Siirry sisältöön
Suomi
Kirjaudu asiakasportaaliin
  • Ehdotuksia ei ole, koska hakukenttä on tyhjä.

Verkkolaskun lähettäminen

Ohjeessa kerrotaan, kuinka lasku lähetetään Maventan käyttöliittymän kautta, laskun toimitustapa määritetään, estetään saman laskunumeron käyttö, testataan laskuaineistoa, sekä lähetetään laskuja eri formaateissa ja ulkomaille.  Lisäksi käsitellään laskun kuvaa, virheitä ja uudelleenlähetystä.


On hyvä huomioida, että Maventa toimii ainoastaan laskuvälityspalveluna, eikä palvelussa itsessään pysty luomaan laskuja. Maventan laskuvälityspalvelun käyttöönotto edellyttää, että käytössä on laskutusohjelma, jonka avulla pystyy luomaan xml-laskuaineistoa jossain Maventan hyväksymistä laskuformaateista.

 

XML-laskun manuaalinen lähetys Maventa-käyttöliittymän kautta

Laskujen lähetys tulisi ensisijaisesti tapahtua laskutusohjelmistosta, joka on integroitu Maventaan. Mikäli haluat lähettää XML-muotoisen laskun käyttöliittymästä, käyttäjällä on oltava Maventa-tunnukset ja riittävät oikeudet (ADMIN - tasoinen käyttäjä) laskujen lähettämiseen.

 

Laskun lähetys käyttöliittymän kautta onnistuu se seuraavasti:

Vaiheittaiset ohjeet

  1. Kirjautuminen: Mene osoitteeseen https://secure.maventa.com.

  2. Navigointi: Valitse Asetukset > Laskutyökalut.

  3. Toiminnon valinta: Klikkaa painiketta "Lähetä XML lasku".

  4. Tiedoston lataus:

    • Klikkaa "Choose file" tai raahaa XML-tiedosto alueelle.

    • Sallitut tiedostomuodot: XML (standardit: Finvoice, TEAPPS, tai vastaava tuettu formaatti).

    • Rajoitus: Tämä toiminto ei tue liitetiedostoja (PDF, jne.).

  5. Lähetys: Klikkaa "Lähetä". Lähettämisen jälkeen lasku käsitellään ja toimitetaan valitulla tavalla vastaanottajalle.

 
Lähetyksen jälkeen

  • Käsittely: Järjestelmä validoi XML-aineiston. Jos tiedostossa on rakenteellisia virheitä, järjestelmä antaa virheilmoituksen välittömästi.

  • Seuranta: Voit tarkistaa lähetetyn laskun tilan kohdasta Laskut > Lähetetyt laskut.

 

Laskun toimitustavan määritys ja automaattinen reititys

Lasku toimitetaan ensisijaisesti verkkolaskuna käyttämällä vastaanottajan verkkolaskuosoitetta ja operaattoritunnusta. Jos nämä tiedot puuttuvat tai ne on annettu puutteellisesti, Maventa hyödyntää automaattista reititystä toimitustavan varmistamiseksi.


Automaattinen reititysjärjestys

Mikäli laskulla oleva verkkolaskuosoite puuttuu tai sitä ei löydy Maventan reititystiedoista, järjestelmä valitsee toimitustavan seuraavassa järjestyksessä:

  1. Haku y-tunnuksella: Maventa etsii vaihtoehtoista verkkolaskuosoitetta reititystiedoista laskulle merkityn vastaanottajan y-tunnuksen perusteella.

  2. Tietojen täsmäytys: Jos hakutuloksia on useita, Maventa vertaa sekä y-tunnusta että yrityksen nimeä. Lasku lähetetään vain, jos molemmat tiedot täsmäävät tarkalleen lähettäjän ilmoittamiin tietoihin.

  3. Sähköpostitse toimittaminen: Jos täsmäävää tietoa ei löydy tai jos vastaanottajalle ei löydy yhtään osoitetta, lasku lähetetään sähköpostitse, mikäli laskulle on määritetty vastaanottajan sähköpostiosoite.

  4. Postitse toimittaminen: Jos verkkolasku- tai sähköpostitietoja ei ole, lasku ohjataan tulostuspalveluun. Tämä edellyttää, että lähettäjä on ottanut tulostuspalvelun käyttöön ja laskulla on täydelliset osoitetiedot (katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa).


Virhetilanteet ja niiden hallinta

Lasku siirtyy virhetilaan, mikäli mikään yllä mainituista toimitustavoista ei ole käytettävissä.


Järjestelmä toimii virhetilanteessa seuraavasti:

  • Lähettäjä saa automaattisen ilmoituksen epäonnistuneesta lähetyksestä.

  • Ilmoitus sisältää ohjeet tilanteen korjaamiseksi, kuten puuttuvien osoitetietojen täydentämisen.

  • Korjaavat toimenpiteet ovat välttämättömiä, jotta laskun käsittely voidaan saattaa loppuun.

 

Laskun lähetys samalla laskunumerolla

Maventa käyttää laskun numeroa laskun yksilöimiseen. Usean laskun lähettäminen samalla numerolla voi aiheuttaa sekaannusta ja estää laskujen oikean käsittelyn järjestelmässä.

Maventassa on mahdollista estää saman laskunumeron käyttö suojatoimena. Jos asetus on päällä ja samaa laskunumeroa käytetään useammin kuin kerran lyhyellä aikavälillä (esim. viikon sisällä), järjestelmä antaa virheviestin ja estää lähetyksen.


Saman laskunumeron käytön estäminen:

Voit aktivoida suojatoimen seuraamalla tätä polkua:

  1. Kirjaudu Maventa-tilillesi.

  2. Siirry kohtaan Asetukset > Laskuasetukset.

  3. Etsi osio Laskujen lähettäminen.

  4. Valitse asetus Älä salli saman laskunumeron käyttöä uudestaan.

Suoja-aika ja uudelleenkäyttö

Asetus estää numeron käytön vain määritetyn suoja-ajan puitteissa.

  • Samaa laskunumeroa voi käyttää uudelleen suoja-ajan (esimerkiksi viikon) kuluttua.

  • Tämä mahdollistaa saman numeron hyödyntämisen myöhemmin, mikäli on tarve lähettää esimerkiksi muistutuslaskuja.

  • Suoja-aika varmistaa, etteivät peräkkäiset lähetykset sekoitu alkuperäiseen laskuun.

 

Laskuaineiston testaus 

Ennen laskujen varsinaista lähettämistä on suositeltavaa testata laskuaineiston yhteensopivuus Maventan järjestelmän kanssa. Testitoiminnon avulla voit varmistaa, että XML-tiedosto täyttää tekniset vaatimukset ilman, että laskua lähetetään eteenpäin vastaanottajalle.

 

Miksi aineisto kannattaa testata?

Testaus on ennaltaehkäisevä toimenpide, joka auttaa välttämään lähetysongelmia ja virheviestejä. Järjestelmä tarkistaa tiedoston rakenteen ja sisällön, ja antaa välitöntä palautetta mahdollisista puutteista, kuten:

  • Väärästä tiedostomuodosta

  • Puutteellisista pakollisista tiedoista

  • Rakenteellisista XML-virheistä

 

Ohjeet aineiston testaamiseen

Voit testata XML-laskudataa seuraavasti:

  1. Kirjaudu sisään Maventa-palveluun osoitteessa https://secure.maventa.com.

  2. Siirry ylävalikosta kohtaan Asetukset.

  3. Valitse alavalikosta Laskutyökalut.

  4. Valitse toiminto "Testaa XML laskudata".

  5. Lataa tiedosto:

    • Klikkaa "Choose file" valitaksesi tiedoston tietokoneeltasi tai raahaa tiedosto suoraan painikkeen päälle.

    • Paina "Lähetä".

 

Testauksen tulokset

Lähetyksen jälkeen järjestelmä käsittelee tiedoston ja ilmoittaa, onko aineisto validi eli hyväksyttävä.

Järjestelmä käsittelee tiedoston ja antaa palautetta mahdollisista virheistä tai puutteista, kuten väärästä tiedostomuodosta tai puutteellisista tiedoista. Näiden tietojen avulla voit korjata tiedot laskutusohjelmistossasi ennen varsinaista lähetystä.


Tiivistelmä testaustoiminnosta (AI-yhteenveto)

  • Toiminto: XML-laskun rakenteellinen ja sisällöllinen validointi ilman lähetyksen aktivoitumista.

  • Tavoite: Ennaltaehkäistä virhetiloja ja varmistaa aineiston Maventa-yhteensopivuus.

  • Sijainti: Asetukset > Laskutyökalut > Testaa XML laskudata.

  • Huomioitavaa: Testaus ei tallenna laskua järjestelmään eikä kuluta transaktiomaksuja.

 

Tuetut laskuformaatit

Maventa tukee laajaa valikoimaa laskuformaatteja, jotka mahdollistavat yhteensopivuuden eri järjestelmien kanssa. Tuettuja muotoja ovat muun muassa:

  • Finvoice 1.2, 1.3, 2.0, 2.01, 3.0
  • TEAPPSXML 2.7.2, 3.0
  • Liinos, VismaXML 5.2, 5.3, 6.0
  • PeppolBIS 2.0, 3.0
  • VismaUBL 1.0, 3.0
  • SI-UBL 1.1, 1.2, 2.0
  • EHF 2.0, Svefaktura 1.0, S-EDI, OIOUBL 2.02

Päivittyvän formaattilistauksen löydät dokumentaatiostamme: Supported XML - formats

Operaattorit ja pankkioperaattorit

Operaattorit Laskujen lähetys onnistuu mm. seuraaville operaattoreille:

  • Apix Messaging Oy - 003723327487
  • Basware Oyj - BAWCFI22
  • OpusCapita Solutions Oy - E204503
  • Open Text Oy - 003708599126
  • CGI Suomi Oy - 003703575029
  • Pagero Oy - 003723609900
  • Netbox Finland Oy - 003726044706
  • Ropo Capital Oy - 003714377140
  • TietoEVRY Oyj - 003701011385
  • Posti Messaging Oy - FI28768767
  • Comarch - 5909000716438
  • InExchange Factorum AB - INEXCHANGE
  • Crediflow AB - CREDIFLOW
  • Kofax Expert Systems - EXPSYS
  • PostNord Strålfors Oy - 003701150617
  • Apper Systems AB - APPER
  • Logiq
  • PEPPOL-verkosto

Pankkioperaattorit:

  • Nordea - NDEAFIHH
  • Danske Bank - DABAFIHH
  • OP Osuuskunta - OKOYFIHH
  • Handelsbanken - HANDFIHH
  • Oma säästöpankki Oyj - ITELFIHH
  • POP Pankki - POPFFI22
  • Aktia - HELSFIHH
  • Säästöpankit - ITELFIHH
  • Ålandsbanken Abp - AABAFI22

Ennen kuin laskuja voidaan lähettää pankkiin, on tärkeää varmistaa, että pankkiverkkoyhteys on aktivoitu. Muutoin laskut eivät pääse kulkemaan pankkiverkkoon. Tarkat ohjeet pankkiverkkoyhteyden aktivoimiseksi löytyvät artikkelista "Pankkiverkkoyhteyden aktivoiminen"

 

Liitetiedostot verkkolaskuissa

Liitetiedostoja voidaan lähettää verkko- ja sähköpostilaskujen mukana. Maventa varmistaa liitteiden toimituksen myös tilanteissa, joissa vastaanottajan verkkoyhteys tai operaattori asettaa teknisiä rajoituksia.


Tekniset rajoitukset ja tiedostokoot

Liitetiedostojen käsittelyssä on huomioitava seuraavat kokorajat:

  • Yksittäisen liitteen enimmäiskoko: 10 MB.

  • Koko aineiston enimmäismäärä: 150 MB (sisältäen laskudatan ja kaikki liitteet).

  • Vastaanottajakohtaiset rajoitukset: Jotkin operaattorit rajoittavat liitteiden koon 5 MB:iin tai sitä pienemmäksi.

Sallitut tiedostomuodot: Esimerkiksi *.pdf, *.doc, *.xls, *.xlsx, *.tif, *.jpg, *.gif, *.txt, *.xsl, *.html ja *.htm.

Tarkista aina päivitetty listaus dokumentaatiostamme.


Toimitus eri välityskanavissa

Maventa mukauttaa liitteiden toimitustavan vastaamaan vastaanottavan verkon teknisiä vaatimuksia:

  • Pankkiverkko: Teknisten rajoitusten vuoksi laskun kuvaa (PDF) tai muita liitteitä ei voida lähettää suoraan pankkiverkkoon. Maventa konvertoi aineiston ja lisää siihen linkin esilläpitopalveluun, josta alkuperäinen laskun kuva on ladattavissa.

  • Operaattorit ilman liitetukea: Jos vastaanottajan operaattori ei tue liitteitä, Maventa poistaa ne verkkolaskulta ja lisää aineistoon linkin esilläpitopalveluun, josta vastaanottaja voi noutaa liitteet.


Liitteiden nimeämissäännöt

Yhteensopivuuden varmistamiseksi liitetiedostojen nimeämisessä on noudatettava seuraavia sääntöjä:

  • Sallitut merkit: Kirjaimet a-z, numerot 0-9 sekä piste . ja alaviiva _.

  • Kielletyt merkit: Erikoismerkit ja skandinaaviset merkit (esim. å, ä, ö) eivät ole sallittuja.

  • Nimen pituus: Enintään 50 merkkiä.

 

 

Laskun kuva

Verkkolaskuissa käytetään ensisijaisesti lähettävän ohjelmiston tuottamaa laskukuvaa, mikäli se on välitetty Maventalle laskuaineiston mukana. Voit myös määrittää, miten laskun kuva muodostetaan tulostuspalvelua käytettäessä tai lisätä yrityksesi logon Maventan luomalle PDF-laskulle.


Oman laskukuvan käyttöönotto tulostettaville laskuille

Voit käyttää ohjelmistosi luomaa PDF-kuvaa myös postitse lähetettävissä laskuissa seuraavasti:

  1. Siirry kohtaan Asetukset > Laskuasetukset.

  2. Navigoi osioon Laskujen lähettäminen.

  3. Valitse kohta Tulostuspalvelu.

  4. Aktivoi valinta Käytä omia PDF-kuvia tulosteissa.

Tämä asetus varmistaa, että tulostuspalvelu käyttää alkuperäistä laskukuvaa Maventan oletuspohjan sijaan.

Oman logon lisääminen Maventan luomalle PDF-laskulle

Jos käytät Maventan muodostamaa laskupohjaa, voit personoida sen lisäämällä yrityksesi logon:

  1. Siirry kohtaan Asetukset > Laskuasetukset.

  2. Navigoi osioon Laskujen lähettäminen.

  3. Avaa kohta Laskun kuvan asetukset.

  4. Lisää haluamasi logotiedosto.

  5. Valitse Lataa tallentaaksesi muutokset.

 

 

Laskun uudelleenlähetys ja laskuvirheet

Laskun uudelleenlähetys on tarpeen, jos alkuperäinen lähetys on epäonnistunut tai jos lasku on jäänyt virhetilaan puutteellisten tietojen vuoksi. Prosessin hallinta vaatii virheen syyn tunnistamista ja oikean toimitustavan valintaa.


Laskun uudelleenlähetys

Voit lähettää aiemmin lähetetyn tai virhetilassa olevan laskun uudelleen seuraavasti:

  1. Kirjaudu Maventaan osoitteessa https://secure.maventa.com/.

  2. Avaa välilehti Lähetetyt laskut.

  3. Etsi listasta lasku, jonka haluat lähettää uudelleen.

  4. Klikkaa painiketta Lähetä lasku uudelleen.

  5. Valitse haluamasi toimitustapa.

  6. Täytä tarvittavat reititystiedot ja vahvista valitsemalla Lähetä lasku uudelleen.


Laskuvirheet ja niiden syyt

Laskuvirheen ilmenemiskohdan tunnistaminen on keskeistä ongelman ratkaisemiseksi. Virhe voi tapahtua joko lähettäjän päässä tai vastaanottajan järjestelmässä.


Yleisimmät virheen syyt:

  • Virheelliset tai puutteelliset verkkolaskuosoitteet.

  • Puutteelliset pakolliset tiedot, kuten maksutiedot tai eräpäivä.

  • Vastaanottajan järjestelmän yhteensopimattomuus käytetyn laskumuodon kanssa.

  • Laskunumeron moninkertainen käyttö (katso kohta "Laskun lähetys samalla laskunumerolla").


Toiminta virhetilanteissa

Mikäli lasku on jäänyt virhetilaan, noudata näitä vaiheita:

  1. Tarkista virhesyy: Lue järjestelmän antama virheilmoitus Maventassa.

  2. Korjaa tiedot: Tee tarvittavat muutokset laskutusohjelmassasi (esim. korjaa vastaanottajan tiedot, laskun numero tai operaattoritiedot).

  3. Luo uusi aineisto: Muodosta päivitetty lasku ja lähetä se uudelleen.

Tarkempia kuvauksia eri laskuvirheistä ja nuuden käsittelystä löytyy artikkelista "Verkkolaskujen virheviestit ja käsittely". 

Verkkolaskun lähettäminen ulkomaille 

Maventan kautta on mahdollista lähettää verkkolaskuja ulkomaille samalla tavalla kuin kotimaassa, joko verkkolaskuna, sähköpostitse tai paperimuodossa. Euroopassa verkkolaskujen välityksessä hyödynnetään Peppol-verkostoa, ja Maventa tukee laskujen välitystä tämän verkoston kautta. Jos haluat lähettää laskun Peppol-verkoston kautta, suosittelemme tutustumaan ohjeeseen: "Verkkolaskun lähettäminen Peppol-verkostoon"

Kaikki Peppolin kautta kulkevat laskut toimitetaan PeppolBIS -formaatissa. Kun lasku lähetetään Maventasta PEPPOL-verkoston kautta, se muunnetaan PeppolBIS -formaattiin riippumatta alkuperäisestä formaatista.

Maventa muuntaa lähtevät laskut aina vastaanottajan operaattorin tukemaan formaattiin, joten voit esimerkiksi lähettää Finvoice-aineistoa ruotsalaiselle vastaanottajalle, ja Maventa huolehtii sen muuntamisesta vastaanottajan operaattorin tukemaan muotoon.

Kansainvälisten verkkolaskujen lähettäminen Maventa-verkossa

Voit lähettää verkkolaskuja helposti myös ulkomaisille yrityksille hyödyntämällä Maventan sisäistä verkkoa. Tämä on mahdollista silloin, kun sekä lähettäjä että vastaanottaja käyttävät Maventaa laskuoperaattorinaan. Näin lähetät laskun kansainväliselle vastaanottajalle:

Kun molemmat osapuolet ovat Maventan asiakkaita, lasku liikkuu Maventan sisäisessä verkossa seuraavasti:

  1. Varmista vastaanottajan Maventa-asiakkuus: Tarkista, onko vastaanottaja Maventan asiakas

  2. Käytä oikeaa operaattoritunnusta: Kun sekä lähettäjä että vastaanottaja käyttävät Maventaa, käytetään aina Maventan operaattoritunnusta riippumatta siitä, missä maassa yritykset sijaitsevat

  3. Syötä tiedot laskutusohjelmaasi: Käytä alla olevia teknisiä tietoja laskun reitittämiseen Maventan sisäisessä verkossa:

Kenttä Arvo
Operaattori Maventa
Operaattoritunnus (Välittäjätunnus) 003721291126
Verkkolaskuosoite Vastaanottajan yksilöllinen osoite (löytyy osoitehausta)

ℹ️ Suosittelemme tarkistamaan vastaanottajan tiedot suoraan vastaanottajalta, Maventan haku-työkalusta tai julkisista rekistereistä. Jos yritystä ei löydy Maventa-verkosta, selvitä yrityksen Peppol-osoite tai paikallisen operaattorin välittäjätunnus

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Miten lähetän laskun käyttöliittymän kautta?

Kirjaudu palveluun, valitse "Asetukset" > "Laskutyökalut", napsauta "Lähetä XML lasku" ja noudata annettuja ohjeita.

Miten määritän laskun toimitustavan?

Maventa toimittaa laskun verkkolaskuna, sähköpostitse tai tulostuspalvelun kautta hyödyntäen reititystietoja.

Mitä tapahtuu, jos käytän samaa laskunumeroa uudelleen viikon sisällä?

Asetusten avulla voit estää saman laskunumeron käytön; järjestelmä antaa virheviestin, joka estää käytön viikon ajaksi.

Mitkä laskuformaatit ovat tuettuja?

Lista tuetuista formaateista on saatavilla tämän ohjeen kohdassa "Tuetut Laskuformaatit".