Siirry sisältöön
Suomi
Kirjaudu asiakasportaaliin
  • Ehdotuksia ei ole, koska hakukenttä on tyhjä.

Laskutyökalut

Tämä tukiartikkeli opastaa Maventa-tilin laskutyökalujen käytössä. Artikkelissa käydään läpi ohjeet laskujen manuaaliseen lataamiseen ja hakujen rajaamiseen eri tiedostomuodoissa, kuten XML-, CSV- ja PDF-muodoissa. Lisäksi siinä neuvotaan, miten XML-muotoisen laskuaineiston oikeellisuus testataan ja miten valmiit laskuaineistot lähetetään eteenpäin suoraan Maventan käyttöliittymästä ottaen huomioon liitetiedostoja koskevat rajoitukset. Ohjeissa opastetaan myös, miten laskuille voi tehdä poistopyyntöjä laskujen yksilöllisten ID-tunnisteiden avulla ja miten poistoprosessin aikataulutus toimii.

On hyvä huomioida, että Maventa toimii ainoastaan laskuvälityspalveluna, eikä palvelussa itsessään pysty luomaan laskuja. Maventan laskuvälityspalvelun käyttöönotto edellyttää, että käytössä on laskutusohjelma, jonka avulla pystyy luomaan xml-laskuaineistoa jossain Maventan hyväksymistä laskuformaateista.

Laskujen vienti Maventa-tililtä

Yritystilin käyttäjät voivat ladata yksittäisiä tai useampia myynti- sekä ostolaskuja haluamassaan muodossa. Tuettuihin tiedostomuotoihin kuuluvat mm. Maventan tukemat XML-formaatit, CSV ja PDF.

💡 Maventa-tili on suositeltavaa yhdistää suoraan käytössä olevaan taloushallinto-ohjelmistoon. Kun laskujen ensisijainen käsittely ja arkistointi tapahtuvat ohjelmiston kautta, manuaalisia tiedostolautauksia ei ole tarpeen suorittaa erikseen Maventan käyttöliittymästä.

Mikäli laskuja on tarpeen ladata yrityksen Maventa-tililtä manuaalisesti, noudata näitä ohjeita ladataksesi tililtä lähetettyjä myyntilaskuja tai tilille saapuneita ostolaskuja:

  1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Laskutyökalut > Vie laskuja

  2. Näkymässä voidaan määrittää hakuehdot ladattaville laskuille. Mikäli ehtoja ei määritetä, hakutulos näyttää kaikki yritystilin myynti- ja ostolaskut

    Hakua voi rajata seuraavilla tavoilla:

    1. Vapaamuotoinen rajaus: Hakua voi rajata syöttämällä halutun hakusanan (kuten toimittajan nimen) Syötä rajausehto -tekstikenttään.

    2. Ajanjakso: Laskuja voi hakea tietyltä ajanjaksolta Valitse aikaväli laskuille -kohdasta. Rajaus tehdään seuraavassa järjestyksessä:

      1. Valitaan pudotusvalikosta, koskeeko haku laskujen laskutus- vai eräpäivää

      2. Määritetään haluttu aikaväli syöttämällä aloitus- ja päättymispäivät suoraan päivämääräkenttiin

    3. Laskutyyppi: Hakutulokset voi rajata koskemaan vain myynti- tai ostolaskuja valitsemalla joko Lähetetyt laskut- tai Saapuneet laskut -valintaruudun aktiiviseksi

  3. Kun tarvittavat hakuehdot on asetettu, klikkaa Hae-nappia
  4. Hakutulosten muodostuttua suoritetaan laskujen valinta:
    1. Valitse ladattavat laskut: Valitse ladattavat laskut yksitellen klikkaamalla laskujen valintaruutu aktiiviseksi Laskunumero-sarakkeesta. Vaihtoehtoisesti voit käyttää näkymän alalaidassa olevia Valitse kaikki- ja Poista valinnat-nappeja
    2. Valitse tiedostomuoto: Ladattavien tiedostojen vientiformaatti valitaan näkymän alalaidassa olevasta pudotusvalikosta
  5. Lataa valitut laskut klikkaamalla näkymän alalaidassa olevaa Vie laskut -nappia

ℹ️ Hakutulosnäkymässä on mahdollista tarkastella ja ladata korkeintaan 30 laskua kerrallaan. Mikäli ladattavia laskuja on enemmän, lataus tulee suorittaa jokaisella hakutulossivulla erikseen.

XML-laskuaineiston testaus Maventa-tilillä

Yritystilin käyttäjät voivat testata XML-muotoisen laskuaineiston validiteetin eli oikeellisuuden ja varmistaa sen yhteensopivuuden Maventan kanssa ennen varsinaista lähetystä. Toiminto tukee myös useamman laskun sisältäviä XML-koontitiedostoja.

Noudata näitä vaiheita testataksesi luodun XML laskuaineiston Maventan käyttöliittymässä:

  1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Laskutyökalut > Testaa XML laskudata
  2. Lataa testattava XML laskuaineisto klikkaamalla Choose File-nappia
  3. Lähetä XML laskuaineisto testattavaksi klikkaamalla Lähetä-nappia

Validoinnin tulos ja palaute aineiston rakenteesta ilmestyvät latausnäkymän alapuolelle heti analyysin valmistuttua.

Mikäli XML-aineisto on rakenteeltaan oikein ja täyttää vaatimukset, järjestelmä antaa onnistumisilmoituksen. Samalla näkymään muodostuu poiminta aineiston tärkeimmistä laskutiedoista, jotta niiden oikeellisuus on helppo varmistaa visuaalisesti ennen laskujen varsinaista lähetystä.

Validoinnin tulos (OK)

Mikäli aineisto ei ole validi, järjestelmä ilmoittaa havaituista virheistä ja poikkeamista. Käyttäjä voi tarkastella näkymään nousevia virheraportteja ja -koodeja, joiden perusteella tarvittavat korjaukset on mahdollista tehdä laskuaineistolle käytössä olevan laskutusohjelmiston kautta.

Validoinnin tulos (ERROR)

XML-laskuaineiston lähetys Maventa-tililtä

Yritystilin käyttäjät voivat lähettää laskutusohjelmistossa luotuja, valideja ja Maventan kanssa yhteensopivia XML laskuaineistoja suoraan Maventan käyttöliittymän kautta. Palvelu mahdollistaa aineiston esitarkistuksen ennen varsinaista lähetystä laskujen oikeellisuuden varmistamiseksi.

Noudata näitä vaiheita lähettääksesi luodun XML laskuaineiston Maventan käyttöliittymässä:

  1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Laskutyökalut > Lähetä XML lasku
  2. Lataa lähetettävä XML laskuaineisto klikkaamalla Choose File-nappia
  3. Lähetä XML laskuaineisto klikkaamalla Lähetä-nappia
  4. Mikäli XML-aineisto on rakenteeltaan oikein ja täyttää vaatimukset, tarkista laskun oikeellisuus. Tarkistuksen jälkeen: 
    1. Vahvista lähetys klikkaamalla Lähetä-nappia, jos tiedot ovat oikein
    2. Peruuta lähetys klikkaamalla Peruuta-painiketta, mikäli tiedoissa on korjattavaa

Virhetilanteet ja rajoitukset

Virheellinen aineisto: Mikäli ladattu aineisto ei ole validi, järjestelmä keskeyttää prosessin ja ilmoittaa havaituista virheistä sekä poikkeamista. Tällöin aineistoa ei voida lähettää ennen kuin virheet on korjattu laskutusohjelmistossa.

Liitetiedostoja koskeva rajoitus: On huomioitava, että laskuja, joihin sisältyy liitetiedostoja, ei voida lähettää Maventan käyttöliittymän kautta. Liitteelliset laskut tulee välittää Maventaan suoraan laskutusohjelmistosta API-rajapinnan kautta.

Laskujen poisto Maventa-tililtä

Maventa-tilin käyttäjät voivat pyytää myynti- ja ostolaskujen poistamista järjestelmästä sille varatun näkymän kautta. On huomioitava, että laskut eivät poistu järjestelmästä välittömästi, vaan ilmoitetut laskut poistetaan pysyvästi 365 päivän kuluttua pyynnön lähettämisestä. Poiston varoaika johtuu siitä, että laskun tietojen tulee olla saatavilla mahdollisten myöhemmin ilmenevien epäselvyyksien tai selvitystarpeiden vuoksi.

Noudata näitä vaiheita lähettääksesi laskun poistopyynnön Maventan käyttöliittymässä:

  1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Asetukset > Laskutyökalut > Laskujen poisto
  2. Syötä poistettavien laskujen yksilölliset tunnisteet (Laskun ID) niille varattuun tekstikenttään. Jos poistettavia laskuja on useampia, tunnisteet erotetaan toisistaan pilkulla
  3. Vahvista ja lähetä poistopyyntö klikkaamalla Poista laskut -nappia

Poistoon vaadittavat laskujen tunnistetiedot (Laskun ID) voidaan tarkistaa seuraavista paikoista:

  • Taloushallinto-ohjelmisto: Tunnisteet ovat usein saatavilla suoraan käytössä olevassa ohjelmistossa, mikäli laskut on välitetty Maventaan integraation kautta
  • Maventan käyttöliittymä: Tunnisteet voidaan hakea Maventan käyttöliittymästä siirtymällä joko Lähetetyt laskut- (myyntilaskut) tai Saapuneet laskut-välilehdelle (ostolaskut) ja avaamalla kyseisen laskun tiedot