Lähetetyt laskut -välilehti

• Laskujen tilojen seuraaminen API-yhteyden kautta
  • Tavat joilla seurata laskujen tiloja API:n kautta
  • Yleisimmät laskujen tilat
• Lähetettyjen laskujen seuraaminen Maventan käyttöliittymässä
  
  • Lähetettyjen laskujen hakeminen ja säilytysajat
  • Näytettävien sarakkeiden valitseminen
  • Lähetettyjen laskujen listan lataaminen
• Laskun tiedot ja toiminnot Maventan käyttöliittymässä
  
  • Laskun lähettäminen uudelleen
  • Laskun liitteet ja tapahtumat

On hyvä huomioida, että Maventa toimii ainoastaan laskuvälityspalveluna, eikä palvelussa itsessään pysty luomaan laskuja. Maventan laskuvälityspalvelun käyttöönotto edellyttää, että käytössä on laskutusohjelma, jonka avulla pystyy luomaan xml-laskuaineistoa jossain Maventan hyväksymistä laskuformaateista.

Laskujen tilojen seuraaminen API-yhteyden kautta

Kun taloushallinnon ohjelmisto on liitetty Maventaan API-yhteydellä, ohjelmisto saa laskujen tilatiedot Maventalta automaattisesti, ja tiloja voidaan seurata suoraan taloushallinnon ohjelmistossa. Tästä syystä laskujen tiloja ei ole välttämättä tarpeen tarkistaa manuaalisesti Maventan käyttöliittymän Lähetetyt laskut-välilehdeltä.

Tavat joilla seurata laskujen tiloja API:n kautta

Webhookit (suositeltu): Maventa lähettää taloushallinnon ohjelmistolle ilmoituksen heti, kun laskun tila muuttuu, esimerkiksi kun lasku on toimitettu tai kun lähetys epäonnistuu. Jos lähetys epäonnistuu, ilmoitus sisältää virheilmoituksen.

Tilakyselyt: taloushallinnon ohjelmisto kysyy laskun tilaa Maventalta säännöllisin väliajoin. Tämä on vaihtoehto silloin, kun webhookeja ei voida käyttää, ja sitä voidaan käyttää myös webhookien rinnalla varmistuksena.

Yleisimmät laskujen tilat

• Odottaa: lasku on jonossa ja odottaa lähetystä. Useimmat laskut lähetetään noin 10 minuutin kuluessa. Kuunvaihteessa ja ruuhka-aikoina lähetys voi kestää muutaman tunnin. API:ssa tämän tilan nimi on PENDING.

• Lähetetty: lasku on luovutettu toimituskanavaan, kuten Peppoliin, sähköpostiin tai tulostuspalveluun. Lähetetyn laskun toimitus voi silti epäonnistua myöhemmin, esimerkiksi jos sähköposti palautuu. API:ssa tämän tilan nimi on DELIVERED. Muissa yhteyksissä voi näkyä nimi SENT, mutta se tarkoittaa samaa tilaa.

• Toimitus vahvistettu: toimituskanava on vahvistanut, että lasku on vastaanotettu. Kaikki toimituskanavat eivät tue tätä vahvistusta. API:ssa tämän tilan nimi on DELIVERY_CONFIRMED.

• Virheessä: laskua ei voitu toimittaa millään käytettävissä olevalla reitillä. Lasku voidaan lähettää uudelleen korjatuilla vastaanottajan tiedoilla, kuten alempana kohdassa ”Laskun lähettäminen uudelleen” kuvataan. API:ssa tämän tilan nimi on FAILED. Tila ERROR tarkoittaa samaa kuin FAILED.

Se, mitkä tilat näkyvät taloushallinnon ohjelmistossa, riippuu ohjelmiston API-yhteyden toteutuksesta. Ohjelmiston toimittaja voi kertoa, mitkä tilat ohjelmistossa näytetään.

Lähetettyjen laskujen seuraaminen Maventan käyttöliittymässä

Maventan käyttöliittymän laskunäkymät ovat yritystilin admin- ja user-tason käyttäjien tarkasteltavissa. Lähetetyt ja saapuneet laskut on jaettu omille välilehdilleen, ja näkymää voi mukauttaa valitsemalla, näytetäänkö sivulla 25, 50 vai 100 laskua kerrallaan.

Laskumäärän valinta tapahtuu näkymän oikeassa laidassa olevan 25/50/100 laskua per sivu -pudotusvalikon avulla.

Lähetettyjen laskujen hakeminen ja säilytysajat

Lähetetyt laskut-välilehdellä voi hakea myyntilaskuja seuraavilla tiedoilla:

• Laskun numero

• Vastaanottajan nimi

• Laskun yksilöivä tunniste (ID)

Laskuja voi hakea myös tietyltä ajanjaksolta klikkaamalla Haku-kenttää näkymän vasemmassa laidassa ja määrittämällä haluttu aikaväli päivämäärinä Haku-kentän viereen ilmestyvään Luontiaika-kohtaan. Määritetty aikaväli voidaan poistaa klikkaamalla Ⓧ -nappia päivämäärä-kenttien oikealla puolella.

Näkymän voi myös rajata niin, että siinä on tarkasteltavissa vain virheessä olevat lähetetyt laskut klikkaamalla näkymän oikeassa laidassa sijaitseva Näytä vain virheessä olevat-valintakytkin aktiiviseksi.

Laskuja säilytetään Maventan käyttöliittymässä 24 kuukauden ajan, minkä vuoksi yli kaksi vuotta vanhoja laskuja ei voi enää tarkastella tai hakea Maventan kautta. Tämän johdosta laskujen arkistoinnista kirjanpitoon tai muuhun ulkoiseen tallennuspaikkaan on huolehdittava säilytysajan puitteissa.

Näytettävien sarakkeiden valitseminen

Laskulistauksen sarakkeissa näytettävät tiedot ovat käyttäjän valittavissa. Valinta tapahtuu näkymän oikeasta laidasta löytyvän Valitse näytettävät sarakkeet -pudotusvalikon kautta klikkaamalla toivotut valintaruudut aktiivisiksi. Mikäli näytettäviä tietoja halutaan poistaa, tämä tapahtuu saman pudotusvalikon kautta klikkaamalla valintaruudut pois päältä.

Näkymään voi valita seuraavat tiedot:

• Laskunumero ja Laskun ID

• Viitenumero

• Lähettäjä ja Lähettäjän org. nro. (yritystunnus)

• Vastaanottaja ja Vastaanottajan org. nro. (yritystunnus)

• Laskun päivä ja Eräpäivä

• Lähetysaika ja Toimitettu (toimitusaika)

• Veroton summa ja Verollinen summa

• Laskun tila

• Lähetyskanava

• Avaa välilehtenä 

Lähetettyjen laskujen listan lataaminen

Laskulistauksen voi ladata tietokoneelle joko XLS- tai CSV-muodossa. Lataus tapahtuu näkymän oikeasta laidasta löytyvän Lataa-pudotusvalikon kautta klikkaamalla toivottua tiedostomuotoa. Lataus tapahtuu automaattisesti klikkauksen jälkeen.

Laskun tiedot ja toiminnot Maventan käyttöliittymässä

Laskun tarkemmat tiedot saa näkyviin klikkaamalla kyseistä laskuriviä tai valitsemalla välilehti-ikonin, mikäli Avaa välilehtenä on määritetty laskulistauksessa näytettäväksi sarakkeeksi.

Laskun lähettäminen uudelleen

Laskun voi lähettää uudelleen samoilla tai korjatuilla vastaanottajan tiedoilla klikkaamalla Lähetä lasku uudelleen... -nappia. Toiminto on käytettävissä sekä onnistuneesti lähetetyille että virhetilaan jääneille myyntilaskuille. Lähetystä odottavaa laskua ei voi lähettää uudelleen. Jos virhe johtuu laskun sisällöstä, esimerkiksi puuttuvista pakollisista tiedoista, lasku tulee korjata taloushallinnon ohjelmistossa ja lähettää uutena laskuna.

Noudata näitä vaiheita lähettääksesi laskun uudelleen Maventan käyttöliittymän kautta:

1. Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Lähetetyt laskut
2. Valitse lasku joka on tarkoitus uudelleenlähettää klikkaamalla:
   1. Kyseistä laskuriviä
   2. Avaa uudessa välilehdessä -ikonia. Tämä on näkyvillä vain, jos Avaa välilehtenä on määritetty laskulistauksessa näytettäväksi sarakkeeksi
3. Klikkaa näkymän vasemmassa laidassa olevan Laskun käsittely kohdan alta Lähetä lasku uudelleen... -nappia
4. Määritä laskun lähetystapa ja täytä tarvittaessa puuttuvat osoitetiedot niille varattuihin tekstikenttiin:
   1. E-lasku: Pakollisia tietoja ovat pudotusvalikosta valittava Operaattori sekä Verkkolaskuosoite
   2. Sähköposti: Pakollisena tietona on Sähköpostiosoite
   3. Tulostuspalvelu: Pakollisia tietoja ovat Vastaanottajan nimi, Katuosoite rivi 1, Postinumero, Postitoimipaikka sekä pudotusvalikosta valittava Maa
5. Klikkaa Lähetä lasku uudelleen-nappia

Laskun liitteet ja tapahtumat

Laskun liitetiedostot: Kaikki Maventaan välitetyt laskun tiedostot ovat tarkasteltavissa ja ladattavissa näkymän vasemmassa laidassa olevan Laskun liitetiedostot kohdan alla.

Näkymässä on tarkasteltavissa ja ladattavissa:

• Laskun kuva (PDF)

• Laskun alkuperäinen xml-aineisto (XML)

• Muut mahdolliset liitetiedostot (Liitetiedosto-pudotusvalikko)

Mikäli jokin liitetiedosto puuttuu näkymästä, tämä ei ole saapunut onnistuneesti laskutusohjelmistosta Maventaan.

Tapahtumaloki: Laskun tapahtumalokia voi tarkastella näkymän keskivaiheilla olevan Laskun tapahtumat -kohdan alla.

Tapahtumalokista ilmenee, milloin ja mihin osoitteeseen lasku on välitetty. Mikäli laskun lähetys epäonnistuu, virheviestin sisältö ja epäonnistumisen syy tulevat näkyviin suoraan tapahtumalokiin.