Laskujen lähettäminen sähköpostitse

• Sähköpostilaskutuksen käyttöönotto ja asetusten hallinta

• Lähetystavat

• Laskujen reititys ja lähettäminen sähköpostitse

  • Automaattinen reititys

  • Lähettäminen rajapinnan kautta

  • Sähköpostireitin pakottaminen EMAIL-avainsanalla

  • Laskun uudelleenreititys sähköpostiin

  • Toimituksen seuranta ja virhetilanteet

• Lähettäjän sähköpostiosoite ja vastausosoite

• Sähköpostilaskujen ulkoasu ja kieli

  • Laskujen tarkastelu ja lataaminen Maventan esilläpitopalvelussa

Sähköpostilaskutuksen käyttöönotto ja asetusten hallinta

Sähköpostilaskutus on oletuksena käytössä kaikilla yritystileillä. Sen voi poistaa käytöstä koko yritykseltä tai yksittäiseltä laskulta lähetyksen yhteydessä.

Rajapinnan kautta yrityksen sähköpostiasetukset haetaan GET /v1/company/settings -metodilla ja niitä muutetaan PATCH /v1/company/settings -metodilla.

📖 Maventan dokumentaatio: Email invoicing

Samat asetukset löytyvät Maventa-tilin asetusten Sähköposti-osiosta. Siellä yritystilin pääkäyttäjä voi tarkastella ja muokata asetuksia sekä ottaa lähetyskanavan käyttöön tai poistaa sen käytöstä. Tarkemmat ohjeet käyttöliittymän käyttöön löytyvät täältä: Laskuasetukset – Sähköposti.

Sähköpostiasetuksia ovat:

• Lähetystapa: miten lasku toimitetaan vastaanottajalle (katso Lähetystavat alla).

• Muistutukset: kuinka usein muistutus lähetetään laskuista, joita ei ole avattu, hyväksytty tai hylätty. Muistutuksia ei lähetetä laskuista, jotka on toimitettu liitteinä.

• Viesti ja yhteystiedot: vastaanottajalle näytettävä viesti sekä sähköpostissa näkyvä yhteyshenkilö. Uusi yhteyshenkilön sähköpostiosoite on vahvistettava ennen kuin se näkyy laskusähköposteissa.

• Otsikkokuva: sähköpostin yläosassa näkyvä kuva, joka auttaa vastaanottajaa tunnistamaan lähettäjän.

Lähetystavat

Lähetystapa määrittää, saako vastaanottaja laskun liitteenä vai linkin kautta Maventan katselupalvelusta. Vaihtoehtoja on neljä:

• Lataus­linkki (Lähetä sähköpostilaskut linkillä): sähköposti sisältää linkin ja tunnuskoodin. Vastaanottaja avaa laskun syöttämällä tunnuskoodin. Lähettäjä voi saada ilmoituksen, kun lasku on avattu.

• Liitteet (Lähetä liitteiden kanssa): laskun PDF ja sen liitteet liitetään sähköpostiin. Jos tiedostojen yhteiskoko ylittää 5 Mt, sähköposti sisältää liitteiden sijaan latauslinkin. Suomessa sähköpostin runkoon lisätään virtuaaliviivakoodi.

• Yhdistetty PDF-liite (Lähetä yhdistettyjen PDF-tiedostojen kanssa): kaikki PDF-tiedostot yhdistetään yhdeksi liitteeksi. Sama 5 Mt:n raja on voimassa. Tätä vaihtoehtoa ei voi käyttää digitaalisesti allekirjoitettujen PDF-laskujen kanssa.

• Laskun hyväksyntä tai hylkäys (Lähetä sähköpostilaskut Hyväksy/Hylkää -valinnalla): vastaanottajan on hyväksyttävä lasku ennen kuin maksutiedot tulevat näkyviin, ja lasku on myös mahdollista hylätä. Lähettäjä saa tästä ilmoituksen, ja laskun tila päivittyy Maventassa.

Latauslinkki- ja hyväksyntävaihtoehdoissa linkki on voimassa 90 päivää laskun eräpäivästä.

Lisätietoja Maventan dokumentaatiossa: Email sending settings.

Laskujen reititys ja lähettäminen sähköpostitse

Automaattinen reititys

Sähköposti on ensisijainen varakanava silloin, kun laskua ei voida toimittaa verkkolaskuna. Maventa kokeilee lähetyskanavia seuraavassa järjestyksessä: verkkolasku, sähköposti, tulostuspalvelu. Sähköpostitoimitusta varten vastaanottajan sähköpostiosoitteen on oltava lasku-XML:ssä tai lähetettävä laskun mukana rajapinnan kautta.

Lähettäminen rajapinnan kautta

Laskut lähetetään POST /v1/invoices -metodilla. Vastaanottajan sähköpostiosoite voidaan antaa pyynnössä, ja se ohittaa lasku-XML:ssä mahdollisesti olevan osoitteen. Sähköpostitoimitus pakotetaan poistamalla samassa pyynnössä verkkolasku- ja tulostusreitit käytöstä. Tällöin Maventa lähettää laskun ainoastaan sähköpostitse. Lisätietoja Maventan dokumentaatiossa: Sending an invoice via email.

Lasku-XML voidaan myös liittää sähköpostiin. Näin vastaanottaja voi tuoda laskun suoraan omaan järjestelmäänsä PDF-tiedoston käsittelyn sijaan. Kun XML-liitettä käytetään, lasku lähetetään ainoastaan sähköpostitse, eikä muita lähetyskanavia kokeilla, vaikka sähköpostin toimitus epäonnistuisi. Lisätietoja Maventan dokumentaatiossa: Invoice XML as email attachment.

Sähköpostireitin pakottaminen EMAIL-avainsanalla

S-EDI-, Finvoice- ja TEAPPS-formaateissa lasku voidaan pakottaa sähköpostiin käyttämällä lasku-XML:ssä verkkolaskuosoitteen sijaan avainsanaa EMAIL. Kunkin formaatin tarkka XML-rakenne on kuvattu Maventan dokumentaatiossa: Forced email route.

Laskun uudelleenreititys sähköpostiin

Jos laskua ei saatu toimitettua esimerkiksi virheellisen verkkolaskuosoitteen vuoksi, se voidaan lähettää uudelleen sähköpostitse PUT /v1/invoices/{id}/reroute/email -metodilla. Jos laskun sisällössä on virheitä, lasku on korjattava ja lähetettävä uutena laskuna. Lisätietoja Maventan dokumentaatiossa: When the invoice fails.

Toimituksen seuranta ja virhetilanteet

Sähköpostilaskujen toimitusta seurataan rajapinnan kautta samoilla webhookeilla ja tilakyselyillä kuin muidenkin lähetyskanavien laskuja, joten erillistä sähköpostiseurantaa ei tarvita. Toimitustiedoista näkyy, kun lasku on toimitettu sähköpostitse.

Se, kuinka pitkälle toimitus voidaan vahvistaa, riippuu lähetystavasta. Latauslinkki- ja hyväksyntävaihtoehdoissa Maventa vahvistaa toimituksen, kun vastaanottaja avaa laskun linkin kautta. Liitteinä lähetetyistä laskuista Maventa voi ilmoittaa ainoastaan, että sähköposti on lähetetty, mutta ei sitä, onko vastaanottaja avannut sen. Lisätietoja Maventan dokumentaatiossa: Tracking email delivery.

Jos sähköposti palautuu, koska osoitetta ei ole olemassa, lasku siirtyy virhetilaan ja virhe palautetaan rajapinnan kautta. Lähettäjä saa myös ilmoituksen sähköpostitse, ellei ilmoituksia ole poistettu käytöstä. Lisätietoja Maventan dokumentaatiossa: Error handling.

Maventan testiympäristössä sähköpostitoimitukset ovat simuloituja: laskut merkitään lähetetyiksi, mutta sähköpostia ei toimiteta. Todellisen sähköpostitoimituksen testaamista varten tulee olla yhteydessä Maventan asiakastukeen.

Lähettäjän sähköpostiosoite ja vastausosoite

Kaikki laskusähköpostit lähetetään osoitteesta noreply@mail.maventa.com. Osoite on kiinteä, eikä sitä voi muuttaa. Kun vastaanottaja vastaa viestiin, vastaus ohjautuu ensimmäiseen seuraavista osoitteista, joka on määritetty:

1. Yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Se asetetaan rajapinnan kautta tai kohdassa Laskuasetukset > Sähköposti-välilehti > Sähköpostissa näytettävät lisätiedot

2. API-käyttäjän sähköpostiosoite

3. Yrityksen sähköpostiosoite. Se asetetaan rajapinnan kautta tai kohdassa Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot

Sähköpostilaskujen ulkoasu ja kieli

Sähköpostilasku sisältää joko PDF-liitteen tai linkin, jonka kautta vastaanottaja voi tarkastella laskua, lähetystavasta riippuen.

Vastaanotetun laskun tunnistaa lähettäjästä ja viestin rakenteesta. Viestit lähetetään osoitteesta noreply@mail.maventa.com, ja aiherivillä on aina laskun numero ja laskuttavan yrityksen nimi. Viestin runko sisältää laskun keskeiset tiedot, kuten laskun numeron, lähettäjän, vastaanottajan ja eräpäivän. Lisäksi viestissä on lähettäjän nimeämän yhteyshenkilön yhteystiedot mahdollisia kysymyksiä varten. Esimerkki sähköpostista alla:

Jos lähettäjä on lisännyt otsikkokuvan, se näkyy sähköpostin yläosassa. Kuvan on oltava PNG-muodossa, ja suositeltu koko on 650–700 pikseliä leveä ja 90–200 pikseliä korkea.

Sähköpostin kieli määräytyy lasku-XML:n kieliasetuksen perusteella. Maventa tukee tällä hetkellä kieliä FI, SE, EN, NO, DK ja NL. Jos XML:ssä ei ole kieltä tai kieli ei ole tuettu, sähköposti lähetetään yleensä englanniksi. Kunkin XML-formaatin kielikenttä ja oletuskieli on lueteltu Maventan dokumentaatiossa: Language of the email.

Laskujen tarkastelu ja lataaminen Maventan esilläpitopalvelussa

Sähköpostilaskun vastaanottaja näkee laskun joko PDF-liitteenä tai erillisessä esilläpitopalvelussa. Tämä riippuu lähettäjän valitsemasta lähetystavasta.

Jos viesti sisältää latauslinkin, vastaanottajan on tunnistauduttava salasanalla ennen kuin laskua voi tarkastella tai PDF-tiedoston voi ladata. Salasana on sähköpostiviestissä. Linkin klikkaamisen jälkeen salasana syötetään avautuvaan näkymään. Tämän jälkeen laskua voi tarkastella Maventan esilläpitopalvelussa ja sen voi ladata PDF-tiedostona.

Jos lähettäjä on valinnut lähetystavaksi Lähetä sähköpostilaskut Hyväksy/Hylkää valinnalla, vastaanottajalle prosessi etenee seuraavasti:

1. Esikatselu: vastaanottaja näkee aluksi vain laskun keskeiset tiedot, jotta ne voidaan tarkistaa.

2. Hyväksyntä: kun lasku on hyväksytty, vastaanottaja näkee maksutiedot ja voi ladata laskun PDF-tiedostona.

3. Hylkäys: jos laskussa on virhe, vastaanottaja voi hylätä sen ja lähettää lähettäjälle korjauspyynnön.