On hyvä huomioida, että Maventa toimii ainoastaan laskuvälityspalveluna, eikä palvelussa itsessään pysty luomaan laskuja. Maventan laskuvälityspalvelun käyttöönotto edellyttää, että käytössä on laskutusohjelma, jonka avulla pystyy luomaan xml-laskuaineistoa jossain Maventan hyväksymistä laskuformaateista.
Maventan laskulistauksen käyttö ja laskujen haku
Maventan käyttöliittymän laskunäkymät ovat yritystilin admin- ja user-tason käyttäjien tarkasteltavissa. Saapuneet ja lähetetyt laskut on jaettu omille välilehdilleen, ja näkymää voi mukauttaa valitsemalla, näytetäänkö sivulla 25, 50 vai 100 laskua kerrallaan. Laskumäärän valinta tapahtuu näkymän oikeassa laidassa olevan 25/50/100 laskua per sivu -pudotusvalikon avulla.
Lähetettyjen laskujen haku ja säilytysajat
Lähetetyt laskut-välilehdellä voi hakea myyntilaskuja seuraavilla tiedoilla:
-
Laskun numero
-
Vastaanottajan nimi
-
Laskun yksilöivä tunniste (ID)
Laskuja voi hakea myös tietyltä ajanjaksolta klikkaamalla Haku-kenttää näkymän vasemmassa laidassa ja määrittämällä haluttu aikaväli päivämäärinä Haku-kentän viereen ilmestyvään Luontiaika-kohtaan.
Näkymän voi myös rajata niin, että siinä on tarkasteltavissa vain virheessä olevat lähetetyt laskut klikkaamalla näkymän oikeassa laidassa sijaitseva Näytä vain virheessä olevat-valintakytkin aktiiviseksi.
Laskuja säilytetään Maventan käyttöliittymässä 24 kuukauden ajan, minkä vuoksi yli kaksi vuotta vanhoja laskuja ei voi enää tarkastella tai hakea Maventan kautta. Tämän johdosta laskujen arkistoinnista kirjanpitoon tai muuhun ulkoiseen tallennuspaikkaan on huolehdittava säilytysajan puitteissa.
💡 Jos haku ei tuota tulosta, tarkista, että olet oikealla välilehdellä ja ettei etsimäsi lasku ole yli 24 kuukautta vanha.
Näytettävien sarakkeiden valinta
Laskulistauksen sarakkeissa näytettävät tiedot ovat käyttäjän valittavissa. Valinta tapahtuu näkymän oikeasta laidasta löytyvän Valitse näytettävät sarakkeet -pudotusvalikon kautta klikkaamalla toivotut valintaruudut aktiivisiksi. Mikäli näytettäviä tietoja halutaan poistaa, tämä tapahtuu saman pudotusvalikon kautta klikkaamalla valintaruudut pois päältä.
Näkymään voi valita seuraavat tiedot:
-
Laskunumero ja Laskun ID
-
Viitenumero
-
Lähettäjä ja Lähettäjän org. nro. (yritystunnus)
-
Vastaanottaja ja Vastaanottajan org. nro. (yritystunnus)
-
Laskun päivä ja Eräpäivä
-
Lähetysaika ja Toimitettu (toimitusaika)
-
Veroton summa ja Verollinen summa
-
Laskun tila
-
Lähetyskanava
- Avaa välilehtenä
Laskulistauksen lataaminen
Laskulistauksen voi ladata tietokoneelle joko XLS- tai CSV-muodossa. Lataus tapahtuu näkymän oikeasta laidasta löytyvän Lataa-pudotusvalikon kautta klikkaamalla toivottua tiedostomuotoa. Lataus tapahtuu automaattisesti klikkauksen jälkeen.
ℹ️ Ladattavan tiedoston sisältö määräytyy sivunäkymän mukaan. Jos näkymäksi on valittu "25 laskua per sivu", ladattavaan tiedostoon sisältyy vain kyseiset 25 laskua. Jos laskuja halutaan ladata enemmän kerralla, sivukohtaista määrää on muutettava ennen latausta. Maksimi määrä on 100 laskua per sivu.
Yksittäisen laskun tiedot ja toiminnot
Laskun tarkemmat tiedot saa näkyviin klikkaamalla kyseistä laskuriviä tai valitsemalla välilehti-ikonin, mikäli Avaa välilehtenä on määritetty laskulistauksessa näytettäväksi sarakkeeksi.
Laskun uudelleenlähetys
Laskun voi lähettää uudelleen samoilla tai korjatuilla vastaanottajan tiedoilla klikkaamalla Lähetä lasku uudelleen... -nappia. Toiminto on käytettävissä sekä onnistuneesti lähetetyille että virhetilaan jääneille myyntilaskuille.
Noudata näitä vaiheita lähettääksesi laskun uudelleen Maventan käyttöliittymän kautta:
- Siirry Maventa-tilillä kohtaan: Lähetetyt laskut
- Valitse lasku joka on tarkoitus uudelleenlähettää klikkaamalla:
- Kyseistä laskuriviä
- Avaa uudessa välilehdessä -ikonia. Tämä on näkyvillä vain, jos Avaa välilehtenä on määritetty laskulistauksessa näytettäväksi sarakkeeksi
- Klikkaa näkymän vasemmassa laidassa olevan Laskun käsittely kohdan alta Lähetä lasku uudelleen... -nappia
- Määritä laskun lähetystapa ja täytä tarvittaessa puuttuvat osoitetiedot niille varattuihin tekstikenttiin:
- E-lasku: Pakollisia tietoja ovat pudotusvalikosta valittava Operaattori sekä Verkkolaskuosoite
- Sähköposti: Pakollisena tietona on Sähköpostiosoite
- Tulostuspalvelu: Pakollisia tietoja ovat Vastaanottajan nimi, Katuosoite rivi 1, Postinumero, Postitoimipaikka sekä pudotusvalikosta valittava Maa
- Klikkaa Lähetä lasku uudelleen-nappia
Laskun liitetiedostot ja tapahtumaloki
Laskun liitetiedostot: Kaikki Maventaan välitetyt laskun tiedostot ovat tarkasteltavissa ja ladattavissa näkymän vasemmassa laidassa olevan Laskun liitetiedostot kohdan alla.
Näkymässä on tarkasteltavissa ja ladattavissa:
-
Laskun kuva (PDF)
-
Laskun alkuperäinen xml-aineisto (XML)
- Muut mahdolliset liitetiedostot (Liitetiedosto-pudotusvalikko)
Mikäli jokin liitetiedosto puuttuu näkymästä, tämä ei ole saapunut onnistuneesti laskutusohjelmistosta Maventaan.
Tapahtumaloki: Laskun tapahtumalokia voi tarkastella näkymän keskivaiheilla olevan Laskun tapahtumat -kohdan alla.
Tapahtumalokista ilmenee, milloin ja mihin osoitteeseen lasku on välitetty. Mikäli laskun lähetys epäonnistuu, virheviestin sisältö ja epäonnistumisen syy tulevat näkyviin suoraan tapahtumalokiin.
ℹ️ Laskun uudelleenlähetyksen yhteydessä tapahtumatiedot päivittyvät aina viimeisimmän lähetyksen mukaisesti.