastaanottaja voi ladata laskun omalle laitteelle pdf-tiedostona.

Mikäli Maventaa käyttävän laskun toimittaja on valinnut lähetystavaksi Lähetä sähköpostilaskut Hyväksy/Hylkää -valinnalla, prosessi etenee vastaanottajan puolella seuraavasti:

1. Esikatselu: Vastaanottaja näkee ensin vain laskun olennaiset tiedot tietojen oikeellisuuden tarkistamista varten

2. Hyväksyntä: Kun lasku on hyväksytty, vastaanottaja pääsee käsiksi maksutietoihin ja voi ladata laskun pdf-muodossa

3. Hylkääminen: Jos laskussa on virhe, vastaanottaja voi hylätä sen ja lähettää laskuttajalle viestin korjauspyyntöineen